文/吳怡靜

事情總是太多、時間總是太少?怎麼開個會,一個下午就沒了?我們總在尋找更快、更有效的方式來做事,顯然,有些成功者已經找到了。

眾人皆知,海明威熱愛釣魚,經常在古巴附近海釣。鮮為人知的是,為了遠離人群,他也喜歡在船上寫作。

寫出名著《蘿莉塔》的納博科夫,當年為了有效工作,總是一個人躲在浴缸或汽車後座趕稿。

英國女文豪吳爾芙習慣一邊散步,一邊構思小說情節;加拿大知名作家愛特伍在做家事時,特別文思泉湧。

我們總是在尋找更快、更有效的方式來做事。微軟曾經做過一項調查,讓受訪者評估自己的工作生產力,結果發現,美國人每週平均上班四十五個小時,其中,有高達十六小時——超過三分之一的工作時間——被認為毫無生產力。

為什麼會這樣?學者專家指出各種原因:

他們試圖一次做太多的事情;
他們太容易分心;
他們的時間管理與分配出問題;
他們迷失在雜務中,忘了真正的目標;
他們花費太多時間思考,沒有足夠的時間工作;
他們不知道優先順序……。

無論如何,一天就只有二十四小時,想完成的事情這麼多,要如何安排時間和精力,一一完成你的目標?

個人管理專家奧布萊特指出,生產力的祕訣,因人而異,能夠幫助你成功的方法,不見得對他人有用。但基本上,每個人都可以試著從方法、環境和紀律這三方面著手:

方法:善用能幫你提高生產力的系統或工具,例如時間管理技巧,或各種幫助提升生產力的軟體和 app。

環境:每個人都有自己偏好的工作環境,但要是你的生產力下滑,就該避免視覺和聲音的干擾,減少被打斷和分心的機會,讓自己保持專注。

紀律:這可能是最重要的因素。鍛鍊紀律,可以增加你的專注力,幫助你對抗各種讓你分心的干擾。

「找到一、兩種好用的方法,創造一個有利於完成工作的環境,並且鍛鍊你的意志力,」奧布萊特歸納,「你的生產力不會在一夜之間倍增,但你一定會有所進步。」

不相信嗎?來看看下面這十位企業家和名人是怎麼做到的:

暢銷作家史蒂芬金:鍛鍊紀律

這位驚悚小說大師是生產力的模範生,至今已出版四十九部作品,銷售超過三億五千萬冊。他在自傳《談寫作》裡透露,多年來嚴格遵守每天寫一千字、每週寫六天的作息,後來甚至加倍到兩千字。

「不管你能寫多少,每天都寫就對了,」他給寫作新手的建議,就是鍥而不捨。

Alphabet 執行董事長施密特:聚焦

管理大師柯維有一句名言:「最重要的事,就是把最重要的事一直當成最重要的事(The main thing is to keep the main thing the main thing)。」聽來活像繞口令,卻是睿智的真理。

施密特就是這句話的奉行者,他的工作都聚焦在最重要的事情上,「我每天的演講都在講 Google 的使命是什麼;我們正在做的事情是否符合這個使命、能不能幫助改變世界?」

他還有一套高效率管理電子郵件的方法,其中一項是運用「僅此一次」法(OHIO,only hold it once)來清理信箱,看到只需一、兩分鐘回覆的信,就立刻回覆,讓自己不必再花時間重新讀信。

歐普拉:一次只做一件事

聚焦,同樣也是脫口秀女王歐普拉的生產力祕訣,「因為我了解,每天的時間和精力就這麼多,所以,什麼是最重要的?什麼是我真的想做的?」

她會專注把一件事做好,「多工作業(multi-tasking)?對我來說根本是笑話,我如果想要這麼做,一定什麼事也做不好。」

身為全世界最忙的女性之一,歐普拉卻形容自己「非常、非常、非常努力避免開會,」寧願由部屬把會議的詳細摘要,傳給她過目。

推特執行長多西:每天設定不同主題

同時身兼推特和 Square 兩家公司執行長的多西(Jack Dorsey)是個每天工作十八小時的大忙人,他的祕訣,就是為每天設定不同的工作主題。

週一,他會專注於管理和營運,週二專注於產品,週三專注市場行銷和成長,週四專注開發者和合作伙伴關係,週五專注於公司、文化和績效。週六休息。週日則是沉思、回饋、戰略和為下一週做準備。

日產雷諾執行長戈恩:嚴格限制開會時間

六十二歲的戈恩(Carlos Ghosn),同時管理兩家全球五百大企業,必須按照緊湊的時間表工作。他會提前把未來十五個月的工作都安排好,而且嚴格控制會議時間:單一主題、非營運性質的會議都不能超過一個半小時;一半時間報告,另一半時間用來討論。

梅琳達.蓋茲:休息與反省

這位全球首富之妻,近年積極投身慈善事業,不斷出差、開會,還要兼顧家庭。

每個會議之間,她說,「我會插入十五分鐘的休息時間,讓自己可以安靜下來,做個收尾,然後再去開下個會議。我非常相信,暫停與反省是必要的,特別是當你面對一些世界上的巨大挑戰時。」

Gucci 執行長畢札里:隨時找我,長話短說

接掌 Gucci 近兩年,畢札里(Marco Bizzarri)成功再造這個義大利時尚品牌,在奢侈品業全面下滑的時代,讓 Gucci 逆勢成長。

他重視溝通,iPhone 永不離手,「大家都知道,他們隨時可以找到我,」但要長話短說,對話不超過五分鐘,「這樣,每個人都可以從我這裡得到答案。」

維珍集團創辦人布蘭森:每天運動

六十六歲的布蘭森,每天清晨五點起床去跑步、騎自行車、游泳或打網球。他最重要的生產力祕訣,就是用運動來保持健康和能量。

他曾說,天天運動讓他的生產力加倍,每天至少可以多出四個小時的生產力時間,「而且頭腦更清醒。」

Bobbi Brown 創辦人波朗:找時間給自己充電

二十五年前,芭比.波朗用自己的名字創業,建立了暢銷全球的彩妝品牌。她透露自己的成功祕訣,是在忙碌的行程中,設法擠出個人時間。

每週一天,她會遠距工作,這也是她可以去旅行、運動、與家人相處的時間,「讓我能為自己充電,思考如何把事情做得更好。」

《哈芬頓郵報》創辦人哈芬頓:一夜好眠

二○○五年,哈芬頓(Arianna Huffington)由政壇轉戰媒體,創立的網媒《哈芬頓郵報》迅速竄紅。雖然忙碌,但六十六歲的她仍充滿活力,「做好工作最有效的祕訣,就是放下手邊事情,先好好睡一覺。」

※ 本文摘錄自《天下雜誌 第613期 2016/12/21》,立即前往試讀►►►

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