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有一種人,工作再多也能準時完成

文/石川和男,譯/方嘉鈴

馬上交出成果者的第一個原則,就是面對所有任務,先設定出完成期限。藉由這個方式,就能感受到在截止日期的壓力下,所帶來的驚人行動。

在前言時,我曾再三強調,心力應該放在重要項目上,然而想要精準掌握重點工作並有效完成,就必須具備以下三種核心能力:

  1. 以最快的速度,完成自己應該要全力以赴的工作。
  2. 把工作分派或交付給其他人(或用更有效率的方法)處理。
  3. 區分出哪些工作該全力以赴,哪些不是。

本章將以這三種核心能力,整理出馬上交出成果者的七大原則。首先,就先從「以最快的速度,完成自己應該要全力以赴的工作」開始吧!

預先設定完成期限,激發行動力

第一個原則就是,面對所有任務,先設定出完成期限。

無論是誰,應該都曾經歷過以下狀況吧?「再30分鐘就要開會了,但會議資料還沒完成……」、「一個小時後要提交給客戶的提案資料,到現在都還沒搞定……」。請大家回想一下,面對這些死線將至的情況時,你的工作效率如何?是不是被激發出超乎尋常的速度?沒錯,設定完成期限,就是激發行動效率最快且最有效的方法。

以前,有朋友問過我一個類似機智問答的問題:「什麼樣的人,能做到無論工作再多,也絕不需要加班?」是能掌握工作訣竅的人,還是頭腦十分聰明的人?不,都不是!正確答案是,將孩子放在托兒所的上班族媽媽們!

聽到這個答案時,我立刻想起我的孩子上托兒所的那段期間。當時每週約有一半的時間,是我負責接孩子回家。無論當天工作多忙,只要時間一到,我都得準時去托兒所接小孩,所以我使出渾身解數,只為了能讓自己在期限內完成工作,準時下班、離開公司。

由此可知,想提升工作效率,就先養成設定完成期限的習慣吧!

有了期限,工作才會有進展

「工作會填滿它可以用的完成時間。」這就是所謂的「帕金森定律」,是在1958年時,由英國的歷史與政治學家西里爾.諾斯古德.帕金森(Cyril Northcote Parkinson)所提出。

舉例來說,當我們把會議時間設定為一個小時,就算所有議題只要30分鐘就能得出結論,大家還是會在會議中夾雜一些閒聊,直到花完整個時間才結束會議;又或是,因為主管每天晚上都加班到8點才走,部屬們為了不比主管早下班,原本能在下班前準時完成的工作,最後也會拖拖拉拉的做到8點。

這些例子就是帕金森定律的實際狀況:「有多少時間能做,人們就會用多少時間來完成」。但反過來說,只要給出截止期限,人們就會配合規定時間來達成,所以我們可以反向利用這個特性。

以我來說,我會使用手機的計時震動功能,來為每一項工作設定期限,而我會特別選用淘汰的舊手機來計時,以免自己會不自覺看個LINE或滑社群網站等。

但老實說,在用舊手機設定工作預計完成的時間後,我很少聽到手機的震動聲,因為我總是在震動之前完成工作。這就是為工作設定完成期限的強大威力!

POINT:只要將所有工作,都先設定完成期限,就能在時間內做完。

用時薪來考量效益

企業有時會因為降低成本等理由,刪減購入資產或費用開銷的預算。但是,刪減之後造成工作效率下降或營運績效不彰,反而是捨本逐末的行為。

因此,工作效率高的人,不會把目光只放在成本支出上,而是會進一步考量CP值(投入成本與獲得效益的比值)。

降低成本所換得的效益,真的有賺嗎?

就像前面提過的,想要以最佳效率來完成工作,就要先判斷此工作是否需要自己全力以赴。又,在前一篇中,我們也提到能用錢買到別人的時間,但在判斷怎麼買才划算之前,我們必須先知道自己的時間值多少錢。例如,某個家庭主婦得知附近的超市,白蘿蔔價格便宜五百日圓,所以大老遠跑去採購,然而過程中耗費了大半天的時間,還花了四百日圓的車資。但她不以為意,還覺得自己相當聰明而沾沾自喜。

表面上這是一則笑話,但對於追求馬上交出成果的人來說,反而應該要引以為戒。因為類似的狀況,經常在我們生活中上演:只顧著追求眼前的利益,卻沒發現隱藏的成本,或是沒發現以長期眼光來看,某些行為可能會造成虧損或浪費時間成本。所以,我常會把CP值這件事放心上。CP值聽起來好像有點難,但在生活或工作中等各種領域都適用。例如,在出差時,如果前往目的地的車程超過三十分鐘,我通常會選擇商務車廂。

雖然商務車廂的價格比一般車廂貴一點,以投入成本來說,絕對是比較高昂,甚至一般人會覺得有點浪費的選項。但因為我選擇了投入成本較高的商務車廂,反而會提醒自己,應該要更有效的運用這段時間,進而得到了提升寫作或讀書效益的附加價值。再加上在商務車廂中,認真工作的人遠比放空、睡覺、打電動的人還要多,受到這些積極氣氛的影響,自己也不禁受到暗示:「得好好努力工作。」所以,在考量投入成本與獲得效益之後,對我來說,商務車廂的費用相當划算。換句話說,在評估節省成本時,要一起衡量工作效益是否會受到影響,才不會因小失大。

本文摘自《先做這件事,馬上交出成果》,原篇名為〈第一章 你也常在死線邊緣掙扎嗎?〉,立即前往試讀►►►