告別冗長會議：掌握ＢＤＡ三階段溝通關鍵！

文／金炯坤；譯／張鈺琦

高效會議術

企業經營中免不了會議。讓我們來思索該如何以ＢＤＡ模式進行有效的會議溝通。

會議開始前（Before）

會議前一定要做兩件事。第一是在會前將相關資料提供給與會者，共享會議議程內容；第二是要求與會者在會議前，整理自己對會議主題的看法，事先充分理解會議大綱與目標，才能充分表達意見，提高會議效率。

不過可以發現，大部分的會議現場，常出現以下情況：事前提供的資料沒有充分確認，把時間花在熟悉主題上，或是因為沒有事先妥善整理自己的意見，在會議中只能提出一些零散或是不完整的想法。使會議無法高效進行，純粹浪費時間，甚至連最基本的效果也無法呈現。各位一定要記住書中不斷強調：「成敗的七、八成取決於『Before』。」

會議進行（Do）

會議正式開始後，再次清楚說明會議的目的與意義。重複說明目標與焦點，讓與會者在提出意見時，從個人關注或利害關係，轉移到對組織的共同需求。

會議應緊扣當初的會議目的，尤其要避免變成討論創意或單純報告的場合，沒有好好準備「Before」階段的參與者很容易出現這樣的情形。若是已經發現對方沒有任何準備就來參加會議，那麼在會議開始時，留些時間讓參與人員能檢視此階段的兩項準備工作，也是一種明智的選擇。

進入會議尾聲時，再次帶回開頭，將會議得出的結論與最初的意圖相結合，確認是否如實貼合討論目的。

會議結束後（After）

會議結束後有兩件事要做。第一是將會議的目的、內容與決議，整理成一張摘要發送給所有的參與者；另一個是對積極參與會議的人，表達感謝之意。

按照ＢＤＡ流程進行的會議，能讓與會者感受到組織生活的意義與價值。隨著越多同仁體會到自己的身分不是個人，而是組織一員的加乘效果時，會議就不再是無聊且浪費時間的活動，而是創造出附加價值的過程。

關於會議，還有幾個注意事項。首先，司儀不應參與討論。不論司儀本身有多好的意見，都應該將重心放在會議主持與會議目的推行。若不希望會議時間過長，那麼清楚設定會議開始與結束時間也是不錯的方法。

再者，只讓必要的人與會，能節省時間和提高會議效率。假如將自己工作四分之一的時間都花在開會上，簡直是「會議中毒者」。會議不是例行公事，而是針對特殊目的進行的活動。

※ 本文摘自 《擠出獲利》，原篇名為〈實戰 ＴＩＰ ９：高效會議術〉，立即前往試讀►►►