別再被時間追著跑！砍掉80％工作的秒速產出法

文／飯田剛弘；譯／陳維玉

為什麼我們總是被時間追著跑？

明明很努力工作，但事情總是進展緩慢，一到截止日期前就手忙腳亂。

事情一件一件 地堆積，最後甚至不知道該從哪裡下手，只能茫然發呆。

常習慣性拖延，等回過神來，才發現自己的時間幾乎所剩無幾。

好不容易硬著頭皮面對堆積如山的待辦事項，才發現自己的努力過於分散，結果卻哪裡都看不到成果……。

這時我們往往會想：「唉，要是我更會規劃安排就好了！」

你是否也曾遇過這樣的情況呢？

如果你對這樣的情況很有共鳴，或許現在正是時候，重新檢視一下你平常的「努力方式」。

我就是因為徹底改變「努力的方法」，而完全轉變管理時間的方式，為自己帶來嶄新的人生。

改變的契機是在某天，我遇見了一個全新的觀念，「不要什麼都自己做、不要什麼都想做到完美」。你可能會想：「咦？這是說……不要努力了嗎？」乍聽之下或許令人覺得困惑，但正是這樣的觀念，徹底改變了我的生活。

要在「有限時間內展現成果」

我剛大學畢業時，進入一間新創企業。那時我一心一意專注在工作上，週末也照樣加班，幾乎快成了工作狂。因為當時的確只要多努力，往往就能看到成果，所以我更加賣力投入，常常工作到很晚。

然而，當我轉職到一家外商公司後，才深刻體會到光靠這種「拚命努力」的方法根本行不通。這種觀念現今在日系企業中也逐漸普遍，但當時我所在的外商公司，根本不能靠加班來證明績效，必須在上班時間內拿出成果。

以往我理解的「努力」，就是「長時間在工作上埋頭苦幹」、「靠毅力硬撐」。

但在外商工作，真正需要的是「在有限時間內做出成果」的努力方式。我領悟到，如果不徹底改變自己的工作方式與思維，就無法「勝任自己的工作」。

同時，我也了解「按照自己的步調前進」是另一個關鍵。與他人比較、強加壓力在自己身上、讓焦慮掌控情緒，只會帶來更多的錯誤與失敗。

重新檢視那些「偷走時間」的習慣

於是，我開始認真面對兩個重要的關鍵問題，「為了要展現成果，我該把時間集中在哪些工作上？」、「為什麼要做這些事？」

這樣想之後，我逐漸體會到要能把事情安排妥當，有以下兩個重要因素，一是專注在效果、價值高的工作上，二是判斷事情是不是極為重要，並主動增加其實可以不做的事物。

不過，我也同時注意到另一個很重要的觀念，懂得「不拚命」也是一種必要的選擇。

大多數人一想到要努力，常會覺得「那個也得做」、「這個也不能漏掉」，結果反而要做的事情愈變愈多。

但實際上，這些事未必都是為了做出成果非做不可的事。換句話說，你可能正默默增加自己原本不需要做的工作。

反過來看，只要願意選擇「不再什麼事都努力」，就能停止增加沒有必要的工作。其實，我們只需要做出一點小調整，就能減少那些不知不覺中奪走自己時間的事物。

「減少工作」，反而能創造出更大的價值

我要特別強調的是，這裡所指的「不拚命」心態，並不是偷懶或逃避責任，而是一種為了在有限時間內專注做好重要事情、展現最佳成果的必要心態。

如此一來，我們就能改善「有限時間的使用方式」，讓每天過得更有效率、更加充實。這樣不僅能為自己帶來全新的改變，對周遭的人、甚至是客戶來說，也都有說不完的優點。

如果你曾經因為擔心辜負別人的期待而感到不安，不妨試著把自己的感受和目前的狀況清楚表達出來，讓對方理解。

以我過去每天和國外同事一起工作的經驗來說，我發現日本人普遍不太擅長這種看似簡單的溝通。因此，許多人雖然能力很強，卻總是無法有效展現實力，實在很可惜。

本書正是要幫你抓住這些關鍵小技巧，學會成為一個安排有條理、做事有效率的人。

我把桌上電話線拔掉的那一刻

接下來，我想具體談談自己究竟決定「停止做哪些事」，又是怎麼做出這個選擇。

我還記得，剛進入外商工作的時候，事情多到幾乎沒有空檔，根本無法好好專心在某一項工作上。辦公桌上的電話鈴聲幾乎從沒停過，一通接一通的來電，不斷有人請我處理工作、詢問問題，結果我幾乎沒有時間專心做自己的事情……那段時間就是這樣的狀態。

終於有一天，我實在受不了了，決定不再使用辦公桌上的電話，於是便把桌上電話的鈴聲關掉。

在做這個決定的當下，其實也很不安，心想「這樣真的沒問題嗎……？」但我也知道，如果想提高工作效率，就必須這樣做，所以決定不再猶豫，直接付諸行動。

工作的品質和效率大幅提升！

當然，我在決定不接桌上電話後，也事先安排了與團隊聯絡的方式。像是團隊內部的日常溝通，我請大家透過電子郵件處理。如果只想簡單確認一些小事，可以使用即時通訊軟體聯絡。若遇上緊急狀況、或需要立即得到回覆時，才改用手機。透過這些方式，我與團隊重新確認了溝通的方式，讓大家知道什麼時候該用什麼管道來聯絡。

老實說，第一次把桌上電話的鈴聲關掉時，內心其實非常緊張，那份不安直到現在都還無法忘記。不過那種感覺只是暫時的反應。自從採取這種做法後，我的工作時間不再輕易被打斷，終於能好好掌控自己的步調。也因此，工作的品質與效率反而顯著提升。

如今回想，那段經驗正是徹底改變自己工作方式的一大轉捩點。從那一刻起，我學會了如何主動掌握時間、排除干擾，專注在真正重要的事情上。

放下「完美」，才能為時間與心靈騰出餘裕

當手邊的事情愈來愈多，我們往往會感到壓力，開始焦慮。一方面覺得「這些事非做不可」，一方面又感受到時間的緊迫，有時甚至會陷入一種慌亂的狀態，不知道該從哪裡開始、該先處理什麼。

為什麼會這樣呢？

原因其實很簡單，就是要做的事情太多。

不過別擔心，解決的方法其實非常單純，只要刪掉那些「做太多」的部分就好。減少你要做的事，自然就會好轉。

因此，我想分享一個關鍵概念，即是「把要做的事減少八成」。

不是凡事都要自己來，也不是非得做到盡善盡美不可，而是「將事情刪減掉八成，把心力專注在剩下的那兩成上」。

只要這樣做，工作效率自然會提升，時間與心理壓力也會大幅減輕。而且你會發現他人的評價不會因此變差，反而很可能比以前更好。

聽到這裡，你或許會想：「什麼？真的可以減少八成的工作嗎？」

沒錯，至少要減少八成。

如果只是「少做一到兩成」的話，你可能還是會被原本的習慣綁住，實際上根本沒什麼改變。只有當你下定決心大幅減量時，那些真正重要的事情才會真正浮現。

接下來，請試著把注意力集中在那些會產生明顯成果的事情上。這麼做，你會發現自己擁有從未體驗過的時間與餘裕。　

※ 本文摘自 《時間不夠用？先減掉八成雜事：不加班也能升職的高效工作法》，原篇名為〈前言——「把要做的事減少八成」是一種全新的努力方式〉，立即前往試讀►►►