The following two tabs change content below.

文/王承瑄、石恩、周純如、游美未、楊婷雅、瑪貴琴、蘇珊琉

「請問您是……」問這話就太尷尬了!

某個國際級獎項即將公布得獎名單,又適逢法人說明會、新品上市的宣傳期,加上好幾個重要講座,老闆行程爆滿,資深秘書 Sophia 自然要跟著說破嘴、跑斷腿,新進助理只得留守辦公室。

「把老闆認識與不認識的人臉都記下來,還知道他們的名字頭銜,就換你陪老闆上刀山下油鍋啦。」

「不認識的也要記?怎麼記啊?」

「背名冊,然後猜猜看誰會意外出現,誰根本不會出現。」Sophia 丟下話,抄起公事包就衝出去,留下滿腹疑竇的新進助理。

新進助理點開法說會與會者名冊,一大堆投顧公司經理職員、媒體記者的名字頭銜洋洋灑灑,還有活動現場側拍快照,好幾個人長得沒兩樣,這要怎麼把臉和名字對起來!?

鍛鍊好人脈的基本功

身為主管的秘書或行政助理,有機會跟隨出席商務社交場合,加上往往負責主管對外聯繫的窗口,對於上司的人脈要有一定程度的掌握,以利工作的進行,並為主管與所屬企業建立良好形象。除了上司的人脈,秘書也會接觸到其他公司的秘書或行政人員以及各行各業的專業人士,如能廣結善緣,建立自己的人脈,也能在有需要時獲得神助。

不過,人脈是需要一點一滴累積的,不管是剛入行的新手,還是上司擴增人脈的速度超過你的記憶力,在商務社交場合中,一定要練好人脈基本功──記住對方的姓名、頭銜與臉孔,絕對不可發生張冠李戴的錯誤。

建立你的「人臉辨識系統」

影劇、小說、動漫人物的名字總能讓人印象深刻,連招式套路都容易琅琅上口,例如金庸《天龍八部》中,重要的角色有「北喬峰、南慕容」,慕容家的當家慕容復志在復興燕國,因此單名「復」,家傳絕學是以彼之道、還施彼身的「斗轉星移」……。一旦掌握故事的人物設定,很容易隨著情節發展一直讀下去,並能倒背如流。

因此,不妨運用這個技巧,來為現實人物的姓名、頭銜、特徵編出故事或口訣。在初識對方拿到名片之後,透過觀察力與聯想力,加上有系統地整理,你可以建立一套自己的「人臉辨識系統」,從此再也不會尷尬地問對方:「請問您是……」

用心看
現實社會中許多公眾人物常被媒體賦予特定形象,例如形容一位專業人士有名模架式,會以「某某界林志玲」做比喻,台灣的股市名人則號稱「台版巴菲特」。當然,一般人未必有這樣的評價,但他們待人接物、說話論述的模式,很可能有耐人尋味的特點,可以成為搜索記憶的關鍵。先用心「觀察」,找出你眼中對方的特殊之處,包括外型、專業、興趣、特長、喜好等,在自己的「人臉辨識系統」中快速建立新資料。

口訣心法
就像武俠小說的人物都有江湖外號,精確反映出人物的特色,例如「鐵劃銀鉤」說明用的兵器是判官筆;「低首神龍」則描述身段柔軟善於低頭,手段卻凌厲狠辣。在工作上,若能將你的觀察結果,加上個人的聯想力,套用口訣心法,把人名與形象連結,便能在腦海留下深刻印象。

編織人脈網
當我們認識一個人,可以推敲一下他的人脈網絡,他和什麼人走在一起?他的家族、事業體有哪些核心成員……?現在有網路大神的協助,加上許多報章雜誌也為你整理好了產業相關資訊,完成這項功課不是難事。

把「用心看」、「口訣心法」、「編織人脈網」,詳細記錄下來,必要時隨時更新,讓你對一個人的認識除了薄薄一張名片之外,還能夠從點,延長到線,再擴充到面,並且與時俱進。

下苦功,就是超越

電影《穿著 Prada 的惡魔》中有精彩的一幕,主角臨危授命要一個晚上記下老闆時尚 party 的所有賓客,結果她在關鍵時刻提供了魔鬼老闆重要資訊,立下功勞。其實這份苦差事的目的是要讓賓客相信,東道主認識所有人。老闆們通常「只記得大事」,秘書或助理若能整理出一目瞭然的名片通訊錄,並下點工夫,建立自己的人臉辨識系統,協助主管一臂之力,相信這就是讓你在工作上卓越超群的第一步。

※ 本文摘錄自《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》

  • 用Line傳送