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你是否寫過邀約信件,結果對方完全不回?

你是否寫過邀約信件,結果和對方展開了一連串十幾二十封的討論信,花了一大堆時間溝通結束後,對方改變心意拒絕合作了?

身為一個編輯或是行銷,每次遇到邀稿、詢問推薦、詢問演出、詢問封面設計合作、詢問演講、詢問策展、詢問是否出席活動等,這一類需要對方提供勞力或名氣的合作方式,想必總是膽顫心驚。要是談不攏被打槍也罷,要是一個不小心踩到對方地雷,激怒了對方,說不定他就會拿麥克風(對方通常是名人啊啊啊)四處說你壞話,然後你(以及你背後的品牌)就會被列入某些社群的黑名單了。

我也經常聽聞有編輯或行銷,必須花上一整個下午的時間,一邊喝著黑咖啡,正襟危坐,暗地燃燒著小宇宙,只為了寫好一封邀約信。寄出之後,便十分緊張,深怕自己犯錯或是被拒絕。

「拜託,有那麼嚴重嗎?不過是一封信?」

有!就是那麼嚴重!真的!我曾聽過有人因為一封信,而認定某某某沒有誠意,之後甚至在另外一個社交場合上,聽到其他人提起某某某沒有誠意這件事情(這年頭大家是多需要紓解壓力傳遞八卦啊啊啊啊貓在鋼琴上昏倒了)。

比起直接溝通的電話或是開會,寫信這一件事情真的危機四伏,畢竟無法看見對方反應,只能被動等待對方回覆,別無他法。於是說,如何寫出一封乾淨俐落又安全的邀約信,便真是一場大學問了!

根據這幾年來大量寫信、收信的經驗,我統整出下列五個禁忌!

第一:不要忘記基本禮儀。

按下寄出鍵之前,請再三確認收件者與信中名稱是否吻合、群組信要隱藏收件者 email、說要附上的檔案有沒有 attach 上去(這一點三不五時還是會困擾我)、提供的資訊是否正確……等。

最重要的,如果你使用 gmail 當作工作信箱,請務必、務必到「設定」的「研究室」裡面,開啟「取消傳送」功能。這樣一來,剛寄出的信都還有幾秒鐘的反悔時間。相信我,有很多錯誤是一按下寄出之後,就會立刻跑出來,保證讓你大腿後方爬出一大片雞皮疙瘩而且真的會很想死!(上面那些錯誤我全部都犯過啊啊啊)

別讓對方已讀不回打槍你邀約信中絕對不能出現的五個NO-NO

第二:報酬不能不提。

邀約的內容,往往牽涉到對方的報酬,如果沒有處理好,會十分棘手。如果案子本身是有預算限制,建議在一開始就告知對方,不要等待對方開價。若對方價碼與預算衝突,那麼就會進入殺價階段,這一個階段其實很容易變成浪費時間,也消磨了彼此的印象。

為什麼提起報酬這一件事情很重要,因為邀約對方往往都是靠專業在接案的。如果一開始沒有直接告訴價碼,等到對方因為檔期合適而答應了,等到之後才發現預期報酬其實太低,之後反而讓對方難堪(相信我,他一定會在心裡大吼:「該死,我都答應了,結果竟然沒有車馬費!我要怎麼推啊啊啊啊!」)。這狀況一旦發生,之後很難會有第二次的合作機會,也容易讓自己慢慢出現「小氣鬼」的形象。

第三:不要忘記設下回覆期限。

前面兩點是為了收信人的心情著想,但這一點則是為自己設下防線。你是否有過這種經驗:原本寄信邀約的對象遲遲不回,以為他沒興趣拒絕了,不料、不料在期限前最後一天(或甚至是過期了)才回覆,信中還夾著當初你向他邀約的內容(推薦文、推薦短語、序文、影像、照片等)。這下子怎麼辦?

所以每一次邀約的信件中,別忘了加上一句「希望在幾月幾號下班時間之前,能夠得到您的同意」。一方面也告知對方期限,不會產生上述的尷尬狀況,另一方面也讓自己得到緩衝的時間,能夠隨機應變,不至於為了等待完全不確定的稿件而耽誤了進度。

第四點呢,還有第五點,我臨時想不出來,就算了吧。但這三點應該足以應付大多數的邀約信件啦(也太隨便了我)。為什麼要寫這封信呢,實在是因為我先前犯下太多過錯,如今都還記得當時的慘狀。想到當時如何收尾,整個脖子就僵硬起來。希望看完拙文,你們可以踩著過往的失敗的我,over my body 不用客氣,到達順利邀到合作對象的彼岸吧。

照例要推薦一本書,每次因為邀約信件不順或犯錯,就會覺得世界末日了!適逢最近反核遊行剛結束,我想,如果你曾想像一個十分寫實、安靜的世界末日,那麼描述世界被輻射塵摧毀的《世界就是這樣結束的》應該很適合你。來讀一下啦,別忘記準備手帕,真的會哭,有人說讀完心臟破一個洞,這種心情也很符合寫錯信被 complain 的你我。

※專欄內容為作家個人創作,不代表本站立場

Photo from Flickr CC by JD Hancock

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