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文/南西‧杜爾特(Nancy Duarte) 譯/呂奕欣

高階主管是很難說服的一群人,他們往往時間緊迫,只能給你一點時間。雖然大多數的觀眾也是如此,但面對高階主管,你的用詞必須更精準簡練,才能讓他們覺得你提供的資訊有助於他們做出重要決策。

此外,好戲不要擺在後頭,對他們做簡報,時間不宜拖太長,也不要把重點放在最後,一開始就要讓他們知道,你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點,他們沒時間,也沒心情聽你妙語如珠,你會發現他們經常急著打岔,即使接下來的三張投影片,你就能回答他們的問題。

因此,對高階主管做簡報時,重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策,做法包括:

說重點:假裝你只有五分鐘,儘管你被分配到三十分鐘,你準備了三十分鐘的簡報內容,也要假裝你只有接下來的五分鐘,這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事,例如重大的發現、結論、重要建議與行動號召。先簡明說出這些要點,之後再深入探討各項輔助數據或次要重點。

提供所需:一定要切題,若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊,你就先說明這點,之後再談其他。他們找你做簡報,是認為你能填補這塊資訊空缺,因此要盡快針對問題回答。

設定期待:一開始就讓觀眾知道,在這場三十分鐘的簡報,你會先花五分鐘做重點摘要,接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問,都會耐心的給你五分鐘,讓你先報告重點。

製作摘要投影片:以幾張摘要投影片,清楚簡明的秀出你的主要論點,其他投影片則當作附注說明。你可以運用 10% 的經驗法則,如果你有五十頁的附注投影片,就只要在一開始秀出五頁的摘要投影片。做完摘要簡報之後,就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點,這時你可以很快從附注投影片中,找出輔助說明。

排練:簡報之前,可先找個曾經成功說服高層主管的人,幫你檢視你的簡報內容,並給予你中肯的建議,你的訊息是否夠簡明扼要?摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解?是否遺漏了觀眾想要知道的事項?

聽起來有很多事情要做吧?向高層主管團隊做簡報,不僅是一件極有挑戰性、會讓人很有成就感的事,也可能為你開啟許多機會。所以,務必精準掌握要點,讓這些擁有極大影響力的人成為你的強力後盾。

作者簡介:

南西.杜爾特 Nancy Duarte
頂尖國際演說家,也是矽谷知名簡報設計公司杜爾特的創辦人與執行長。杜爾特與她的團隊是蘋果、谷歌、微軟、奇異、惠普、思科、臉書、推特等公司指定溝通顧問。曾為美國前副總統高爾製作「不願面對的真相」簡報,將地球暖化議題成功打造成一則感動全球的視覺故事。
杜爾特被稱為矽谷最有說服力的女人,她在TED有一場精采演說,以她獨創的波形圖分析賈伯斯等人經典演說成功的祕密。暢銷著作有《視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》等被許多商業及創意工作者奉為簡報聖經。
經常接受媒體專訪,包括《財星》、《富比士》、《高速企業》、《連線》、《華爾街日報》、《紐約時報》、《洛杉磯時報》與CNN等。

※ 本文摘錄自《跟誰簡報都成功》立即前往試讀

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