文/速溶綜合研究所

◆便利貼規格的妙用,省時就靠它

便利貼是工作中常見的辦公用品,平常大家都會用這種小文具來製作小提醒,幫助自己記憶或是標示重點。但是你想想,一旦便利貼越來越多,需要記錄的東西也越來越雜,如何整理和利用這些大大小小的便利貼內容,也成為日常工作中需要瞭解的小常識之一。

小廣是便利貼使用愛好者,不管是做計畫、做記錄還是標記提醒都喜歡使用便利貼。他覺得這樣能夠快速地抓住重點,即便是太複雜的東西也不需要花費過多時間去整理。何況還可以隨意貼在任何地方,方便自己一眼就能看到。但實際上,在使用了過多不同規格的便利貼後,小廣出現了短暫性的迷茫。因為他常喜歡在自己的電腦螢幕周圍貼滿大大小小的便利貼,雖然一眼就能看見,但是往往需要花費些許時間仔細翻找,才能找到他想要的內容。

便利貼雖好,可還是要用對方法。使用的方法不對,原本是能夠減輕負擔的東西就會變成累贅,這就與初衷不相符了。不僅不會給工作帶來方便,還有可能會耽誤工作呢!

那麼該如何使用這個頭雖小、作用卻很大的便利貼呢?要想精準使用這個便利貼,應將便利貼分為小尺寸便利貼、中尺寸便利貼、大尺寸便利貼。

1.小尺寸便利貼:關鍵字

小尺寸便利貼因為規格的限制,不能在上面做過多的標註,由於能夠寫下的字數有限制,所以推薦在這些小尺寸便利貼上寫上一些關鍵字,比如合約、工作總結、收款資料……這些「短小精悍」的詞彙能夠幫助你快速聯想到要做的事情。

2.中尺寸便利貼:項目名稱

中尺寸便利貼比小尺寸便利貼稍大,這就意味著它所能承載的內容也比小尺寸便利貼更多,只需要用簡短的詞或者短句將一件事情或一個東西寫清楚,讓人一看就能明白即可。例如結合第一節整理時間的內容來說,可以在中尺寸便利貼上寫上「10:00拜訪客戶」、「15:00部門培訓」等簡短的內容。

3.大尺寸便利貼:具體事務的詳細內容

大尺寸的便利貼就不會因為「身材」的限制而過分限制內容的多少了。可將想要記下的內容較詳細地寫出來。

當然,我們這裡的分類只是依據常規的尺寸來整理的,現在市面上有很多異形規格的便利貼,各位可以針對它的容量來整理需要寫進去的內容。

便利貼貼得過多反而會造成負擔
精準使用才能最大程度地發揮便利貼的作用

按規格使用便利貼

◆每封郵件只說一件事,事項不混淆

很多人覺得發送郵件是一件很平常的事,對郵件的內容往往並不會去推敲斟酌。當用郵件展開工作的時候,大部分人只將其當作普通的交流工具,將想說的各種事項都夾雜著說,這樣會發生很多疏漏,也顯得很不專業。所以,我們建議一封郵件只說一件事。

舉個很簡單的例子,如果會議日程與到貨確認兩個事項放在同一封郵件裡說,就有可能產生以下的問題:

1.跟進過程中,混淆已解決的事項和未解決的事項。

2.對方可能在所有事情都可以給出答覆之前不會聯繫。

3.郵件的一部分內容被忽略。

因此,一封郵件只說一件事是最為有效的工作溝通方式,可以讓對方集中精力處理當前郵件中所說的事。當有多項工作要安排時,分別發郵件加以說明,這樣,對方可以透過郵件的「已讀」和「未讀」狀態,及時發現不同專案的進展情況,不會造成疏漏。

養成一封郵件只說一件事的習慣,會使我們的工作會變得更有條理。收件者會在第一時間明白當務之急是什麼,寄件者也會因此及時得到收件者的回覆。工作中的影響是互相的,寄件者是專業和嚴謹的,那麼對方也會回以相應的工作方式和工作態度。

1.必要事項逐條羅列

在手頭工作任務比較多的情況下,將必要的事項按條目羅列下來,一目了然,頭腦也會隨之變得清晰,防止自己因為忙碌而遺忘某件事。

2. 把第一步中羅列的項目按緊急程度排列

將第一步羅列出來的事項,按照輕重緩急的程度排列,標好先後順序。收件者在看到郵件後,能迅速分清楚事項的主次,及時處理當下該完成的任務。

3.每個項目後分別書寫詳細的描述

在每個項目所屬的郵件內,詳細描述項目的進展情況、需要對方合作與回覆的地方等重要資訊,添加相關附件內容,每一封郵件只說一件事。將這些郵件按順序發給對方,等待回覆後一一處理。

一封郵件說幾件事容易讓接收者產生混淆
一封郵件只說一件事是最有效的溝通方式

一封郵件說一件事

本文介紹:
精準整理:最強!工作與金錢整理絕技,招招改變你的職場運和財富收入》。本書作者/速溶綜合研究所;出版社/方言文化

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