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文/張永錫

◆精準整理,知識工作者的必備能力

很久沒有看到一本有關於「整理」,內容豐富而圖文並茂的好書了。本書作者群非常認真,將東、西方有關「整理」的知識,結合自身工作經驗提煉出的技巧,幫讀者逐漸架構做好「整理」這件事情的脈絡。我的工作是講師,常常要出差,也需要使用電腦,更要好好運用自己的辦公桌面空間,我驚喜地發現,這本書竟然都提及,不僅如此,還提供許多技巧,讓我可以一面看書,一面實踐。

長距離的出差,需要帶著行李箱,至於短距離的演講,就靠公事背包了,我將背包分成三層,有各自的用途。最後一層,放的是演講用筆電、轉接頭、課程道具等有關演講部分相關的器材;第二層是衣物及盥洗用品,有時只要帶著簡便的換洗衣物,就可以讓我在出差地旅館過上一夜;最前面一層則是筆記本、筆、便利貼等用品,偶爾還會帶上一本書,方便隨時閱讀。

這本書讓我發現,原來只要靠著三層整理的概念,就可以讓公事背包高效運行,這是我覺得驚豔的第一個工具。

職業講師經歷多年,這幾年才懂得電腦的桌面及檔案都需要整理。我把自己整理電腦的想法和書中文字比對,也有許多收穫。首先,是桌面管理,有些人會把桌面當成檔案的暫存區,我自己的偏好則是一個檔案都不放在桌面上,而是統一放在檔案夾中。

其次,是檔案的分類法,我也有自己一套做法,第一個是依屬性分類,看這是投影片、財務收支,或是報名名單等不同類型;第二是依時間軸分類,我會把演講日期作為資料夾命名的一部分,讓電腦自動排序;第三是依使用頻率分類,有的是時時更新的常用資料夾,有的是一年才用到一次的,有些則是偶爾會參考的,都是影響分類的考量因素。

最後,是檔案夾的基本規則,我會把所有檔案放在蘋果電腦的「文件」檔案夾,並且和家中書房的NAS同步保存;檔案夾不超過三層;命名的規則是「建立日期-活動或資料內容-主辦城市-負責人」,例如「171230-FAST時間管理術(下)-台北-Tammy.key」。

使用電腦享受其便利性,但也要做好檔案的管理,這是身為知識工作者必備的能力。

實體的工具最不容易整理,和書中把桌面劃分成不同區域的概念雷同,我採用九宮格的方式來整理自己的書桌:書桌中間是墊高的筆電,下方空隙可放入耳機袋、便利貼等最常用的文具。正前方是藍芽鍵盤,正後方是處理完的文件。左邊是茶杯,右邊則是放有慣用的螢光筆及原子筆的筆筒。左上方是收納各類文件的檔案匣,右上方則是最近參考書籍及紙本文件。右下放著藍芽滑鼠/觸控板,最後的左下則是筆記本。讓自己就算面對再多的工作,也能自動形成高速工作流程。

當然,本書還有許多獨特亮點,例如版面安排,一段文字,一張圖片,跨頁就有圖解;說明建立個人情報站的方法及工具;理財觀念的介紹及梳理,這些內容就需要你好好閱讀來獲得囉。

本文介紹:
精準整理:最強!工作與金錢整理絕技,招招改變你的職場運和財富收入》。本書作者/速溶綜合研究所;出版社/方言文化

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