文/佐藤將之;譯/林信帆

前面曾介紹過,亞馬遜的文件基本上是以一頁或六頁報告的形式製作,而新企畫案構想則是用新聞稿的形式撰寫。

也因為這樣,亞馬遜會議的氣氛,和其他公司不太一樣。

會議一開始,出席者會全部沉默不語。

假設今天要開會,本次負責製作文件的人會提早到會議室,將文件發到各個座位,之後出席者會在開始時間前陸續進來會議室,然後開始閱讀文件。

若是六頁的報告,全部讀完大概需要十五分鐘左右吧?

在這段時間裡,出席者全都沉默不語,會議室中只會聽到翻閱紙張的聲音。雖然我們經常利用電話會議和美國開會,但也只會聽到電話另一頭翻閱紙張的聲音。

等到大家都閱讀得差不多時,文件負責人會詢問:「請問大家是否都已讀完?」如果是的話,就開始討論。

討論一開始,會針對文件的內容發問並回答。

「請問第一頁有沒有問題?」負責人會先提問。

「請問第三行是指什麼意思?」

「請問關於第五行,你的想法是什麼?」

負責人會一一回答參加者的提問,一直到最後一頁,確定與會者都沒有問題。

亞馬遜最理想的會議形式是什麼樣子?那就是:

「請問第一頁有問題嗎?」

「沒有。」

「請問第二頁有問題嗎?」

「沒有。」

一直到最後都沒有任何疑問的會議,就是最理想的會議。

如果是這種情況,與會者也會稱讚「做得好」,並給予掌聲,意指這是一份無須質疑、內容非常精實的完美文件。

在亞馬遜,用越短的時間結束的會議,就是好的會議。跟社長開會時,大家要在辦公室前排隊等待,如果前一個團隊很快就結束的話,就代表做得很好;如果一直不出來的話,大家就知道:「大概又被要求重做了!」

※ 本文摘自《Amazon的人為什麼這麼厲害?》,原篇名為〈開會的前十五分鐘沒人講話〉,立即前往試讀►►►

  • 用Line傳送