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Readmoo編輯團隊

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文/法蘭西斯科.西里洛;譯/林力敏

傳統的番茄工作法為 30 分鐘:25 分鐘工作、5 分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表(圖表3)。

展開第1個番茄鐘

把番茄鐘設定為 25 分鐘,開始做今日工作表上的第 1 項事項。無論有幾個人在用番茄鐘,該能清楚看到剩餘的時間(圖表4)。

能清楚看到剩餘的時間

番茄鐘不可打斷:就是 25 分鐘全拿來工作。

番茄鐘不可分割:沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是 1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息 3 至 5 分鐘。

此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

第1個番茄鐘

這 3 至 5 分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才 25 分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

休息時間不適合很費心神的活動,例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。

在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為 25 分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉(圖表6)。休息 3 至 5 分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

第2個番茄鐘

每做完 4 個番茄鐘,進行一次 15 至 30 分鐘的長休息。

這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

第1組番茄鐘結束

完成事項

一個接一個時段繼續工作,把該事項做完,然後從今日工作表上劃掉(圖表8)。

完成一件事項

特定情況的處理方式:

如果番茄鐘還在走,事項就處理好了,則適用這條基本原則:番茄鐘開始後,一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美,拿剩餘時間檢查工作成果,稍作加強,溫習所學,直到番茄鐘響起來。

如果你在前 5 分鐘就大功告成,認為這事項其實在前一個番茄鐘時段就處理完了,而且不值得再修改,則可當例外,這個番茄鐘時段不必列入表中。

目前這個事項做完之後,開始做表上的下一個事項,再下一個事項,每個番茄鐘時段和每 4 個番茄鐘時段後都要休息(圖表9)。

完成數個事項

記錄

每天結束時,完成的番茄鐘工作可以印出來留存。更方便的做法可能是用電子表格或資料庫,並從事項盤點表裡刪除已完成的事項。記錄與追蹤的內容則依目標而定。追蹤記錄的初步目標,可以只是記下各事項所用的番茄鐘時數。

換言之,你可能想呈現每個事項所費的精力。這時,能用的欄目如:日期、開始時間、事項類別、事項內容、實際用的番茄鐘數目、成果備註、改進方向或可能難處(圖表10)。這個初步記錄視需求而定,拿筆在紙上列出來也很容易。

紀錄表

※ 本文摘自《間歇高效率的番茄工作法》,原篇名為〈目標一:找出事項所費的精力〉,立即前往試讀►►►

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