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文/閱讀前哨站 瓦基

隨著後疫情時代的到來,愈來愈多的公司採取「遠端工作」的模式,讓員工「居家辦公」(work from home)或「在任意地點辦公」(work from anywhere)。但是許多人一時之間還無法適應這種驟變,甚至為了遠端工作衍伸的缺點所苦。接下來,我會說明如何利用「子彈筆記」來優化你的遠端工作,讓辦公的效率和生活的品質獲得最佳的平衡點。

遠端工作的挑戰

遠端工作者會面臨三個挑戰。首先,是「工作生活不平衡」,辦公的環境跟生活的環境一旦攪和在一起,就很難有真正「下班」的感覺,甚至容易養成把正事拖延到下班時間才做的壞習慣。其次,是「缺少儀式感」,以前你需要著裝、通勤、打卡、上班前後的運動,當這些儀式感都消失了,時常會令人感到茫然。最後,是「更容易分心」,少了辦公室同事和老闆的打擾,卻多了其他的自由度:逛社群媒體、偷看 Netflix,還有⋯⋯舒服的柔軟沙發。

子彈筆記的好處

在歐美十分熱門的「子彈筆記」方法,除了可以用在個人生活的規劃之外,還可以用來改善我們的遠端工作。子彈筆記的創始人瑞德.卡洛(Ryder Carroll)在他的著作《子彈思考整理術》當中,曾經分享了子彈筆記的好處,其中有三個好處非常適合讓我們用來打造更好的遠端工作模式。

第一個好處是「所有的格式都可以客製化」。子彈筆記這套方法,並沒有強制你一定要遵照原始的格式,而是可以依據大原則,發展出自己的模式,這是一種專屬於「你」的筆記方式。稍後的文章我就會介紹針對遠端工作的客製化建議。

第二個好處是「建立習慣和儀式感」。瑞德在書中介紹過「習慣追蹤」的方法,這個做法有助於打造習慣;你還可以透過「日誌」的格式,規劃自己每天的作息內容,進一步設計出專屬於自己的工作儀式。

第三個好處是「幫助我們保持專注」。原始的子彈筆記強調「手寫」,我自己實驗過手寫和數位之後,也回到手寫的懷抱。當你拿起筆,排除其他電子產品的使用,專心面對子彈筆記本時,最能夠專注在當下的思緒,無論是進行規劃、執行任務、回顧當天成果,手寫的方式都能讓你避免分心。

遠端工作模式的子彈筆記應用實例

子彈筆記的用法

子彈思考整理術》書中詳細說明了子彈筆記的標準用法,我也曾經分享自己使用子彈筆記的方法和感想,分別寫成兩篇廣受歡迎的文章〈看膩了繽紛的子彈筆記?手殘派科技人的6個月實踐心得〉和〈連續寫子彈筆記365天,我學到的7件事與務實的建議〉,如果你對子彈筆記還不熟悉,推薦你之後延伸閱讀這兩篇文章補充更完整的資訊。

基本上,子彈筆記的使用方式,無論是在哪一種工作環境——傳統的辦公室、遠端的居家,有一些共通的特性是「不變」的:

  • 索引(Index)與列點(Key):用來標示索引的頁數和圖形化的列點代號,最普遍的規則,跟環境無關,不變。
  • 年度目標(Yearly Goals):用來制定自己的年度目標,跟每個人設定的年度目標有關,跟環境無關,不變。
  • 未來誌(Future Log):用來制定一年當中的12個月份,每個月的重點事項,跟每個人在不同月份的目標有關,跟環境無關,不變。
  • 群組(Collection):用來蒐集各式清單,例如閱讀清單、投資清單、預算清單⋯⋯等,跟每個人的喜好和興趣有關,跟環境無關,不變。

值得注意的是,還有兩種格式沒被提到,分別是「月誌」和「日誌」。這兩種格式的使用,最貼近我們每天的工作和生活,也正好是接下來要探討的重點。

  • 月誌(Monthly Log)和日誌(Daily Log):用來規劃當月任務、當日任務的執行,跟遠端工作環境遇到的挑戰息息相關,這兩種格式最需要作出「遠端工作的客製化」。

月誌:儀式感和習慣追蹤

在《子彈思考整理術》書中原始的「月誌」格式,左側的日曆頁會列出當月的日期,日期旁邊註明是星期幾,然後在空白處寫上事件和任務。我們可以在這個頁面,設計一個專屬的「每日儀式」,加上「習慣追蹤」的綜合格式。

為了建立遠端工作的儀式感,你可以設定每天早上07:00到07:30進行「開機」儀式,例如到戶外散步30分鐘。在日曆頁的左下角寫上第一條儀式:「W:0700-0730」,其中的W代表「散步」(Walk)。散步之後,再吃早餐,然後著裝,08:00才正式就定位開始上班。

另外,你可以設定每天17:45到18:00進行「關機」儀式,意思是利用15分鐘的時間,總結當天已完成的工作紀錄,把明天才需要執行的代辦事項寫下來,目的是讓心情關機,迎接真正的下班時光。在日曆頁的左下角寫上第二條儀式:「S:1745-1800」,其中的S代表「關機」(Shutdown)。只要每天執行完關機,就不要再掛心工作的事情,切換成下班心情。

分別把W和S寫到日曆頁右側,在對應的每一天分別畫上「.」的黑點記號,代表你當天預計完成這兩個儀式(視你自己的工作情形而定,例如假日就不需要畫了)。接著,當你每天完成了任何一個儀式,就在黑點上面畫一個叉「X」代表完成。

遠端工作模式的子彈筆記應用實例

「月誌」的使用範例,設定每日儀式,並且用習慣追蹤來記錄。(Photo Credit:作者提供)

小訣竅:你還可以給自己多設定一個「低難度」的儀式,當你面對當天的突發狀況,或者需要加班,都還是能夠堅守儀式。例如在原本的散步儀式之外,你可以設定一個「交互蹲跳5分鐘」,當你那天沒辦法完成30分鐘散步時,用交互蹲跳替代。你可以設定一個「超過原定下班時間的關機儀式」,當天即使加班,還是要在稍後完成關機任務。如果你當天完成的是低難度,就在黑點上面畫一個斜線「/」代表完成了低難度儀式(這個訣竅稱為彈性習慣,可以參考《彈性習慣》這本書)。

你可以設定任意時段的「開機」、「關機」儀式,甚至是「午休重啟」的儀式,目的就是要讓自己有心境上面的切換。採取高、低難度的任務搭配,是一種無論日子好、日子差,都能夠讓你持續做下去的策略。透過子彈筆記的月誌,幫你在日後回顧自己的儀式表現,再陸續挑整成最適合自己的儀式。

日誌:保持專注和時間管理

如同前面提到的遠端工作的挑戰,「更容易分心」是一個可怕的殺手。尤其是在遠端工作的時候,你可能會隨時檢查Email、忙著回覆同事傳來的訊息,或是三不五時就放下手邊的工作,開始滑社群媒體,到處逛新聞網站打發時間(對了,還有倒在柔軟的沙發上)。

根據《極度專注力》這本書的研究指出,當某項任務被完全中斷的時候,人得花超過二十分鐘才能完全回到之前的狀態。另一本談工作效率的《深度工作力》更提到「專注」的深度工作,才是提高一個人職場價值的關鍵。我們需要「有意識地」去規劃自己的時間,來進行深度、有價值的工作內容。

我們該怎麼分配時間的應用,發揮出最高的遠端工作效率呢?接下來我就介紹「時間方塊」(time blocking)這套方法,這是一個非常實用的時間管理技巧,也十分適合跟子彈筆記結合使用。以下我分享兩種不同的時間方塊格式,你可以選擇任何一種來套用到自己的子彈筆記中。

時間方塊的原則就是,將一天的時間劃分成若干個方塊區(例如每半小時為一個方塊),把你當天要做的事情,「提前」安排在這些方塊裡面。以下分別是各個組成的元素:

  1. 時間方塊:把當天的工作要花的時間,用方塊的方式規劃出來。如果當天有預定的會議,就先寫在方塊當中。然後規劃其他的時間執行重要任務,盡可能不要留白。這種規劃方式也擁抱彈性的變更,如果當天有急事、插件,你可以馬上更改計畫,劃出新的時間方塊。只要在原本的方塊畫上一個大「叉」,把新的計畫往右邊安排就可以。
  2. 淺薄任務區:你可以把電子郵件和即時通訊之類的「淺薄任務」(不需要花費大量腦力和創造力的工作),獨立出來放在一個右上角的區域內,給予時間方塊一個數字標號。例如範例內的15:00~16:00,標號1,利用那段時間專心處理四個淺薄工作。這個做法可以避免頻繁的分心。
  3. 關機儀式:在一天的遠端工作結束之前,進行「關機儀式」,回顧一下今天的工作,紀錄自己完成了哪些事情,又有哪些事情可以放到明天再做。例如範例內,當天下午被一個客戶的急件耽誤了原本的下班時間,但忙完之後,記得回顧一下這個急件,是否可以簡化成SOP讓自己的客服單位以後接手處理就好?這件SOP的事情可以明天再做。因此,關機儀式的目的是讓腦袋確實關機,享受下班的生活,這是科學證實可以提升工作效率的方法。
  4. 心情記錄:即便是遠端工作,仍然別忘了保留時間給自己,靜靜地提筆寫下當天的感想,回顧當天被哪些人幫助了?哪些事情做得特別好?如果心情不好,也可以小小地抱怨一下,就把煩惱留在紙上吧!
遠端工作模式的子彈筆記應用實例

「日誌」的使用範例,提前設定好每天的儀式和重點任務,也允許自己接受彈性的變更。(Photo Credit:作者提供)

結論

以上,我們透過了客製化的子彈筆記格式,來克服遠端工作面臨的三個挑戰。分別是利用開機和關機的「儀式」來區分上、下班的心情。利用月誌裡面的「習慣追蹤」,來確保自己每天堅持執行儀式感的任務。最後用日誌的「時間方塊」技巧,提前設定重要的任務,安排固定時段一口氣處理淺薄任務,讓自己避免分心、保持專注。希望這個方法能幫助你在遠端工作的時候更從容、更充實、更有生產力。

※內容為作者個人觀點,不代表本站立場

做筆記!

  1. 我們常感覺自己「很忙」,但忙碌不代表有生產力
  2. 做筆記,就是要讓以後的自己還看得懂

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