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從時間角度重新設計組織——如何創造與分享資訊?

文/喬治.史托克、湯瑪斯.郝特
譯/李田樹

時基競爭者不僅創造更多資訊,也主動地分享更多資訊。對資訊技術專家而言,資訊是一種流動資產,是一條資訊流。對資訊技術專家來說,資訊本身就是一個標的,是某種應仔細予以衡量及處理的事物。但對企業主管來說,資訊就不是那麼精確的東西。企業主管也很少把資訊,和創造資訊及傳遞資訊的人分開對待。

對於資訊,企業主管是非常挑剔的。而且資訊經常以不同形式出現-了解某個顧客的特殊需要,習得怎麼做才行得通、或行不通的經驗,預判市場未來走向,以及知道該朝哪個方向努力才能解決問題等等。凡能產生更多這類新資訊,並儘可能地與更多員工分享相關資訊的企業,愈有可能成為市場贏家。想要走時間壓縮路線的企業,必須精於此道。

如【表6-3】所示,處於日常工作環境,在產生、分享及運用資訊時,傳統公司與時基競爭公司的做法到底有哪些主要差異。如果某公司想要快速回應顧客需要,它必須先在組織內,創造能快速回應員工需要的資訊分享機制。

這裡所說的資訊分享機制,不論當事人從事的是何種工作,不論當事人的工作地點是在實驗室,或是在裝卸碼頭,從資訊處理的角度來看,本質都是一樣的。人們處理資訊或分享資訊的目的,就是要採取行動。

接下來,在看到自己採取行動的結果後,這樣的流程人們會再走一趟。例如,新產品開發工作的產出,實際上就是一些特定的資訊——包括產品效能,以及如何製造該產品等的資訊。產品愈快上市,顧客傳回來的回饋意見就愈快。這些意見對設計人員進行下一回合的產品改良,大有幫助。此種快速資訊週期的價值,在財務管理機構特別顯著。組合基金主管與理財專員愈快搞懂市場行情,愈快下單買進或賣出,愈快完成一筆交易,就愈能幫助委託客戶賺更多的錢。

上述創造資訊,之後根據新資訊採取行動,然後再據以採取行動,這樣的一個週而復始的週期,乃是經營一個企業的核心。從安排適當人選、到挑選最適資訊技術,再到決策制定,時基競爭者無不盡全力讓這個資訊週期縮短再縮短。

OODA循環

《時基競爭》這本書,想要讓讀者牢記在心的一個模型,就是兩架戰鬥機的空戰場景。已知兩架戰鬥機的性能相當,但為何某些戰鬥機飛行員總是能夠打贏敵手?

美國空軍曾深入研究此一課題,發現這些連勝飛行員的戰鬥技巧高人一等。研究結論指出,這些連勝飛行員在空戰進行時,把戰鬥進行週期時間壓縮到最短,並且一再地比敵人更快重複該週期,直到把敵人逼到挨打局面,再予以擊落。稱之為OODA循環(OODA Loop):觀察(Observation)、調整(Orientation)、決策(Decision)與行動(Action)(【圖6-2】)。

面臨遭遇戰時,最佳戰鬥機飛行員會這樣做:首先研判情勢、觀察,然後搜尋該情勢帶來哪些機會與危險因素並調整。接下來,飛行員馬上決定該採取何種行動對付敵機(決策),然後,飛行員立刻根據決策採取調遣行動(行動)。

每一次的空戰,都是一系列高度壓縮的OODA循環。而每一位飛行員都很努力地想要智取敵人,盡力取得有利位置。電影《捍衛戰士》(Top Gun)以戲劇化的方式描述OODA循環的細節:在空戰中,男主角藉由研判情勢,想盡辦法搶先採取行動,搶占有利位置,進而控制整個局面。目的就是要讓敵機飛行員變成被動者,最終讓敵人處於無助的挨打局面。

時間壓縮企業也在做戰鬥機飛行員一樣的事情——OODA循環。在商戰中,戰事拖得較長,而參與者為企業組織。但商戰的本質是相同的。哪個競爭者能夠更快根據資訊採取行動,該競爭者便能搶到有利位置,進而取得勝利。

美國波士頓資產管理公司拜特瑞馬曲(Batterymarch),就是一個很好的例子。該公司執行一套投資組合循環—決定何時以何種價格買進與賣出何種投資標的。相較於傳統資產管理公司,雖然拜特瑞馬曲僅雇用五分之一的員工,卻能以快三倍的速度執行下單買賣循環,並讓理財客戶獲利頗豐。

大多數理財機構的基金主管,均採用相同模式進行理財業務。首先,他們會列印一份書面報告,說明他們想要在某個價格範圍內,進行買進或賣出交易,然後將這份書面報告傳送至交易室,再由交易員打電話給經紀人,委託經紀人出價(bid,或譯為遞價)或報價(offer)。一旦取得對方口頭承諾同意交易,經紀人便會通知理財機構的會計部門。稍後,理財客戶的帳面數字隨之更動。此一處理流程通常需費時72小時。拜特瑞馬曲卻能在24小時內完成,包括隔夜清算(overnight clearing)。

拜特瑞馬曲沒有列印書面報告,也不使用電話,甚至未另外設立會計部門,所有工作均在線上完成。拜特瑞馬曲設計了一套互動式軟體,鏈接基金主管與經紀人。實際買進或賣出之交易為自動化作業。拜特瑞馬曲甚至投資研發另一種理財模式,協助理財客戶計算並評估「如果……會如何」(what ifs)的理財選項,比較不同理財交易選項的獲利金額。如此可加快買進與賣出的速度,也能加快報價流程。凡此種種,均有助於理財客戶早一點買進上漲股票,早一點賣出下跌股票。

出其不意(surprise)也是OODA循環動態中的一部分。時基競爭者傾全組織之力,在最短時間內化新構想為行動,讓競爭對手措手不及,就是出其不意的最佳例子。在空戰中,戰鬥機飛行員連續做了一些高難度飛行技術,超過敵機飛行員的想像,也是出其不意的意思。快動作企業在商場上的行動,就像是戰鬥機在空戰中與敵人纏鬥之過程。蘋果(Apple)推出麥金塔(Macintosh)電腦,以及福特推出金牛座與黑貂(Sable)車款,都曾經給市場帶來很大震撼。因為競爭對手萬萬沒有想到,在這麼短的時間內,蘋果與福特就能夠讓一個新構想開花結果。

※ 本文摘自《時基競爭》立即前往試讀►►►

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