菁英有屬於自己的小習慣來提升工作效率

文／越川慎司；譯／林佑純

積極利用「嘆氣」來放鬆

一般認為「嘆氣會趕跑幸福」，但菁英……

我們發現五％的菁英獨自工作時經常嘆氣。

他們並非用旁人聽不到的聲音偷偷嘆氣，而是光明正大的大聲嘆氣，也有人會先嘆一口氣再開始工作。

儘管嘆氣給人消極的印象，例如「會趕跑幸福」等說法，但菁英嘆氣的頻率卻是一般員工的二．二倍。

當我們詢問菁英為什麼嘆氣時，他們都回說不是因為負面情緒而嘆氣。

於是，我們向呼吸系統科專家請教嘆氣對身體的影響。專家表示，嘆氣亦是一種深呼吸動作，對於大腦功能和精神平靜具有正面效果。

當然，將壓力累積到忍不住嘆氣的狀態並不太好。但是，如果你在進行容易呼吸變淺（急促）的工作時，會藉由深呼吸來穩定身心的話，嘆氣亦能視為一種有效的手段。

菁英們在開始工作之前，往往會做一些自創的儀式（例行公事），以加速進入工作狀態。在這些例行公事當中，我們發現大嘆一口氣，可以同時釋放壓力，讓新鮮空氣進入身體、集中精力工作的做法確實有其道理。

所以請不要對嘆氣這個動作抱有罪惡感，試著當作一種釋放壓力、穩定身心的儀式吧。

執行過程中會暫停一下

工作順利時想一鼓作氣完成，但菁英……

當人開始進行某項作業時，人體會因為受到刺激而分泌多巴胺，而呈現勞動興奮的狀態，這時大腦會發出「不停繼續工作」的信號。

這可稱作「作業興奮」（按：亦可稱行動興奮、勞動興奮）。意思是說，當你被作業興奮感淹沒時，持續工作本身會帶來快感，進而延長工時。而且在這種興奮狀態下，會讓人的判斷力變遲鈍，很容易迷失目的。

實際上，這些菁英都曾經歷過這類失敗。所以才會在作業前先設定一個斷點，打造出足以擺脫作業興奮的機制。

一般人以為，如果在工作進展順利的途中停手的話，會因為專注力被打斷而拉低效率。然而，從行為心理學來看，暫時中斷作業其實能得到正向效果。

在心理學術語中，有「心理抗拒（psychological reactance）」和「蔡加尼克效應（zeigarnik effect）」這個詞彙。心理抗拒，指的是當你的行為受到限制時，反而會出於反抗心態而刻意受到限制的行為；蔡加尼克效應，指的是比起完成的事情，反而更加在意尚未完成的事情。

菁英則巧妙地利用了這兩種心理現象帶來的效果。

像是先設定好中斷工作的時間，但隨著時間鄰近而產生心理抗拒時，便會因為「至少要做出一定的完成度」的念頭而提高處理速度。

然後，即使中途休息一下，也會因為蔡加尼克效應而在意工作的後續，所以休息後反而能集中精神繼續工作。

想要全神貫注地工作兩、三個小時，既困難又不切實際。即使能夠長時間維持注意力，就體力上而言也很難經常這樣做。

為了減少不必要的作業興奮，請設定一個斷點好好休息。

菁英都懂得用這種方法，來提升維持注意力的頻率。

桌上不放飲料

一般認為「要隨時補充一點水分」，但菁英……

菁英在辦公室坐著的時間非常短暫，坐在辦公桌前的時間比一般員工少五○％以上。這是因為他們會去各個部屬露臉並積極與人對談，或到其他部門走動。

所以，就算他們容易因此口渴，也不會在桌上放置飲料。而是用辦公室的飲水機小紙杯，倒入一兩口水量擺著，桌上不會放置超過三百毫升的飲料。

此外，當我們檢查一些遠距工作的影像時，同樣發現菁英桌上不會放置超過五百毫升的飲料。他們就算在家工作，也跟在辦公室時一樣，只擺放一兩口左右的水量。

至於一般員工，無論是在辦公室或居家工作，很多人都會放置五百毫升以上的飲料，所以我認為這算是菁英特有的行為。不是說菁英不喝水，而是用更頻繁的方式來補充水分。菁英遠距工作時，補充水分的頻率甚至更高，他們只是不在桌上放水罷了。

敝司的調查負責人，因為無法理解箇中理由而悶悶不樂，所以忍不住又找了二十九位菁英進行追加訪談。最後，終於揭開他們刻意不放置五百毫升以上飲料的原因了。

如果放了一大壺飲料開始辦公，將很難製造起身的契機，另一個原因是擔心自己因作業興奮而工作到停不下來。因而設法養成「需要補充水分時，就起身走去廚房或冰箱」的習慣。

這種做法讓菁英不論身處辦公室或住家，都能為自己調整出一些動動身子的機會，連帶提升辦公效率。

用昂貴的鍵盤來縮短工時

一般認為「筆電的鍵盤就夠用了」，但菁英……

在辦公室工作時，通常會使用公司提供的設備，例如：電腦、鍵盤、滑鼠、桌子或椅子等設備。但遠距工作時，就得由自己準備相關物品了。

所以有些人在遠距工作時，會將公司的筆電帶回家使用，但菁英則會運用自己的錢進行小額投資。例如，將筆電連上外接螢幕，藉由兩個電腦桌面來提升工作效率。

進一步觀察外接螢幕以外的備品，我們發現一般員工大多自費購買網路攝影機和坐墊，反觀菁英則以自費購買鍵盤和麥克風居多。

我在前作《AI分析，前5％菁英的做事習慣》中也有提到，菁英領導者願意投資購買麥克風，卻不太花錢買網路攝影機。這點同樣能套用在前五％的菁英員工身上，有很高的比例會使用大約五千到一萬日元的「電容式單一指向性麥克風」。

令人意外的是，即便他們使用便宜的滑鼠，卻會在鍵盤上投入不少金錢。原因在於，雖然也可以直接使用筆電的鍵盤，但筆電的鍵盤寬度較窄，以致於得縮著肩膀工作，進而降低辦公效率。

所以菁英往往會將筆電置於專用的支架上，然後使用自費購買的鍵盤。他們不會選擇高性能的鍵盤，而是價格偏高且打字聲音安靜、按鍵較大的類型，來留意避免打錯字。

菁英大多會牢記最低限度的常用快速鍵，只要鍵盤配的基本功能完備，他們便能毫無差錯地進行輸入作業。

確實，如果知道自己所需的快速鍵，就可以降低使用滑鼠的次數，而不必特別投資滑鼠了。另一方面，一般員工在遠距工作時傾向花錢買滑鼠，例如：滾輪式滑鼠，或者體積較大且配備很多快速鍵的電競滑鼠。

目的性強的菁英會評估哪種作業比較多，或者減少哪方面的壓力來增強注意力和續航力，並且採取相應措施。

※ 本文摘自 《5％一流人才的超效工作術》，原篇名為〈第3章　95％的人不知道，意外卻有效的菁英時間術〉，立即前往試讀►►►