不是決不犯錯，而是找到「只要失誤（犯錯）就能立即改善」的模式！

發表於 2023-08-172023-08-17By Readmoo編輯團隊好書秒讀

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文／飯野謙次；譯／賴惠鈴

「電子郵件忘了附加檔案！」
「文件裡的數字寫錯了！」
「又忘記帶東西……」

日常生活中，任誰都會發生這種雞毛蒜皮的錯誤。即使每次都提醒自己「下次千萬要小心」，還是免不了重蹈覆轍。這是為什麼呢？
以前，我在東京大學向失敗學領域的翹楚——畑村洋太郎教授學習正統的機械設計，之後遠赴美國，參與核能發電廠的設計與維護，接著進入史丹佛大學機械工程系，並在相當於現在d.school（史丹佛大學的設計思維學院）前身的設計小組，取得機械工程、資訊工程的博士學位，學會了何謂創造力。
這一切的經驗，直到今日仍運用在與恩師畑村教授一起成立的失敗學會中，用來進行失敗分析及從事資訊推廣。而根據這些經驗得到一個結論，那就是光靠「小心」，是無法避免「失敗」與「錯誤」。
工作上不經意的失誤、忘記帶東西的失誤……，犯下這種稀鬆平常的錯誤後，我們通常都會告誡自己「下次千萬別再犯了」。但就算這麼告誡自己，通常還是會一再地重蹈覆轍。
正因為光靠「小心」無法避免失誤，才要分享人類的創造力與犯錯的經驗，藉此消除人世間的失敗、意外、錯誤，這也是我們失敗學會的任務。
對於失誤，不能只是注意，還要發揮創造力，多花一點巧思，例如：不用把公司的文件都換成標準格式，只要稍微對電腦畫面多下一點工夫，改變文件的呈現方式，就能自然而然地減少失誤。

資訊量爆炸的現在，光靠「記憶」一定會出錯！

活在現代社會的我們接收到、發出去的資訊量，比上一個時代的人多得太多了。據說我們一天收發的資訊量是江戶時代的一年份¹。我第一次接觸電子郵件是在一九八七年的時候，當時我正在史丹佛大學攻讀碩士課程；我還記得那年我只打了那封電子郵件。
在那之後又過了二十年以上，包括自動被歸類為垃圾郵件的信件在內，如今每天信箱收到的電子郵件多達數百封；其中，有意義的信件有時就會超過上百封，少的時候即使假日也會收到十來封。雖然也依職業類別而異，但是大部分的工作時間都要使用電腦的人，想必都跟我差不到哪裡去吧！²
由此可見，流通在世界上的資訊正以等比級數的速度與日俱增，可是我認為人類本身與原始時代並沒有什麼太大的差別。一旦腦海中記掛著還沒有回覆的信，或是處於迫在眉睫的活動還沒有完成的狀態，就會產生壓力。再加上還要處理大量的訊息，非參加不可的會議、非出席不可的活動等，光是要管理自己的行程都忙不過來了，有些人甚至連別人的行程也得記在腦子裡。
換言之，生活在現代社會的我們，幾乎已經不可能再靠記憶管理行程了。
本書根據從認知科學和腦科學的觀點，以及我從失敗學和史丹佛大學得到的經驗，為各位介紹如何做到「零失誤」的方法。在我這一部分，將為各位介紹如何不仰賴自己的努力，而是靠一些匠心獨具的創意、巧思和聰明的工具以減少失誤。

「速度」與「正確性」，能兼顧嗎？

「速度一快，做起事來就會很隨便，也比較容易失誤；如果要追求正確，速度又會慢下來。」或許很多人也有同樣的煩惱。在此我要先說解答：速度與正確性是可以兼顧的。
方法之一，就是善用電腦。
如果要靠一己之力把所有的行程表及通訊錄、帳單輸入Excel，不僅容易失誤，還很浪費時間。然而，只要知道自動帶入星期幾或日期、郵遞區號及自動計算的方法，就能迅速完成，而且也不會犯錯。
另一個方法，則是把工作調整成「不會給自己造成負擔」的模式。
為此，一旦犯錯，就得找出原因，將來才能調整成就算沒有特別注意，也不會出問題的工作模式！關於這點的具體作法，後面的內容會再詳述。
以我個人為例，在美國留學、工作的時候，想出一套「只要失誤（犯錯），就能立即改善的模式」，後來經由一面工作、一面追蹤，努力讓那套方法更加完善的結果，總算能迅速地完成工作，而且不失誤。

「又快又好」和「做完就好」是兩回事

人們之所以會產生「只能從速度與正確性中二選一」的誤會，我猜想是因為大部分的人都是處於「手忙腳亂地完成」而非「迅速處理好」的狀態。
「手忙腳亂地完成」可能是急著完成工作，但又不知該怎麼迅速地處理好，只想著快點做完，結果反而欲速則不達。
另一方面，如果是「工作效率高」的人，基本上無論處於什麼樣的情境、無論分配到什麼樣的工作，都能迅速地處理好。這是為什麼呢？無非是因為他們已經學會基本的思考邏輯，並懂得將其運用在工作上。因為已經掌握住基本脈絡，正確性自然不用說，而且已經變成自己的行事準則，能隨時調整應用方法。
所謂的行事準則依工作類型而異。以我為例，每次面對問題，會先想像結果，再思考為了得到該結果，需要具備哪些必不可缺的要素，再找出構成各要素的材料，然後才開始作業。萬一來不及的話，則要思考可以刪掉哪些要素，或者是可以稍微降低哪些要素的品質。
此外，作業時間比較短的時候自不待言，如果有機會把在作業過程中完成的東西再拿來利用，就算得多花一點時間，也要用電腦處理。因為從長遠的角度來看，這樣反而比較有效率。
「該怎麼做才能快點做完又不失誤呢？」除了這個基本的想法之外，再聰明地利用電腦工作。正因為掌握住這個重點，才能不慌不忙且迅速地完成工作。
相較之下，不得要領的人只要記住一個作法，就會執著於那個方法。即使換成別的工作，也硬要套上那個作法，就算因此效率變差、容易失誤，也不思改進。
就像有人明明發現文件或傳票有些沒必要的欄位、有些明明可以自動計算的欄位卻要自己手動計算再輸入，卻因為格式是前人留下的，就直接原封不動地沿用下來。那種人或許認為不管是Excel還是Word，只要能自己輸入就好了，但這麼一來不僅浪費很多原本不需要浪費的勞力，很可能還會一直犯不該犯的錯。
另外，這種工作方式最大的問題在於，光是要完成那些工作就把自己搞得筋疲力盡。若能早點完成作業本身，就有時間可以檢查，甚至有餘力可以思考如何改善工作的方法。
如果不針對做事方法及狀態進行任何改善，只想著「總之照上頭交代的做」，即使本人已經盡了最大的努力，但或許再怎麼努力、也比不上那些把可以由電腦代勞的工作交給電腦，電腦辦不到的部分自己再來努力的人。
努力絕不是一件壞事，可是從工作的角度來看，工作是要努力沒錯，但如果作法不對，再怎麼努力也只是枉然。千萬別忘了保持學習的態度，以提升效率為目標，學會兼顧速度與正確性的技巧。
本書將為各位介紹各種這方面的技巧，希望能成為各位讀者工作時的參考。

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