為什麼你無法完成待辦清單上的工作？

文／戴蒙．札哈里斯；譯／劉奕吟

理想情況下，你應該能在每天結束時，劃掉出現在你待辦清單上的每個事項。如果你難以達成這件事，那麼請仔細閱讀本章內容。

接下來，我會介紹人們無法完成他們的清單最常見的八個原因。當中的任何一個原因都會破壞你的生產力，並且妨礙你準時完成工作。

原因1：你誤解了待辦清單的目標

為什麼要建立待辦清單？你希望利用它來達成哪些事？

多數人的回答是「完成工作任務」。但這並不應是設計待辦清單的目標。

你的待辦清單的主要目標，是幫助你管理任務與專案，並凸顯出重要的事情。它可以讓你把所有事都拋在腦後，因為把所有事情都記在腦子裡，很可能會因為分心而忘記或漏掉。你可以把所有事項都寫下來，把它們彙整在一起，如此一來，你就能夠整體性的看清楚最主要的優先事項。

呈現在你面前的待辦清單，會比在你的腦海裡遊蕩的同一個清單，更容易管理。你可以更輕鬆的根據何時需要完成來管理任務，並據此規劃你的一天。僅此一項，就能幫助你專注於最重要的工作。

大部分的人誤解了待辦清單的功能。他們認為，這個工具應該幫助他們完成自己認為值得關注的每項任務。其實不然，一個可靠待辦清單的功能，是把你的注意力集中在正確的工作上，並且防止你被比較不急迫的事項干擾。

你的待辦清單不是用來完成所有事項的工具。更確切的說，它是一個會確保你完成「正確」的事情的工具。

了解兩者的區別是很重要的。如果你誤解了你的待辦清單的目標，那麼你終歸會建立且使用沒有效用的清單。這麼一來，你的清單反而會破壞你的生產力，而不是提高你的生產力。

在本書後面的部分，我會仔細的告訴你，如何打造對你有益的清單。當然，你需要修改我的系統，以順應你的工作流程與個人偏好。但你會發現，構成一個可靠的待辦清單系統的基本原則是普遍適用的。

原因2：你忽略了截止日期

沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單。僅此而已。如果沒有截止日期，我們就很可能不會有所作為。

截止日期不只會給人緊迫感，它還能幫助我們根據完成任務與專案所需的時間，來排定優先順序。此外，當截止日期逼近時，會促使我們採取行動。

思考一下：如果信用卡帳單沒有繳款截止日期，你會多快支付你的信用卡帳單？你會多快支付你的汽車牌照費用？如果你跟大部分的人一樣，那麼你會無限期的推遲這兩項任務。

當人們建立待辦清單，而沒有為每項任務設定截止日期時，就會出現同樣的結果。沒有截止日期，就沒有動力去做事。沒有動力，就什麼事也無法完成。這就是許多待辦清單失控的原因，任務沒有進行而越拖越久。

這是一個大問題，因為多數人都在跟拖延對抗。即使是設法抑制拖延習慣的人，也必須隨時保持警惕，以免它重新扎根在我們的生活中。

截止日期是拖延的敵人。設定截止日期能激勵我們採取行動與完成任務。另外，也能幫助我們衡量在時間管理方面的成效。如果我們能夠持續按時完成重要的事情，就表示我們的作法是正確的。

截止日期也能幫助我們決定，要把有限的時間與注意力放在哪裡。這點很重要。需要你去完成的任務，永遠會比可用的時間還多。截止日期幫助我們，根據我們希望實現的目標，在任務之間做出選擇。

回想一下帕金森定律（Parkinson’s Law）：「你有多少時間可以完成工作，你就會展延你的工作來填滿可用的時間（Work expands so as to fill the time available for its completion）。」如果你選擇不為待辦事項設定截止日期，那麼當這些事項在你的清單中徘徊時，請不要驚訝。

原因3：你的清單太長了

你知道我指的是什麼。我所指的是似乎永遠不會結束的每日任務清單。它們會連續不斷，包含幾十個事項。

這種清單在許多方面會適得其反。第一，這種清單會分散注意力。它們列出過多的選項，而每一個選項都會讓你的注意力從最重要的工作上轉移。

第二，這種清單是不切實際的。太長的清單最終會變成無法管理的狀態。結果就是你無法處理每個事項，因為事項實在太多了。

第三，這種清單會令人沮喪。你每天都會意識到，自己沒有完成當天的任務清單。這種反覆經歷的結果，可能會對你的積極性造成嚴重的打擊。

第四，這種清單會助長拖延行為。當你每天都沒有完成你的待辦事項，你的大腦就會被訓練成接受這個結果。久而久之，就會失去即時完成任務的動力。

在給定的時間當中，你用來完成事情的時間是有限的。因此，你應該限制待辦清單的範圍，來配合有限的完成時間。如果你只有四個小時的時間可供你支配，務必確保你的待辦清單上的事項，能夠在四小時的時限內完成。否則，你會讓自己面臨失敗的結果。

許多人會進行大腦傾存（brain dump），亦即把他們腦中需要或想要完成的每項任務，全部都從腦海裡倒出來。他們會把所有事情都列在單一清單上。但問題是，他們沒有對這些任務進行分類，並根據情境、優先順序，以及緊迫性將任務列入不同清單中。這些事項全部被列在同一個大型清單上，然後被當成每天用來提醒需要做什麼事的工具。

這是一種很糟糕的任務管理方式。由於每天會有新的任務加入，這種任務管理方式會使清單越來越長。

原因4：你的清單存在太多變異性

身為大腦儲存庫的待辦清單，總是收集著範圍非常廣泛的任務。花費三分鐘能完成的事項，被列在需要三週才能完成的事項旁邊。優先順序高的任務，卻被列在優先順序低的任務旁，被無限期放置。你可能還會發現很多不相關的事項。

換句話說，各種任務之間沒有關聯，清單內容的變異性太大了。

這種作法會產生嚴重後果。首先，面對一長串的選擇，你很可能會優柔寡斷而無所作為，或者可能會引導你從事低價值活動，像是瀏覽臉書。這就是心理學家貝瑞．史瓦茲（Barry Schwartz）所說的「選擇的弔詭（Paradox of Choice）」。當我們擁有越多選擇，就會導致我們在選擇之間做決定的能力越弱，也會使我們的焦慮越多。

工作清單的變異性太大的第二個後果，是你需要花更長的時間來完成任務。無論你是猶豫不決或是查看臉書，藉此逃避在許多選項之間做出選擇，到頭來都會浪費寶貴的時間。這種結果會有損你的工作效率。

第三，當你的待辦清單有太多的變異性時，會增加你的壓力。你會更容易分心，表示你的工作效率會更低。你無法選擇你應該進行什麼任務，這麼一來會破壞你管理時間的能力。因此，你留下較少的時間來完成重要的專案，在此情況下你被迫更努力在截止日期之前完成事情。但由於可用時間變少，會讓你更容易錯過截止日期，因而可能引發內疚感、羞恥感，以及挫折感。

這些情況都可能導致你的壓力飆高。這麼一來，反而讓你更難如期做出足以感到自豪的高品質工作。

所幸，一旦你知道如何打造有效的待辦清單，你就可以輕易的避免上述問題。稍後，我將會向你展示打造有效的待辦清單的步驟。

原因5：你給自己太多選擇了

這個問題與工作清單存在太多的變異性密切相關。但由於這個問題會影響大腦決策的方式，因此值得單獨一提。

我們早上醒來都帶著有限的認知資源（cognitive resources）存量。當我們做決定時，這個存量會在一天當中很快的被用完。所有簡單與複雜的決定，都需要付出代價。

這就是為什麼早上很容易在多種選項中，做出選擇的原因——舉例來說，早餐應該吃鬆餅、雞蛋或是麥片？此時由於你有一個完整的認知資源存量供你使用，因此你可以輕鬆做出選擇。然而，在一天結束時，即使是最簡單的選擇，也可能顯得很困難。像是你應該去健身房、看電視，還是和你的伴侶進行有意義的談話？此時由於你已經累了，可以供你使用的認知資源也變少了。因此，你做出理性決定的能力被削弱了。

這就是所謂的決策疲勞（decision fatigue）。在這種狀態下你無法做出好決策，因為做了整天的決定讓你感到心力交瘁。換言之，你的認知資源已經耗盡。你已經筋疲力盡了，卻仍撐著繼續做。

理解這種現象很重要，因為決策疲勞會對我們的決策能力造成負面的影響，影響我們在不同選擇之間分配時間的能力。我們會變得不那麼理性、不夠專注，也不大能夠控制我們的衝動。因此，我們會更傾向於選擇能立刻獲得滿足感的活動，而不是那些對我們更好、但需要付出更多努力的活動。

舉例來說，在一天結束時，我們會處於決策疲勞狀態，因此我們會選擇看電視的可能性就會比去健身房的可能性更高。我們更有可能選擇吃一袋洋芋片，而不是準備一份沙拉或煎一塊牛排。我們會傾向於選擇走簡單的路。

擁有太多選擇的待辦清單會惡化這個問題。如果擁有太多選擇，會迫使你做一些不必要的決策，也就是決定該進行哪些任務。如同上述，每個決定都會侵蝕你的認知資源存量，並且增加你的決策疲勞。

最終會導致「決策趨避（decision avoidance）」的困境。有太多選擇擺在面前時，你會逃避從中挑選，因為做選擇需要耗費太多心力。取而代之的，你會花費寶貴時間去查看電子郵件、瀏覽臉書，以及閱讀新聞標題，你所做的這一切都是為了迴避決定該做什麼事。

後果可想而知。你的生產力會快速下降，而你的待辦事項與重要的事都沒有完成。

原因6：你沒有為每項任務加上情境

大多數待辦清單的最大缺點之一，就是缺少了每項任務的情境。被寫在清單上的事項，沒有任何相關說明，例如，完成它們所需的時間、它們的優先順序，以及它們在實現特定目標上扮演什麼角色。

如果沒有這些情境說明，你會很難知道哪些任務值得你當前的關注。事實上，你甚至很難知道，你是否能夠在特定情況下，完成一項特定任務。

如果你不知道需要花多少時間來完成某件事情、它的重要性如何，以及它對你的目標有何貢獻，你怎麼會知道自己是否該去做這件事呢？如果你不知道是否需要取得某些資源來處理這項任務，你又怎麼知道在特定時間點進行這項任務是否可行？
答案是，你不可能知道。

這就是為什麼，沒有提供任務情境的待辦清單是沒有效用的。事實上，它們帶來的壞處多於好處。這種無效的清單不會激勵你完成最重要的任務，而是讓你把時間浪費在不適合你當前情況的事項上。

舉例來說，假設你的待辦清單上包含「打電話給我的會計師」這項任務。這項任務沒有提供相關的優先順序資訊。那麼你應該今天打電話給你的會計師，還是要等到下週再打呢？它也沒有提供任何這通電話可能會講多久的相關資訊。這通電話只需要幾分鐘時間，還是會需要一個小時呢？另外，也沒有提供任何這通電話目的的相關細節。你是要向你的會計師詢問潛在的沖銷問題呢？還是你想跟你的會計師探討創立空殼公司的利弊呢？

關鍵在於，在不知道待辦事項的來龍去脈的情況下，你很難知道是否應該處理它。
如果你建立一個沒有情境的工作清單，最後你會讓自己面對難以選擇的狀況。結果會如何呢？你的清單本來應該用來記錄你需要完成的事情，但最後它會變成用來記錄越來越多、沒有解決與沒有完成的事情。

原因7：任務的定義過於廣泛

任務定義過於廣泛的問題，在於它們的範圍太大了。缺乏明確的起點與終點。因此，沒辦法適當衡量成效。

假設，在你的待辦清單中，有一項任務是「架設網站」。這項任務的定義就太廣泛了。架設網站需要幾個步驟，而且其中有許多步驟需要等到其他步驟完成後，才能執行。你需要申請網域名稱、找到虛擬主機、建立託管帳戶、將網域名稱伺服器更改為對應的主機名稱伺服器、安裝 WordPress、安裝主題、安裝 WordPress 外掛程式等。

也就是說，這項廣義的待辦事項，實際上是由許多任務組合而成的全面性專案。

如果這個事項出現在我的待辦清單上，我會不知道從何開始，因為我沒有列出每一項單獨的任務。於是，我會傾向於拖延處理這件事。這麼一來，它會留在我的待辦清單上，一直沒有處理，而我會因為事情未能取得進展，一天天產生焦慮感。

相比之下，狹義的任務意味著明確的起點與終點。例如，當你的任務是「申請網域名稱」時，你會知道這項任務何時已經完成。當你的任務是「找到虛擬主機」時，你也會知道這項任務何時已經完成。這些待辦事項具備單一的目標，因此很容易知道目標是否已經達成。

當專案還沒有被拆解成它構成的各個部分時，專案會偽裝成待辦事項。這麼一來，你會因為每個待辦事項都不明確，因此很難判斷專案何時已經完成。

這是待辦清單的通病。

想像一下，有一位作家打算寫新的小說。把「開始寫小說」當作待辦事項太籠統了。因為這個事項涉及太多不明確的任務。如果把待辦事項改成「寫第一章的初稿」會更有效。它的具體性能促使你採取行動，並且讓人更容易知道事項何時完成。

想像一下，一位需要為考試做準備的大學生。「唸書準備考試」這種待辦事項是不夠明確的。「完成第一七一頁至一七五頁的練習題」會更有效果，因為它提供了這位學生應該解決的具體任務。

試想，有一位公司經理想要改善部門的工作流程。如果待辦事項是「提高部門生產力」會太模糊。但如果待辦事項是「安排與團隊領導者開會，以討論新的工作流程計畫」會更加有效，因為這是單一目標。很容易知道這個目標什麼時候被達成。

重點在於太廣義的定義任務，不利於任務的完成。任務的含糊特性會使它們持續留在清單上。如果你在處理待辦事項時遇到問題，那麼請確認是否可以將這些事項拆成更小的任務。

原因8：你的任務沒有與特定目標連結

你所做的每件事都有目的。例如，為了讓汽車引擎保持良好狀態，你會更換機油。為了避免罰款或罰金，你會按時申報所得稅。為了免去四十五分鐘的候位時間，你會事先預定你最喜歡的餐廳。

我們的目標會激勵我們採取行動。當我們能夠預期，完成一項具體任務帶來的正面結果時，我們就比較不會拖延。在其他變數相同的情況下，當我們對結果的把握度越高，我們採取行動的可能性就會越大。

奇怪的是，許多人在建立待辦清單時卻忘了這個原則。他們寫下（或在線上記錄）出現在他們腦海裡的每項任務。但他們沒有將這些任務與具體目標結合。因此長期下來，他們最後會變成把有限的時間，花在對他們來說比較不重要的待辦事項上。
舉例來說，假設你經營一個部落格，於是你在明天的待辦清單上記錄著「寫一篇新的部落格文章」。這是你認為你必須做的任務。但是你了解你必須這麼做的具體原因嗎？你有試圖利用新的部落格文章來實現某個特定目標嗎？

或許你希望新文章能在臉書與推特上曝光，讓你的網站湧入大量的流量。也可能是你想讓你的部落格，出現在谷歌首頁的熱門搜尋清單上。又或者你可能希望你的部落格文章，能獲得你所處行業有影響力者的關注。

有了目標，寫一篇新的部落格文章這個事項，就是在為有價值的連結鋪路，也是在將你推向思想領袖的位置。

關鍵是，你必須把待辦清單中的每項任務，與特定目標連結起來。了解每個事項必須完成的原因。如果你忽略了這個步驟，就不會有太多的動力去完成這個事項。

你或許可以從經驗中學到這點。如果是這樣，不要絕望。我保證會告訴你如何建立一個能夠激勵你採取行動、幫助你更有效的工作，以及提高你的生產力的待辦清單。我會在接下來的章節中兌現這項承諾。

不過在那之前，讓我們快速的對你的待辦清單能力，進行一下自我評估。

※ 本文摘自 《【暢銷新版】一流工作者都在用的待辦清單》，原篇名為〈3. 為什麼你無法完成待辦清單上的工作？〉，立即前往試讀►►►