不要嫌無聊，SOP絕對是工作的加速器

文／陳夏民

讀書的時候，開始流行SOP（Standard Operation Procedure）的概念，只見各大企業管理階層上媒體報導時都在討論這個概念，至今也有政治人物喜愛把這三個英文字母掛在嘴邊。那時，SOP彷彿是高高在上的武林祕笈，修練了就可以天下無敵。但我當時很討厭這個概念，總覺得透過硬梆梆的標準化流程來工作，遲早會失去靈魂，變成工業化製程的一個小螺絲釘。

直到開始工作，才發現SOP是很好的概念，重點不是每件事都要按照固定流程執行，而是透過反覆觀察工作流程，淘汰沒有效率或是容易疲憊的步驟後，留下值得依靠的那些。等到整體工作路徑定位完畢，也同時打造了最方便、舒適的執行方式。

換個角度來談，SOP除了是既定流程，也可以視作工作的儀式。

我自己有幾種運用SOP的方式。

・打造穩定工作的儀式感，好好暖身

我以前的工作習慣不是太好，白天剛進入工作室，因為腦袋還沒完全清醒，很容易會透過上網閒晃暖身，不知不覺浪費太多時間。後來，我建立了固定模式，例如走進工作室之後，就先幫陽台的植物澆水，之後回茶水間洗手、吃維他命，同時泡一杯咖啡或是濃茶，之後便打開電腦，直接上工。

當然，我也會因應實際的身心狀況而調整步調，如果當天的情緒比較躁動不安，就增加到便利店買咖啡的流程，透過簡單的散步來排除壓力。如果有必須要提高專注力的工作，便點起線香，用氣味來提振精神。如果遇到大工程結束的隔天，身體的每一個細胞都操勞不已、不願意多做任何工作了，我就徹底擺爛，一整天不工作，不會勉強自己當天要有產能。

正如運動前必須暖身，工作之前也必須有所準備。雖然這儀式不一定能夠幫助你立刻變強、變快，但長久操練下來，卻能協助自己快速進入狀況，強化工作時的穩定感。

・確認工作路徑，避免遺漏、方便回推

以編輯一本書的過程為例，我會將之分為前期發想、中期執行與後期行銷。每一個階段又會補充各種不同的細目，例如將前期發想端分為收納創意、確認夥伴、資訊整理等，之後一一確認流程，每走一步就打一個勾，像是走大富翁路線一樣，一格一格前進，踏實地把書做出來。

對我來說，確認工作路徑最重要的好處，或許與提升工作效率沒有太大的關係，而是每一步流程都變成可以回推確認的點。正如打角色扮演的電玩遊戲時，地圖上都有各個存檔地點，一旦不小心死在半路，就會在最近的存檔點復活繼續玩下去。而工作路徑的好處也是一樣，若是有一個環節出錯，就可以找到問題所在，方便我們判斷必須在哪個地方多花力氣去補救，避免下次墜入同樣的陷阱。

一般來說，我不會將工作路徑訂得太細，因為太多細節反而容易綁手綁腳，變成執行時的阻礙。在這個環節，我最在意的會是各個流程的時間分配，例如我會訂下新書推廣活動的時間，之後再往回推判其他製程的時間點，力求一切順暢不要卡關。

・建立最低限度的努力清單，放自己一馬

對我來說，努力清單是最重要的，因為完美主義者或是過度認真的人往往會不知道何時該踩煞車，做一件事就是一路筆直往前衝，腦袋裡面想的永遠是：「我還能多做什麼嗎？」這件事情最是危險、最容易造成內心傷損。

對我來說，努力清單和上面的工作路徑相似，也就是把所有應該做的流程全部列出，做成有時間順序的待辦清單，之後每完成一組就劃掉一組，只要全部的方塊都勾選完畢，就可以心安，並且告訴自己：「我已經努力了，接下來我可以多做，但這是多出來的工作，是多盡力，而不是必須的。」

有許多同業認為某些作者和《哈利波特》裡面的摧狂魔很像，他們總是索討，覺得出版社待他們不夠好、沒有盡全力推廣自己的作品，於是，他們每每讀取那些作者的信件，總會覺得全身精力都被吸乾，快要死掉了。偏偏會從事出版產業的人，絕大部分都是感性大於理性又太心軟，於是一來一往之間，便失去了該有的分寸。過度投入不打緊，有時候還會影響其他工作的進度，到最後什麼事情都搞砸了，吃力不討好。所以建立努力清單的好處，除了可以設定停損點，也可以用來回應外界的情緒索討，促進心理健康。

這也是為什麼，我總是鼓勵過度感性的創作者們，一定要去閱讀時間管理或是工作術的書，透過吸收這類較為理性的新知，來協助自己過活。他們一開始往往嗤之以鼻，回我一句：「什麼，你要我去讀如何運用Google或是筆記術的書？你要我建立SOP？我是創作者耶！」但他們嘗試過後，往往發現生活大幅改善──這種相對舒適的「秩序感」，對於感性的人而言是很難得的。

我是極端感性的人，一直透過各式SOP來觀察我這個人的各種面向，漸漸掌握了自己的優點、缺點、強項或是弱點，長久下來，除了穩定度大幅提升，更可以理性看待各項心力、勞力輸出，不對自己過於苛刻。也因為所有的工作程序都變成了可以拆解的細項，多了靈活調整的空間方便調配進度，時間比較容易站在我們這邊，而不是進度的敵人。

我真心認為，適度安排SOP，絕對可以幫助一個人性靈成長，至少，它不會變成危害我們的摧狂魔，而能夠協助我們好好活著，繼續探索潛能。如果你也是感性的人，請不要排斥乍聽之下冰冷的標準作業流程，透過它，好好觀察生活與工作當中的自己吧。

※ 本文摘自 《工作排毒：讓你咻咻咻的工作編輯術》，原篇名為〈不要嫌無聊，SOP絕對是工作的加速器〉，立即前往試讀►►►