別再管任務了！該學會拒絕工作？

文／瀧川徹；譯／廖玠淩

我想傳達的訊息，或許會讓你覺得：「也太現實了吧！」但我還是要直說──只要不從根本減少工作總量，你就無法實現理想的工作方式與生活風格。即使你再怎麼精通任務管理，也無法改變這個事實。

你聽到這裡有什麼想法呢？

我認識至少兩位比我更擅長任務管理的朋友，他們雖然擁有高超的任務管理技術，卻仍然無法擺脫長時間工作，最後甚至影響了心理健康。就連我自己，即使當時也擁有與現在的我差不多水準的任務管理技巧，也花了好一段時間才真正擺脫過勞狀態。而真正讓我突破的契機，是接受了特別的訓練。本章所分享的內容，就是我經過特訓過後，在實務上反覆嘗試、內化出來的具體方法。我會一一說明，希望你也能嘗試看看，雖然需要一點勇氣，但真的值得。

請不要誤會，我並不是說任務管理沒用。相反地，正是因為我掌握了任務管理，我才能如之前所說，以穩定、有餘裕的步調工作，減少加班、增加與家人相處的時間，甚至有空學習新知、開始寫作。任務管理確實讓我的生活變得更好。但，它不是萬能的魔法棒。

舉個例子來說。假設你每天的工作量是你極限承載量的兩倍，那麼不管你的任務管理技巧多高明，最終還是會陷入過勞與長工時的泥沼。在前面幾章我提過，如果你實際可用的時間只有3.8小時，卻排了９個小時的工作，自然不可能準時完成。這其實也反映了你正在背負超出個人極限的工作量。我們每個人都只能扛有限的重量，這也是為什麼組織裡需要很多人一起分工合作的原因。

接下來，我想和你聊聊如何減少工作量的策略與實務做法。要減少工作量的方法有很多，如果全都寫出來，光是這個主題就能出一本書了。所以我特別挑出四個關鍵方向來談：

①學會拒絕工作

②停止「自己撿工作」的習慣

③學會請人幫忙

④隨時思考這份工作的「目的」

下面我會一項一項來說明。

①學會拒絕工作

這是我認為在職場中最該學會的超強技能之一。原因很簡單：與其努力把提升工作效率來擠出30分鐘，不如一開始就拒絕那個佔你30分鐘的任務，來得更輕鬆。拒絕工作是一種技能，只要學會了，就能帶來極大的效益。至於怎麼做到，後面我會說明。

　

當然，很多人（我以前也是）一想到要拒絕工作，就會感到巨大的心理壓力。腦中立刻浮現各種顧慮──「怎麼能拒絕上司交代的事情？」「平常大家對我那麼照顧，我這樣會不會顯得很自私？」「人家是出於信任才找我幫忙，我要是拒絕了，是不是以後就沒機會了？」如果你也有這些想法，完全可以理解，因為這樣的擔憂其實非常普遍。而對那些不由自主產生這些念頭的人來說，「拒絕工作」的確是件極具挑戰的事。

根據我自己的經驗，要學會拒絕工作，最有效的方法其實就是：反覆嘗試拒絕。聽起來像在繞圈，但我真心認為這是唯一的路。透過實際嘗試，體會「其實拒絕也沒那麼可怕」，你才會慢慢建立起那份安心感與自信。而最好的開始方式，就是從小事先試試看。千萬別從很重要的任務開始，從失敗風險最低的事情起步才是最理想的方式。我當時，是從不參加公司聚餐開始。

經歷新冠疫情，與時代的改變，公司聚餐明顯變少許多。疫情前，我的職場很常辦聚餐（也可能是剛好我待的部門特別愛約），那時候的我幾乎每次都去，因為我很難說不，但參加聚餐讓我倍感壓力。老實說，我真的很想把下班後的時間留給自己或家人。雖然有時也會編些「有事在身」的小謊來閃人，但大多時候還是硬著頭皮去，心裡的壓力也越積越大。

　

我知道自己不能一直當個「ＹＥＳ ＭＡＮ」，所以我下定決心，給自己一個小任務：「拒絕聚餐，而且不說謊。」因為就算這次用謊言逃掉了，之後還是會遇到更多邀約，我要的不是逃避，而是學會正面說出「今天不參加」。

記得第一次嘗試的情境，是在新冠疫情發生前的一次出差。當時我的公司有個慣例，只要有人出差，當地客戶公司的人就會幫忙安排聚餐，算是種招待與交流。那天也一樣，有位客戶公司上層問我晚上有沒有空嗎？老實說，我很感激對方的邀請，但當時真的累了，只想回飯店休息。當時心裡也很掙扎，覺得好不容易被邀請，直接拒絕會不會太沒禮貌？但我突然想起自己給的任務：「這就是我要練習的場景啊！」

我深吸一口氣，鼓起勇氣說：「謝謝邀請，不過我今天真的有點累，想先休息一下。」然後就惴惴不安地等對方的反應。結果對方竟然笑著說：「也是啦，今天行程真的滿緊的，快回去休息吧～」這理解的反應讓我超級意外。

從那之後，我又試著拒絕了幾次聚餐邀約，結果每一次都比我想像得順利，沒有誰擺冷臉或讓我難堪。這些經驗讓我體悟到：「其實人比你想的都還溫柔」，而這個發現，也慢慢變成我能自在拒絕工作的底氣。

當你能坦然拒絕一場聚餐時，要拒絕一件不合時宜的工作，其實也只是「技術的延伸」。你只需要一點點勇氣，和一點點交涉的技巧而已。

任何事一開始都需要一點勇氣

拒絕工作的原則①　盡可能地簡單

比如在工作滿檔的時候，同事來委託一件新的任務。這種時候，我通常只會簡單地說：「謝謝你找我幫忙，但我現在真的抽不出空，沒辦法接這件事。」根據我的經驗，這樣講其實就夠了。畢竟是同事，多少也知道我現在的情況，通常對方會立刻理解，說聲「ＯＫ，那等你有空的時候再幫忙別的案子吧」，然後就不會再多說什麼。

但如果你對拒絕對方感到內疚，就很容易忍不住多解釋幾句──這心情我完全理解。不過你話講越多，反而給對方留下更多「談判空間」。例如對方可能會說：「那你這樣安排一下，是不是就能接下來了？」一旦被這樣堵住退路，就變得難以拒絕。所以請記住：「越簡單越好」。不用主動提供讓對方反駁的材料，只要明確傳達「現在真的不行」就可以了。

拒絕工作的原則②　表達感謝對方的信任很重要

前面我提到，我會先說一句「謝謝你找我幫忙」。這句話的重點是傳達：「我是在拒絕這件工作，不是在拒絕你這個人」這點很重要。

有些人即時被拒絕，也不太會放在心上。根據由韓國心理學家李珉圭所著《執行力的20個槓桿：從下定決心、採取行動到堅持下去，全面提升執行力，實現理想人生》（遠流）一書中提到針對被拒絕時感受的調查，有65.9％的人表示：「被拒絕也沒什麼，這種事很常見。」多達超過半數的人其實不會因為被拒絕就覺得受傷。但也有一些人（我以前就是）會把「拒絕工作」誤以為是「拒絕自己」。對這樣的人來說，主動傳達「我只是這次沒辦法幫你，跟你這個人沒關係」是一種基本的體貼。

當然，有時即使你婉拒了，對方還是會堅持說「拜託啦，就幫一下」。尤其當對方是上司，很多人會更難直接拒絕。這時候，「談判技巧」就派上用場了。以下是我多年來實戰演練出來的一些交涉心法。

拒絕上司的委託──從「鋪陳基礎」開始

假設你手頭已經忙不過來，這時上司又交代一件新工作。你先拒絕了一次，但對方還是繼續要求，那該怎麼辦？

這時候你可以再一次明確表達拒絕，比如說：「謝謝您信任我，我其實很想幫忙，但現在手上真的有太多工作，我沒辦法對這個任務做出承諾，所以這件事我可能沒辦法接下來。」這裡的「沒辦法做出承諾」其實就是在說：「我不能保證能在期限內完成。」對一個職場人士來說，表明「我不願意接下自己無法負責的工作」是完全合理的。這樣的說法也能讓對方知道你不是不想幫，而是真的沒餘力。如果講到這裡，對方還是沒有退讓，該怎麼做呢？

從這裡就開始進入談判的「重點回合」了。

我在和別人談判時，會盡量用「真誠地表達自己的感受」作為開場。假設你真的已經忙到快爆炸，又被加派工作，你心裡會有什麼感受？我自己通常會想：「對方是不是根本不了解我現在的狀況？」「是不是根本沒把我當一回事？」這樣的情緒，如果真有，也應該找個方式說出來。

例如，我會這樣說：

「真的很抱歉，但就像我剛剛說的，現在我手邊的工作已經讓我喘不過氣了。這時候又被分配新的任務，老實說我會覺得自己被輕忽了，也有點難過。會讓我感覺，也許我目前承擔的工作量還沒有被充分理解。」

這裡的關鍵是：你要說的是「自己的感受」，而不是指責對方「你就是不體貼」。如果你直接說：「你根本不知道我多忙」、「你是要我爆肝嗎」，這樣只會讓對方反感。很可能對方也會反擊：「我有說你一定要做嗎？你也不懂我的立場啊？」進而導致雙方關係惡化。

請記住，談判的目的不是指責對方，而是讓對方了解你的現況。因此，你必須真誠地表達自己的感受。

你可能會擔心，為了拒絕工作而訴諸情感，會不會讓氣氛變得尷尬、甚至引發不快？那麼，為什麼「說出自己的感受」會這麼重要呢？因為開啟良好溝通的第一步，就是坦承。

換個角度想像：如果你是上司，聽到部屬誠懇地吐露他的壓力與真心話，你會怎麼做？多半會恍若被人一棒打醒，先停下打算委託的事，想了解他的狀況吧？以我自身經驗來說，大多數上司其實都能理解，也會展現出體諒與關心。在這裡你要做的，不是和對方「爭對錯」，而是先營造一個「能好好談的空間」。

聽到交涉，你是否以為就得跟對手爭個輸贏呢？所謂的交涉能力，其實就是以能夠滿足雙方的條件為中心進行商討。沒這個前提就直接硬碰硬，最後只會變成誰比較大聲、誰壓住誰的對決，尤其對方是上司的情況下，你即使當下爭贏了，未來也可能因別人對你的評價而吃虧。結果，在工作上步步難行，於公於私，長遠來看對你一點好處也沒有。

　

最重要的是，彼此要能好好理解對方的想法，並在此基礎上進行對話。而要做到這一點，雙方都需要敞開心扉、說出真心話。而這其中，必須先由你自己開始。因為如果你不願意先說出內心的話，對方也不會輕易打開心門。

但老實說，說出自己的內心需要很大的勇氣。即使像我這樣有過無數交涉經驗的人，有時也還是會覺得害羞或是丟臉。儘管如此，當你真的已經無法再多承擔更多工作時，也只能鼓起勇氣，開口說清楚。你只要抱著「就試試看吧！」的心情說出口，大多數情況下，對方也會打開心扉，願意傾聽。如此一來，就能進一步展開真正的、有建設性的對話。

相反地，如果在沒有建立這種交涉的基礎之前就貿然談判，最後往往會變成一場爭執。彼此都不了解對方的處境或真正的想法，只是一味堅持自己的立場，那只會淪為「誰對誰錯」的論戰。這種做法並不明智。即使你最終在爭論中勝出，從長遠來看，也可能對你的職涯造成不利影響。而事實上，多數情況你反而會吃虧，畢竟，上司在職場中的地位本來就比你高。

但一旦你鼓起勇氣，成功建立起這樣的溝通基礎，接下來才是真正的談判開始。以我自己的做法為例，我會提出具體的建議，幫助上司一起思考「要如何才能解決這個問題」。

向上司婉拒工作的實戰技巧

假設你被上司指派了一項名為Ａ的工作，而你表達了拒絕的立場，但對方並不打算收回這項工作。如果是我的話，我會先問上司分配給我這個任務的理由，釐清這點之後，就能根據理由找出更適任的人選，並建議由那位同事來負責。

那如果實在找不到合適的人選該怎麼辦呢？此時，我就會進一步詢問：「那我目前手上的工作Ｃ，有沒有可能交給別人？這樣我就能有餘裕來處理工作Ａ。」這樣透過重新調整任務分配，我們就能朝著彼此都能接受的方式（雙贏）達成共識。也就是一起與上司討論，共同思考解決方案，找出「第三選項」。

當然，也可以直接提出替代方案，例如說：「坦白說，我不是很擅長處理Ａ這類工作。不過如果是Ｄ（乾脆舉出自己比較喜歡或擅長的工作），我目前狀況下還能盡力配合。」既然都得承擔新的任務，與其勉強接下自己不擅長或不喜歡的事，不如主動承擔自己比較有信心或感興趣的工作。這樣不但比較容易上手，也能為公司帶來更好的成果。至少我自己是這麼認為的。

當你提出這樣的建議時，有時上司會爽快答應，也有時不會。如果對方不同意，那就務必搞清楚理由，根據上司所提出的條件，再調整提案、提出新的替代方案，持續尋找雙方都能接受的選擇。

但萬一怎麼談也談不攏，該怎麼辦？

這時我會選擇「No Deal（不接受）」。不需要再多做解釋，只要簡單說一句：「真的很抱歉，但我沒辦法再承接更多工作了。」即使場面變得有些尷尬，也請你保持沉默，靜靜等待對方回應。當你堅定地表達「No Deal」時，對方往往會選擇放棄，或者退一步，接受你先前提出的第三選項。

雖然上司的確有權下達工作命令，但那畢竟是最後手段。大多數的上司其實並不希望強硬壓人。如果真的有人說出「這是命令」這種話，那就表示情況非常特殊。遇到這種情況，也只能接下任務。但我會帶有警告意味地加上一句：「既然是命令，那我就照辦，但如我剛才所說，我可能無法百分百投入，會盡力去做，但請務必在過程中提供支援。」這樣一來，萬一後續出了問題，也能讓對方知道：「我事前已經說明了風險，工作最後是你堅持要我接下的。」

以上，是關於如何拒絕上司工作指派的實戰技巧，甚至連最壞的情況發生時適用的應對方法也已進行說明。但我有個好消息要分享──只要你勇敢地說出自己的想法，交涉其實往往都能順利收場。我自己處理過不少次這類溝通，至今從未真的發生最壞的情況。幾乎每次我們都能找到替代方案，討論也都能和平落幕。不過這件事真的只能試過才知道，建議你不妨親自試看看。

拒絕或談判，說到底就是一種技巧與技術。就像運動或彈奏樂器一樣，不透過實際練習，是不可能學會、也不可能進步的，拒絕或談判的能力，也同樣需要靠實戰經驗來累積。

不必一開始就做到完美。先從你覺得應該可以試試看的小事開始挑戰，累積一點一滴的成功經驗非常重要。只要持續練習，總有一天你也會像我一樣，把拒絕變成理所當然的日常。

最後，補充一些關於如何避免在無法負荷的情況下硬接工作的交涉技巧。原則上還是和前面所提的一樣，請當作複習繼續往下看。

關於「排程協調」的談判技巧

當我接到上司或客戶的任務時，我會特別注意兩件事：一是確認「截止日期」，二是確認「完成後的預期成果」。為什麼這兩件事這麼重要？讓我們舉個例子來說明。

假設上司交代我要寫一份報告。這時，我首先會問清楚期限：「請問這份報告的截止日是哪一天呢？」已經閱讀到此的你，應該很容易理解這一點吧。

絕對不要因為對方說了個模糊的「越快越好」就默默答應，覺得自己應該要識相地照辦。這樣不僅會讓雙方產生認知落差，還可能導致後續溝通成本增加，甚至釀成不必要的誤會與壓力。

假設上司說「一週後交件」。這時就該進一步詢問「您希望這份報告具備什麼樣的內容和格式呢？」或者例如：「一週後的話，大概會是這樣的初稿，您覺得這樣的方向可以嗎？」記得主動對齊雙方對「完成成果的想像」，必要的話也可以畫張草圖或用簡單圖示補充說明。

如果上司聽完後補了一句：「我希望你能再多加入某某數據。」那就要誠實地回應：

「了解。但光是收集這份數據就需要一週的時間。那麼，是否可以將報告的截止日順延兩週，也就是三週後交件呢？」

　

這就是避免被壓到不合理時程時的談判關鍵──清楚說明時間成本並提出具體的替代方案。如果上司重視的是時程，他可能會說：「那就先不用加入那份數據，還是請照原計畫一週後交。」反過來，如果內容比時程更重要，他也可能說：「ＯＫ，那三週後交件沒問題，但記得一定要把那份數據放進去。」

就這樣，透過溝通達成「我可以接受、你也可以接受」的雙贏共識。即使談判過程有些反覆，只要願意坦誠地尋找雙方的平衡點，通常都能找到解法。

當然，對還不習慣這種溝通的人來說，一開始可能會覺得壓力大，但只要在一開始就把關鍵細節談清楚，後續的合作會變得順暢很多。

請養成這種習慣，會讓你工作效率和心情都大大改善。

好的，有關①的說明說得太多了，接下來，我將介紹②「停止『主動撿工作』的習慣」。

※ 本文摘自 《從此擺脫加班人生！化繁為簡的30分鐘工作法》，原篇名為〈６　從根本減少工作量的實戰之道〉，立即前往試讀►►►