拒絕過載！讓「隱藏任務」視覺化的管理術

文／吉田幸弘；譯／郭凡嘉

年輕員工Ｓ在個性上很難拒絕別人的請求，因此前輩和其他部門的人便不斷把工作交給他，導致他經常加班，明顯已超過他的負荷量。

前一年度擔任主管的Ｔ看到Ｓ這樣的狀況，就曾提醒他：「一個人承擔太多工作，一旦沒完成，反而會造成大家的困擾。你必須掌握自己能處理的工作量，超出的部分就要懂得拒絕。」但情況並未改善，因此Ｔ只能不斷介入協助。

從本年度開始成為Ｓ的主管的Ｕ，是以工作效率高聞名。Ｕ在接手時或許已經從Ｔ那裡了解了情況，因此他剛上任不久，就主動找Ｓ面談，並提出以下建議：「我們先把你現在手頭上的任務全部『視覺化』。」指示他列出一份工作清單。

過去曾有一段時間，「沒有名字的家事」（按：指未被明確列名，但仍得花時間處理的家事，例如「洗碗」這個工作，並非單純指把碗盤洗乾淨，還包含把碗盤擦乾、放回原處等瑣碎的事項）這個概念受到矚目，同樣的，工作中也存在許多其他人看不到的隱藏任務。這些工作很容易被忽略，卻會占用不少時間。

因為這些工作往往是在日常流程中自然發生，連執行者本人也經常難以意識到，所以Ｕ認為，有必要特意把這些隱藏任務逐一寫下來，讓Ｓ能明確認識到自己負擔的工作內容。

隱藏工作分為以下三類：

1. 雖然不起眼，但須依照固定模式完成的工作

• 更新網站。
• 發群組信通知商品停售與新商品上市。
• 製作每週四前須提交的會議資料。

2. 受人委託、須花時間處理的工作

• 製作每週寄送給Ｔ公司的數據。
• 協助製作Ｈ公司競標用的提案書。
• 為經營會議製作各商品與各地區的銷售數據。

3. 特定個人負責的工作

• 訂購辦公用品。
• 為新員工製作門禁證。

透過列出工作清單，主管Ｕ能掌握Ｓ正在處理的各項工作，進而提出具體的改善建議與對策，例如讓Ｓ停止進行低生產力的業務，或將工作退回給原本委託的人，讓他們自行負責。

要改變眼前的現狀，就得先將問題「視覺化」。

此外，透過指導Ｓ如何安排工作的優先順序，能讓他學會自行調整，以適當的狀態完成業務。

這種微觀管理（即主管對部屬進行細節層面的掌控）雖然有時會降低部屬的積極度，但如果部屬已經接近崩潰，就有必要介入。每天早晚兩次左右的指導，並不會對領導者造成過大負擔。

再者，如果事先整理並明確列出全年各項工作的內容與繁忙期，也會讓委託工作的人注意到該提早交辦。例如：

• 十一月第四週至十二月第一週是全公司年底活動的準備期，工作比較繁忙。
• 一月第三週至二月第一週須製作產品型錄。
• 三月第三週至四月底須專注於指導新員工。

提高工作效率的最有效方法，就是停止做一部分的工作。不過，自己往往難以察覺該停止哪些任務。因此，應透過「視覺化」分辨，再由主管以客觀的視角提出建議。

成為高效主管的祕訣

透過「視覺化」，可正確認知並調整工作量。

※ 本文摘自 《你是高效主管或只是忙碌主管》，原篇名為〈６　沒有名字的工作，正偷走你的時間〉，立即前往試讀►►►