文/川上徹也

一言力必須具備的第一個能力是「摘要力」。

摘要力是指能夠將龐大的資訊,簡潔有力的彙整成重點的能力。
做不出摘要的話,就不能說擁有一言力。

首先,要擁有一言力,最需要的就是摘要力。

英國前首相邱吉爾跟美國前總統雷根,都要求他們的幕僚把所有案件彙整成一張紙。

聽說軟銀會長孫正義的口頭禪是:「所以結論是什麼?給我結論。」部屬報告事情時,如果沒有在開頭前十秒鐘講出重點,孫正義就會回「夠了」並轉身離去,不再聽第二句。

據說蘋果電腦的創辦人史蒂芬・賈伯斯也一樣,當部屬提出數個提案時,他會生氣說:「彙整成一個之後再來!」「再弄得更簡單點!」

並不是因為孫正義跟賈伯斯比較特別,而是因為才華洋溢的企業經營者,和對世界影響力深厚的領導者日理萬機,比較沒耐性,因此大部分的老闆都想立刻聽到結論。忙碌的高層沒有時間閱讀或聽取瑣碎的細節。

另外,大部分聽取報告的人(評價、判斷者),都相當了解案件的內容,因此,長篇大論他們已經知道的事情,只會惹毛他們罷了。

想要抓住老闆的心,一開始摘要出結論是最大的關鍵。

如果自己是聽取報告的那一方,應該可以理解聽取沒有重點的報告有多痛苦吧。

沒有什麼比流水帳還要令人焦躁

假設,某一天客戶突然請你過去開會。

你是主管,但當天有個行程推不掉,怎樣都無法參加那場會議,因此讓部屬過去拜訪。

當你回到公司後問部屬:「談得怎麼樣?」

結果他回覆你:「鈴木部長出席了會議,他針對上次電視廣告的企畫簡報提出很多問題。第一個問題是詢問交期,他問:『如果按照上次那個提案進行,交期真的沒問題嗎?』我回答,本公司會盡最大的努力。然後,第二個問題是關於廣告選角。他說社長夫人好像不太喜歡我們公司提案的演員,因此希望我們再提出其他方案。因此,我想要委託演藝經紀公司幫忙選角,以便提出新的提案。第三個問題則是……」

聽到這樣的回答,你會怎麼想?

沒有什麼會比按時間序列詳述細節,卻看不到結論的報告,還要讓人覺得焦躁、不耐煩。

你應該會忍不住想問:「所以結論到底是什麼?」

「針對上次的簡報,鈴木部長請我們提出新案。有三個理由,第一……」

如果在報告一開始就先帶出會議的結論,然後依據對方的要求提供細節,這種部屬會獲得比較高的評價。

為什麼呢?

因為摘要出結論,能使人輕鬆汲取詳細的資訊。

向熱門新聞學習壓縮文字

這裡以日本規模最大的新聞網站──Yahoo!新聞為例,網站中精選的十三字標題(嚴格來說包含半形文字為十三點五個字)、共八篇的「Yahoo!熱門新聞」有著極大的影響力。

Yahoo!熱門新聞跟其他新聞網站的思考方式完全不同,下標題的方式相當獨特。

例如在寫這篇章節時,Yahoo!熱門新聞剛好有這八條新聞,標題如下:

小池增田大對決 讀賣民意調查

中國洪水氾濫 疑似因水庫洩洪

換名改運?速霸陸的危機感

激似寶可夢道具的公園 朝聖人潮不斷

三大夏日病毒 常見特徵和預防

村田諒太  TKO十一連勝

奧運桌球代表隊初次的商務艙

尾崎豐兒子訴說對父親的思念

光看標題就覺得很吸引人吧。

雖然沒有特別使用修辭技巧,但壓縮資訊至最小化的摘要,能孕育出力量。

例如,「換名改運?速霸陸的危機感」,這篇新聞是轉載自《東洋經濟線上版》,專訪速霸陸社長的報導;原文標題是「『速霸陸』為何捨棄富士重工的名字 吉永社長『眼光深遠的目標』是?」Yahoo!熱門新聞依據原文內容,重新編輯了標題。

「為何捨棄富士重工的名字」的疑問句,Yahoo!熱門新聞用一句「換名改運?」來表現,然後將訪談整體內容摘要成「危機感」一詞,淺顯易懂。

像這樣盡可能的壓縮資訊,成功將標題壓縮在十三個字以內。

人一眼能認知的字數不超過十三個字

為什麼Yahoo!熱門新聞會將標題設定為十三個字以內呢?

因為人類一眼能夠認知的字數有限。據京都大學下田宏教授的研究,人類不移動眼球,一次最多可汲取資訊的範圍是九到十三個字,無論是直寫還是橫寫,都沒有太大的差異。

在電視節目中出現的標題,也是以不超過十五個字為原則。因為超過這個數量,觀者就必須花費力氣汲取資訊的意義。

Yahoo!熱門新聞也是透過不斷嘗試,最後才決定這個標題規則。

《Yahoo!熱門新聞的編輯法》(奧村倫弘著)一書中指出,Yahoo!熱門新聞一開始是將標題設定成十一字以內,二○○一年隨版面的變更,標題才改為十三點五個字,一直沿用至今。

此外,標題的設定是依據下面三個原則。

①用一句話表達這則新聞的價值。

②不誇大事實,言簡意賅的傳遞資訊。

③不做多餘的修飾。

想用十三個字寫出標題,就必須重點式的濃縮必須傳達的資訊。在濃縮的過程當中,刪掉多餘的資訊,重點自然會浮現出來,並導向第一個原則①用一句話表達這則新聞的價值。

此外,為了忠實②不誇大事實,言簡意賅的傳遞資訊和③不做多餘的修飾的原則,Yahoo!熱門新聞有別於其他新聞網站,不怎麼使用廣告標語的技巧,而是貫徹摘要的原則,標題盡可能不造成觀者誤解、簡單明瞭。

一旦標題字數多,就會不由得想要做多餘的修飾,或是置入廣告文案的技巧。因此,想把標題壓在十三字以內,就必須貫徹摘要的原則。

以新聞作為素材,濃縮文章內容、寫成簡潔有力的標題,是對不擅長摘要的人而言最棒的練習方法。

用十五秒摘要對話內容

口頭的摘要方式也是一樣。記得一開始就先帶出結論。

首先,摘要主旨,明確傳達目的。

口語多少會有贅字,很難把字數壓在十三個字以內。因此,養成習慣用十五秒摘要對話目的。

十五秒跟電視廣告的長度相同(節目的廣告贊助商的廣告則是三十秒),換算成字數的話,大概是六十個字左右。十五秒意外的可以讓你說很多。

這樣的字數,聽者也能沒有壓力的聆聽。

在對話時,對方如果話很多,就簡短摘要對方說話的內容吧。

原封不動用對方的詞彙做摘要的話,只是鸚鵡學舌,對方不會覺得你理解了。

這時,用「你所說的是這個意思嗎?」作為開場白,然後以自己的話來摘要,可以讓對方覺得你「真的有聽懂」。

試著用自己擅長的領域做比喻,也是不錯的方式。

剛開始摘要時,可能會跟實際內容有所偏離。但只要透過上述介紹的方法練習摘要,就可以減少沒摘到重點的情況。

如果沒有仔細聆聽、理解並記憶對方的談話內容,便無法用自己的話做出摘要。沒有人會討厭用心傾聽、理解自己的人。

這麼做,還能提升對方對自己的好感度。

日本前田徑選手為末大,現在以名嘴的身分活躍於各大媒體。

當他跟其他領域的人談論到商業跟學術話題時,都會用「如果在運動界,就像是○○這樣嗎?」的方式摘要對方的話。

如此一來,對方便覺得「這個人有用心聽我說話,而且真的有聽懂」,因而給予好評價。

只是,在工作場合以外,私下對話用太多「你是指這樣對不對」;過多的摘要會引起他人的反感。

特別是女性,當先生或伴侶等親密對象摘要自己說的話,經常會產生不愉快的情緒。

另外,在客訴等情況,對方火氣正大時,不小心摘要對方說話的內容,反而會火上加油、造成反效果。

因此,在對話的時候要多加注意。

※ 本文摘自《一言逆轉》, 立即前往試讀►►►

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