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文/澤圓

 

所有簡報都從「創造願景」開始

1.願景是什麼?
簡報的最初目的就是「引導對方採取行動」。

做業務的想要客戶「簽約」、企畫部的想要「提案的企畫被認可」、創業家向投資人簡報的話則是希望對方「認同事業計畫後進行投資」,大家各有目標,想讓對方採取行動。就算是演講或講座,也有想讓「聽講的人感動」「有所收穫,從明天開始行動」等目標。

不管是哪一種,一定都有想透過簡報「希望對方採取的行動」

你在構思簡報時,有明確希望對方採取怎樣的行動的目標嗎?第一步必須先釐清這點,因為這是簡報的起點,也是構成願景的其中一半因素。

那剩下一半是什麼呢?確定想要對方採取的行動後,接下來就要更進一步思考該怎麼做,才會讓對方採取行動。

○1做了○○,會變得幸福(幸福、快樂、滿足)

○2不做○○,會變得不幸(不幸、恐懼、不安)

原則上,人會因為上述其中一點而行動。換句話說,只要其中一項能傳達給對方,就容易使對方採取行動。

但追根究柢,這二項的源頭是相連的,「不做○○,會變得不幸」,反過來說就是「做了○○,(迴避不幸)會變得幸福」。

也就是說,我們簡報時要盡力傳達出「做了○○,就會有這麼幸福的未來等著你」的期待。

‧想讓對方採取怎樣的行動?

‧採取該行動後,會有怎樣幸福的未來等著對方?

上述這兩點就是簡報要傳達的願景。

各位在構思簡報時,能明確看見這樣的願景嗎?

舉例來說,我的日常生活就是向企業經營者或高層描述Windows的功用。因為我是微軟公司員工,肩負「讓對方了解Windows價值」這個重要任務。但是,我透過簡報告訴對方的,不是Windows有多優秀,而是「因為使用Windows工作的人會有怎樣的變化、能實現多幸福的工作環境」,也就是將願景傳達給對方。

假設使用Windows能使作業時間縮短四成,這樣一來,傳達該機能的價值自然很重要。但光是這樣還不夠,身為發表者,我想傳達的只有更往前一步的「幸福未來」。所以我拚命思考「縮短四成的作業時間後,能實現怎樣幸福的未來」,並在簡報時讓對方也能描繪出同樣想像。比如以下這樣。

‧因為員工可以早點回家,能有更豐富的生活

‧能和家人有更多相處時間,或是有實現自我興趣的時間等

‧減少加班費、降低成本(經營者的幸福未來)

‧離職員工或有精神問題的人減少、降低徵才和教育成本

‧提升公司形象,也能提高顧客的評價

‧因為公司形象提升,員工工作動力升高,還能找到更好的人才

只要多想一點,就能勾勒出各種幸福未來。相信你一定也能從「縮短四成作業時間」這個機能的價值,想像出對對方而言的幸福未來。

在你想像的許多幸福未來中,對簡報對象而言最鍾意的幸福未來是哪一個呢?最能引導行動的幸福未來是什麼?

像這樣徹底地想透願景後再構思簡報,便是所有步驟的起點。

如果你過去的簡報都是圍繞在商品或服務的「本身」,那你與簡報的出發點根本就是完全背道而馳。

很遺憾的,你做的不是簡報,只能稱為說明。實際上,「無聊的簡報」「沒什麼效果的簡報」從頭到尾都是在「說明」,換句話說,你將終點設定為「讓人理解事實」。

但是,真正的重點不是這個。我們應該做的是讓對方想像幸福的未來,擁有「為了實現該未來而採取行動」的心情。從一開始構思簡報的階段,到實際上台簡報,在結尾來臨前,這個目標都不能有絲毫動搖。

說到很會做簡報的人,各位會想到誰呢?應該有很多人會想到在TED大會演講的人,或史蒂夫.賈伯斯、孫正義吧?

其實,經營者(特別是創業者)中有很多優秀的簡報者。他們原則上不會說「我們公司的商品或服務有多優秀」。他們熱烈講述的,都是「我想讓未來成為什麼樣的社會」「因為我們的想法或商品,會讓未來的社會變成什麼樣子」這類願景,這才是他們興辦公司最重要的理由,也是他們工作動力的來源。

他們嘴裡講的是自己想像的幸福未來,並且為了實現這個幸福未來而賭上人生。

這樣的人的簡報是有靈魂的,自然也增添了一股魅力。因此,優秀經營者的簡報能打動人心,也能引導大眾行動。
2.分析聽眾
要創造願景,最重要的元素就是「描繪誰的幸福未來」。對象只有一個人的話很簡單,但也會遇到對象是十人、五十人、一百人的時候吧!

在這種時候,就必須想想「核心聽眾究竟是什麼人?」必須根據性別、年齡、職業等社會屬性分類,還要依「煩惱○○的人」「想知道○○的人」這種個人的興趣或關心、煩惱或課題來分析才行。

簡單來說,你必須徹底思考來聽你簡報的,是「怎樣的人」。

舉個例子,我常向「資訊專員」做簡報。他們是各企業的電腦負責人,或是系統負責人。在這種時候,我首先會想的是「他們到底平常是懷著什麼想法工作……」「為了什麼事情煩惱、又會在什麼時後感覺到工作有價值……」

接著繼續思考更後面的事,「幸福的未來對他們來說是什麼」。

這是我實際向資訊專員簡報的案例,為了開始簡報,我會先丟出這樣的問題。

──今天,來到這裡的各位之中,如果有人收到過「郵件發不出去」的抱怨,請舉手。

接著,幾乎所有人都會把手舉起來。這是當然的,電腦這玩意兒並非任何時候都很完美,一定會發生因為某種錯誤而出現的問題,例如「暫時無法使用郵件」或「送信延遲」。這時負責公司內部資訊系統的專員們就會收到抱怨,然後他們會馬上追究原因,有時還要徹夜維修。於是我又再丟出這個問題。

──那你們之中有收過類似「今天能寄信了,謝謝!」的感謝信的人請舉手。

接著會場笑聲四起,大家都一臉「怎麼可能有這種事」地搖搖頭,沒人舉手。說的也是,像他們這樣的電腦專家,就是每天努力地做著這樣不會得到回報的工作。

說完這些話之後我才開始簡報。

這也是我分析了聽眾後才開始這麼做的,「資訊專員們,每天是在什麼環境、用什麼想法工作的?」「他們會在什麼時後覺得辛苦或是感到有價值呢?」我會以自己的角度思考,或是做各種調查,有時還會找人採訪,總之要找尋「聽眾的真實樣貌」。

經過這些作業,我將「資訊專員」這樣原本沒有五官的團體,描繪出他們是擁有豐富表情,每天努力做著不會得到回報工作的無名英雄。

這個過程非常重要。如果無法確實想像「對方是怎樣的人」這個部分,想像不出他的真實樣貌,就無法決定「該向他們傳遞什麼訊息」或「能帶給他們怎樣幸福的未來」。

順帶一提,前面我說向資訊專員做的簡報,還包含了這樣的訊息。

──各位的工作或許真的只是幕後人員,但是沒有你們,企業也沒有未來。你們的工作就是為企業開創未來,並為之後遇到的客戶開創未來。

我希望他們回家時抱著「我們是開拓明天的人」這樣的想法,還希望他們能採取「重新發現自己工作的價值,明天開始積極處理工作」這樣的行動。這就是我加在簡報中的願景。

再舉別的例子。以前,我曾受京都某大學資訊中心邀請,參加他們主辦活動的紀念演講。因為是大學主辦的活動,我以為聽眾會以大學生為主,結果主辦方這麼說:「不,因為這是透過報紙廣告募集的市民講座,最年輕的大概也六十歲了,其他人更是超過這個年紀的。請你聊聊能讓這些人感興趣的電腦科技話題吧!」

「六十歲以上的人也會感興趣的電腦科技話題……」這個要求還真難啊!於是,我以「六十歲以上的高齡人士」為條件,想像對他們而言「和電腦科技相關的幸福未來」會是什麼樣子。我想到的畫面如下所述。

──如果各位到電器行的電腦賣場後,聽得懂店員說的話是否會覺得很開心呢?而且如果是和孫子一起去電器行,還能告訴他很多關於電腦的事,就會得到「爺爺好帥噢!」「奶奶好厲害!」的回應吧!

於是會場內的人都大大地點頭稱是。這就是我想告訴他們的「幸福未來」,我就是朝著這個目標構思簡報,直到正式上場。

聚集在會場的人並不是為了更了解電腦科技,他們尋求的世界是更之後的東西,比如「讓孫子覺得自己很厲害」。

在思考聽眾的幸福未來時,最重要的關鍵,我認為是與自己有關

「聽了這場演講就會更了解電腦科技」「接下來的時代,電腦科技很重要呢」像這樣的演講內容,只會讓他們覺得「說的也是……」「還是要了解比較好呢……」,但總之聽起來還是別人的事啊!

但是,如果跟他們說:「聽了這個演講會讓孫子很開心」,相信他們對於一場簡報的印象會唰地改變,簡報內容變成與自己密切相關的事了。

如何讓聽的人認為其實簡報內容講的是「自己的事」呢?這點非常重要。不管聽眾有多少人,如果不能讓對方認為「這是為你而做的簡報」、讓對方覺得這是自己的事,就無法讓聽眾深陷其中。

無論你的簡報內容充滿多麼有價值的資訊,只要無法讓聽的人覺得是自己的事,那麼該場簡報始終只是一場普通演說。

所以,我們這些做簡報的人,必須徹底思考來聽簡報的「是什麼樣的人」,想像出具體的人物形象,並提供對方能看到的幸福未來。

※ 本文摘自《最強表達高手的攻心簡報術》立即前往試讀►►►

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