文/浦孟涵

日本知名作家曾野綾子曾經說:「人生要『繞遠路』,才有趣!」仔細想想,在高速的生活步調裡,像是精品咖啡、茶道、園藝、米其林餐點等許多的美好事物似乎都是由慢活的美學所成就,在強調效率、每個人都被期待同一時間做多件事(multitasking)的國際職場其實更是如此,多數人都希望把工作上的任務處理得又快又好,但每當需要做重要的抉擇、處理嚴重的爭議、爭取強大的支持時,「慢工出細活」幾乎是恆久的準則。

在職場上,什麼是「繞遠路」的溝通方式?讓我先舉幾個例子:

能當面溝通就不要依賴電話或email

「這次的採訪好精彩,雖然聊天的時間比真正錄節目長很多,但聽著主持人的人生故事,發現我們未來可能會有合作的機會,對方甚至還介紹一個不錯的人選給我!」當同事看到我花了一個上午,才做完明明半小時就能搞定的採訪而表示關心時,我這麼回答。當初對方很貼心地提議用電話簡單聊個半小時,我卻選擇坐一小時車,到這個距離公司很遠的錄音室和主持人面對面交流,而這個選擇的結果是,我們不只「做完」了這個節目,更發現許多新的可能性,對雙方來說,都算是把這件事做到「最好」。

在科技發達的今天,誰都能透過即時通訊軟體、email或電話輕鬆完成事務性的溝通,但多數時候,科技無法取代人與人面對面交流時迸生的火花、相互激盪出的靈感,和一個眼神、一個微笑就了然於心的默契,科技能夠幫助我們很快把事做完,但當面溝通才能發現更多驚喜。

相信溝通的力量,不要怕麻煩

Renee:「客戶要我們這麼做真的很過分耶!我們沒有收一毛錢,只是純幫忙呀!為什麼他們還三天兩頭提出不同的要求?」

我:「妳跟客戶溝通了嗎?他們了解妳只是在幫忙嗎?他們了解這件事的行情價嗎?」

面對面溝通很重要,尤其是面對爭議或意見不同的時候。不管是在東方或西方的職場,都不乏辦公室政治,但大體來說,西方的職人往往在問題發生時,比較願意溝通,不管是好好講或是大吵一架,至少會先試著搞清楚雙方的立場,看看有沒有可能做一些改變;反之,在東方職場裡,多數職人遇到不如意的場景,會直接往心裡去,或找幾個立場一致的人討拍求溫暖,如果真的忍無可忍,丟下辭呈一走了之的人也為數不少。

問他們為什麼不先試著溝通看看,得到的答案通常是:「太麻煩了、應該也沒用或反正到時候還是得照做……」但這些人忽視了一個重要的事實──願意溝通就有改變的機會,就算不會馬上產生很大的變化,但已經種下了改變的因子,即便結局沒變至少表達了自己願意解決問題的誠意。

除了說how和what之外,一定要說why

Tim 眉頭深鎖的來找我:「為什麼我鉅細靡遺、一步一步地說明了這個報告的寫法,甚至還把 SOP 白紙黑字地寫下來,同事還是一天到晚犯一樣的錯,甚至連基本的行距、字型、錯字都搞不定,好崩潰呀!」

我:「你有告訴他們為什麼報告必須做到完美無缺嗎?」

Tim 翻了個隱形的白眼:「這不是一份專業文件的必要條件嗎?」(他的潛台詞:「這種 common sense[基本常識]還需要說嗎?」)

在國際職場裡,可能會跟百百種人「交手」,和每個人溝通有不同的眉角,但「永遠先說why」是經過多年實戰經驗後放諸四海皆準的溝通技巧,不管是來自什麼地方的職人,多數人都希望被當作「大人」來對待,因此如果能充分了解做一件事的原因和目的,多數人不但更有意願把事做好,甚至有可能提出讓事情變得更好的建議。

靜靜地聽著我說完上述那番話沒插嘴的Tim:「吼!已經很忙了!還要花時間解釋why……」

我:「這是個必要的投資吧!多花一些時間把任務的原因說清楚,總比你現在三更半夜還在公司一邊改報告一邊崩潰好吧!」

與其費盡唇舌說服,不如創造體驗的機會

多年前我在企業內部和 NGO 夥伴們合作,開創了濕地復育、生態旅遊、海洋保育等一連串結合環境與經濟永續發展的計畫,剛開始推動時非常吃力,因為相較於社區關懷或是偏鄉教育,環保是個很重要,但比較令人「無感」的議題,於是我們決定安排主管和員工們實際加入小農的行列種植有機米、走進濕地認識環境、製作浮島、到鄉間住幾天、體驗當地的生態等一系列活動,爭取支持和資源。這個不多費唇舌讓大家實際接觸、體驗問題的策略十分成功,環保系列的專案,在推出幾個月後,就成為全集團最受歡迎的企業志工活動選擇。

某次參與一個跨國的比稿,為了讓客戶了解和團隊實際工作的感覺,我們特別在比稿中安排了一個「動腦」會議,並邀請客戶參與其中,透過這樣的創意安排,我們順利地說服客戶「這是一個很多元化的團隊,和他們工作應該會很有趣」。

真正高明的「說服」就是不費唇舌,讓對方實際接觸、感受到你想說的話,雖然表面上看來好像很「麻煩」,但只要操作得當,所帶來的影響力會深刻又長遠。

文章讀到這,相信你應該了解,所謂的「繞遠路」在這裡指的是,為了把事情做到最好、產生最大的效益,而願意花更多時間做「麻煩事」、耐著性子用不同的方式溝通,明明有捷徑可以到達目的地,卻選擇走一條比較遠的路。

願意這麼做的國際職人往往有很深的道行和很高的格局,因為他們知道,路越遠,沿途的風景越精彩;路途稍微長一點,打造品牌力和影響力的機會只會更多,人生和職涯也將隨之豐富精彩。

關鍵思維 真正高明的溝通,不是靠嘴巴說說,而是讓對方實際感受到你想說的話,這樣做看似在「繞遠路」,卻能產生最大的效益,也是想成為到位的國際人才必須掌握的關鍵。

※ 本文摘自《為什麼我很努力,卻沒被看見?》,原篇名為〈高明的溝通需要繞遠路──細節就在這些「麻煩事」裡〉,立即前往試讀►►►

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