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工作表現愈好的人,往往愈不仰賴自己的記憶

文/吉田幸弘;譯/李彥樺

有些人對自己的記憶力很有自信,認為自己不必做筆記也不會忘記事情。
但這其實是非常嚴重的錯誤觀念。

心理學家耶賓浩斯(Hermann Ebbinghaus)曾提出一套與記憶有關的著名理論,稱為「遺忘曲線(forgetting curve)」。

這套理論的主旨,在於透過實驗確認記憶在大腦中的遺忘速度。根據其實驗結果,就算是已經記住的事情,二十分鐘後也會遺忘約四二%。
到了隔天,遺忘的比例甚至會高達七四%。

由此可知人是一種容易忘記事情的動物,千萬不能過度相信自己的記憶。尤其是認為「沒什麼大不了」或「有空再做就好」的低重要性工作,馬上就會被拋出腦外。

有些事情原本以為已經記住了,沒想到卻忘得一乾二淨,直到被對方詢問「那件事情辦得怎麼樣了」,才猛然想起來……相信很多人都有這樣的經驗吧?
當然我也有。

聽到詢問才想起來,立即加緊趕工交差,卻因為太過急躁而出了錯,導致必須全部重做。不僅浪費了許多時間,還失去了對方的信賴,可說是灰頭土臉。

愈是工作提早完成的人,愈明白紀錄的重要性,從不仰賴自己的記憶。
把事情記錄下來,有以下這些優點。

1. 能夠提升集中力

例如某人原本正在製作A公司的估價單,卻突然想起下個月要到臺灣出差,護照卻還沒有辦理更新。人一旦開始在意起一件事,就沒有辦法再暫時擱下,如此一來集中力當然也就大幅下滑。

但如果在筆記本裡記下「下星期○更新護照」,就能夠安心把這件事忘了,如此一來就能夠專注於眼前的工作。

2. 工作不會中斷

例如某人正在寫企劃書的時候,突然被上司詢問另一個客戶的狀況。某人只好暫時中斷工作,回答上司的問題,沒想到一談就談了三十分鐘。

好不容易回答完了上司的問題,想要繼續寫企劃書的時候,某人突然想到「剛剛好像正在煩惱一個環節不知該如何處理」,但就是無法想起自己到底在煩惱什麼。

像這樣的情況,如果在回答上司問題前,先記錄下「○○是△△好,還是□□好」之類的關鍵詞句,等到要重新開始寫企劃書的時候,馬上就可以進入狀況。

3. 能夠避免重蹈覆轍

記錄下自己犯了什麼樣的疏失,下次就不會再犯了。

例如在執行某件工作的時候,因為人手不足而出了一些問題。下一次再接到同樣的工作,就可以回顧從前的失敗紀錄,做出「多找兩位同事幫忙」的決定。這麼一來,就不會讓相同的錯誤再度發生。

4. 能夠善加利用想到的靈感

許多工作上的好點子都是突然浮現在腦海。

雖然那當下會非常開心,認為自己想到了一個非常棒的點子,但如果沒有馬上記下來,就容易忘得一乾二淨。
或許那個點子原本可以創造數百萬、數千萬日圓的價值,但是遺忘了,價值就等於零。
為了善加利用這些靈感,一定要確實記錄下來,不管是記在紙上還是智慧型手機裡都沒關係。
 
對了,這些文字最好統一記錄在相同的地方。

有些人會使用好幾本筆記本,並且訂下一套規則,例如「藍色筆記本記錄公司外的事,紅色筆記本記錄公司內的事,綠色筆記本記錄來自上司的指示」之類。這乍看之下是相當聰明的分類法,卻容易發生「手邊剛好沒帶綠色筆記本,只好隨便寫在一張紙上,後來卻忘記自己寫在哪裡了」之類的狀況。

此外,也有可能因為規則訂得太複雜,導致後來懶得記錄,那就弄巧成拙了。

全部的事情都記錄在同一本筆記本上,而且單純依照時間順序排列,才是最簡單又最有效率的做法。只要對照日期就能馬上找到,並不用擔心找不到當初寫的位置。

※ 本文摘自《最強工作習慣》,原篇名為〈遺忘曲線證實人腦記性不可靠,所以重要的事務必做筆記!〉,立即前往試讀►►►