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文/飯野謙次;譯/林佑純

前面也有提到過,我否定以注意力為重,採取預防對策,以避免出錯的觀點,我認為,不該仰賴人的注意力,而是要打造出在必要時喚醒注意力的機制。

即使真的採取了喚醒注意力的做法,最大的問題仍在雜念。正如各位所知,無意識浮現在腦海中的想法,占據了大腦大部分的活動區域,並且會干擾正常的運作功能。

早上出門的時候,跟家人吵架了;信用卡的扣款期限就是明天,好擔心帳戶裡的餘額還夠不夠;家裡孩子發高燒,急忙麻煩家人照顧就去上班等。即使知道煩惱無濟於事,也想把這些念頭趕出腦海,但腦部就是會有好一陣子被這類事情占據。除了這類私事以外,還包括工作上的雜念,結果就是讓雜念又影響到工作本身。

某一家鐵路公司,在發生事故之後,將原因判定為「沒做確認」,因此在沿線車站引進了指差確認(用手指向目標、出聲呼喚來確認)機制。但是,這樣的措施在車站並未受到好評,也有員工反應:「因為要特別留意指差確認的步驟,沒辦法全神貫注在駕駛上。」於是,這家鐵路公司開始與大學合作,研究如何有效落實指差確認。結果發現,當被規定的項目太多,人們就會開始分心,以至於適得其反。也就是說,過於去強制喚醒注意力,對人們不僅無用,反而還可能引發危險。

避免注意力渙散的方法

想要保持注意力,最基本的,就是盡量避免在工作上,撒下讓注意力分散的種子。例如某個主管,對部屬說了一句:「我有重要的話跟你說,下午一點到會議室來一趟。」可能真的有什麼要事,或者其實是有些不想當場說破的話也說不定。但被丟下這句話的部屬,很可能會反覆想著「到底是什麼事情?」甚至開始反省自己的行為,或是想著是不是給誰添麻煩了等,對眼前工作的專注力會因此下降。

工作上盡量避免使用可能讓人不安的說話方式。

想辦法救救健忘的自己

有關「注意力不足」可能帶來的其他失敗因素,還有健忘。

「我一不小心就忘了。」就是最常見的那種,或是接到電話,聽到對方說:「記得今天我們好像是約下午兩點……。」才發現自己不小心爽約,五臟六腑都急得像是被擠成一團。

當忘記某件事情時,就是因為潛意識中有「我應該會記得吧?」、「應該會注意到吧……。」這種過度自信的想法。

我們周遭的環境已變得相當複雜。例如一九九○年代所流行的萬用手冊,在當時,萬用手冊是個能夠為忙碌的人,管理好行程的劃時代發明。在這之前,我想應該只需要一本簡單記事本,就足以應付大部分的狀況,過去的生活就是那麼單純,每天都在同樣的時間出門,每年只會做幾次跟平常不同的事情。即使沒有寫在記事本上,也能深深記在腦海中。

我本身只會將記不住的電話號碼等資料,寫在名片大小的紙上,並對半折後放進皮夾裡,這麼做也足以應付大部分的狀況。但時至今日,我除了手機的通訊錄之外,也會利用行程管理 App 來整理、規畫每天要做的事。因為,現在的生活過得比以前還要複雜,包括我自己創立的 SYDROSE LP 和失敗學會,在東京大學針對環境安全,以及一些有關程式設計的研究。

失敗學會每個月都會舉辦一次活動,上半年在上智大學教一堂課,下半年則是在東京大學和關西大學,再加上一個月要出席一次日本消費者廳的安全調查委員會,還要去九州工業大學,花兩天的時間進行集中授課……這些行程加起來,實在很難整理規畫。因此,一旦確定這類行程或日期後,我會立即輸入到行程管理App,我甚至會盡量在往來討論的過程中就輸入進去。

我曾經覺得在會議上或應酬時拿出手機,是件很失禮的事,所以會後才將敲定的行程或日期等項目輸入到App。但後來發現,有時候只是過了短短幾十分鐘,我就忘記剛剛的談話內容,所以我現在都會毫不客氣的拿出手機開始打字。當然,一對一會面的時候,會先徵求對方同意。身邊的人可能大都也熟悉我的做事習慣了,有時還會主動叮嚀:「你要記得輸入手機喔!」有些人甚至還會主動等我把手機拿出來。

我想說的是,健忘其實就是另一種的行程管理不良,與其防止自己健忘,不如思考如何做好行程管理。以我來說,只要把相關資訊輸入到 App,系統就會主動寄送提醒郵件到我的信箱,以防止自己忘記重要的行程。

有些人依賴的不是工具類 App,而是記事本。當然,每個人的習慣都不同。使用記事本的人,除了會寫下行程之外,大都也會不時寫些小筆記來記錄其他事,雖然無法有搜尋功能,但就速度和便利性來說,完全是記事本略勝一籌。只不過,習慣使用記事本的人,由於沒有提示系統,因此就需要自行建立機制,以定期打開記事本確認行程。

※ 本文摘自《聰明工作者都會的防呆技術》,原篇名為〈別再被「不經意的錯誤」嚇到直冒冷汗〉,立即前往試讀►►►

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