收件匣像是「信件雪崩」，Email反而讓我們效率低落？

文／卡爾．紐波特；譯／蕭美惠

我剛認識西恩的時候，他跟我說起一個耳熟能詳的職場通訊故事。西恩是一家小型科技公司的共同創辦人，他的公司專為大型機構設計內部使用的應用程式。公司位於倫敦的辦公室有七名員工，依據西恩的描述，他們是過動蜂巢思維工作流的狂熱實踐者。「我們當時習慣隨時開著 Gmail，」他向我表示。「每件事都在電郵中處理。」西恩一醒來就開始收發訊息，並且持續到夜晚。甚至有名員工要求西恩不要那麼晚還寄信，因為意識到老闆的信件正在他睡覺時不斷累加，令他不勝負荷。

接著，過動通訊轉移到新工具上。「Slack 超級流行，所以我們決定試一下，」西恩回想。通訊往返的速度更快了，尤其是在挑剔的客戶加入他們的群組、隨時都可以進來問問題之後：「不間斷的干擾，每天。」西恩都能感受到注意力在訊息、工作、訊息之間來來回回，削弱他清晰思考的能力。他逐漸開始厭惡手機的通知聲。「我討厭那個聲音，現在都還會讓我起雞皮疙瘩，」他說。西恩擔心應付這種通訊的精神壓力正在降低整家公司的效率。「我會工作到凌晨一點，每天晚上都是，」他說，「因為那是我唯一不會分心的時間。」他同時開始覺得這些不停歇的通訊不是在談什麼重要事情。他檢查了他的團隊使用Slack的狀況，結果發現最受歡迎的功能是在聊天對話裡插入 GIF 動圖。當他的兩名專案主管突然辭職，西恩心情跌到谷底。「他們精疲力竭了。」

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西恩覺得這些數位通訊害得我們更沒生產力，這種挫折感其實是很普遍的情緒。二○一九年秋天，為了替這本書進行研究，我邀請讀者參與一項調查，談談電子郵件（以及 Slack 之類的工具）在他們專業生涯所扮演的角色。超過一千五百人回覆，其中許多人都附和西恩的挫折感──不是對工具本身，它們是有效率的通訊方法，而是對它們所促成的過動蜂巢思維式工作流。

這些回覆有一部分是擔憂這種工作流造成龐大的通訊量。「每天都有大批關於時間安排、截止期限的電郵，並沒有獲得有效率的使用，」一位名叫亞特的律師表示。另一名律師喬治形容，他的收件匣像是「信件雪崩」，重要的東西都找不到。

另一部分則是指出對話被延伸成為沒完沒了的信件往返所造成的效率低落。「這種非同步性質是福也是禍，」一位名叫蕾貝嘉的金融分析師表示，「好處是不需要找到那個人，我就可以問個問題或指派工作。壞處是大家期望我們隨時隨地都在檢查電郵，而且迅速回覆。」一名資訊科技專案經理人同樣埋怨：「簡單的對談（幾小時便能解決）演變成一長串電郵，收件人名單不斷增加。」一名公共行政人員指出，把互動轉移到數位訊息，讓它們「過度正式」及「更沒有創意或離題」。她說明：「一群人面對面合作就能完成的一個計畫或工作變得極為複雜，因為要管理透過電郵往返的通訊。」

認為電郵減少生產力的另一個常見論調是，突然間你被迫處理的不相干資訊量爆增。「收到那麼多跟我的職位毫不相關的郵件更新，令我不悅。」一位名為杰的教師寫道。「現在人們把回覆電郵及真正工作混為一談，」一位名為史黛芬妮的主編表示，「撰寫郵件，再把大家列入副本收件者有一種表演意味，好像在說：『看，我做了好多事情。』這真的很煩人。」而如同一位名叫安德烈的人資顧問所說：「至少五○％的郵件，你的問題都沒有得到回答……你不由得認為，那個人只是隨便打發一封郵件，壓根不在乎我會如何回覆。」

和西恩的故事一樣，我的讀者並沒有饒過 Slack 之類的即時通訊工具，許多人形容它們不過是期待更快回覆的電郵而已。「Slack只是一個訊息串。它邀請人們幾乎無限制地貼文，」一位名叫馬克的主管教練表示，「糟透了。」

當然，以上的故事都是趣聞軼事。而我接下來會詳述，當你參考相關的研究文獻，便會明白這些讀者指出的問題遠比多數人了解的更為嚴重。電郵或許讓某些特定行動更有效率，但科學將證明，這項科技所造成的過動蜂巢思維工作流對整體生產力已蔚為一項災難。

※ 本文摘自《沒有 Email 的世界》，原篇名為〈過動蜂巢思維的隱性成本〉，立即前往試讀►►►