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在亞馬遜開決策會議,前15分鐘一片靜默是常態

文/佐藤將之;譯/卓惠娟

決策會議中,先由引導人(會議召集人)明示開會主旨,並讓所有與會者了解,希望在走出會議室之前,達到哪些目的,以及將用什麼樣的順序進行檢討,並確認與會者手上是否都有拿到會議報告。

前述流程中的最後一項工作,是亞馬遜的獨特作風。

如果是一般公司,應該都會要求製作會議報告的人,必須先向其他出席成員說明議案的概要。

但亞馬遜不採取這個做法,而是各自默讀眼前預先準備好的會議報告。即使開會前已寄出報告,依然會保留一頁式簡報五分鐘、六頁式報告十五鐘的閱讀時間。

這段時間重要的是保持沉默。在大家各自閱讀時,完全不接受提問。

亞馬遜在決策會議中採取這樣的做法,當然有它的用意。

假設由製作報告的人在會議一開始口頭說明概要,正在說明第二頁時,某個與會者因為在意某個說明而插嘴:「請問一下!」很容易發生這種中途被打斷的狀況。但實際上或許第四頁的內容就能澄清他的疑問。

提問人由於還沒掌握住整份報告的內容,因此會產生疑問。在進行簡報時,常會發生中途有人發問,簡報者表示「這部分後面會說明」的狀況,就是同樣的情形。

貝佐斯非常討厭這種情況。詢問已經寫出或預定說明的內容,就是浪費時間。閱讀時遇到不明白的部分先打問號,若之後某一頁說明了,就把問號畫掉,只需提問最後仍留下的問號,這樣可以節省更多時間、效率更高。基於這個想法,所以把開會一開始保持沉默各自閱讀制訂為規範。

一句話都不必說才是最完美的會議

對於決策會議,貝佐斯徹底要求必須先安靜閱讀報告。閱讀完畢後,主持人會詢問:「有沒有問題?」然後再進入討論。

有些主持人會在討論前先簡述報告摘要,但這並非絕對必要。經過十五分鐘,所有與會者都看過一遍報告了,就可以立刻開始討論。

另外,亞馬遜認為最理想的會議是讀完報告後,不需任何提問就安靜結束的會議。如果是一頁式簡報,讀完後主持人詢問:「有沒有問題?」若沒人提問就代表通過。即使是六頁式報告,也是逐頁詢問有沒有問題,六頁都沒有疑問或擔憂的話,就會直接宣布「依照內容進行!」結束會議。

第三章要介紹的創意激發會議則另當別論。以決策為目的的會議,只要沒有人提出質疑,就不必再討論,只需同意內容就能結束會議,這在亞馬遜被認為是最理想的會議。

※ 本文摘自《亞馬遜會議》,原篇名為〈會議始於一片「靜默」〉,立即前往試讀►►►