作者/張敏敏

管理溝通強度,沒及時回應也不得罪人

要如何讓主管感受到訊息的重要性,讓他意識到這件事情意義重大?你必須善用不同的「溝通管道」,讓不同溝通強度的訊息有層次地交錯出現,幫助主管收到訊息後慎重考慮。

什麼是「溝通管道」?我們可以把溝通管道視為一個光譜,光譜的一端是「面對面溝通」,能夠乘載最多資訊量,訊息豐富度最高。

當我們和對方面對面說話,對方不但「聽」到我們所說,感受我們音調的變化;「看」到我們的表情,感受我們情緒的流轉;同時也因為「互動」而彼此不斷調整溝通方式和內容。所以,「面對面溝通」可以承載的訊息內容是最豐富的。

面對面溝通的其中一個好處是,我們可以透過不斷的互動,一問一答,讓雙方原本沒有聚焦的訊息,逐漸靠攏,最後可以達成共識。另一個好處是,雙方當下必須根據溝通結果,相互表態。不管最後結局是你喜歡或厭惡,都必須為這次的溝通做一個結尾,或做一個承諾。

面對面溝通最大的缺點是花時間。因為需要看、聽,還要相互討論,自然會花較多時間。可是,有時面對面溝通不一定會產生預期的結果,所以有其必要交互搭配各種方法,達到溝通目的。

光譜的另一極端就是「簡訊溝通」,承載最少訊息,訊息表淺但是速度快。

簡訊溝通仍受限於科技規格,主要傳送有限字數文字、低檔圖片、簡短影片。由於資訊少,主要靠視覺閱讀短訊息,因此花費時間少,對於已經成熟的團隊、有默契的夥伴、工作流程固定的部門,是個很快可以傳達訊息的方法。

簡訊溝通的缺點是,能表達的想法有限,無法說清楚事情的始末,如果加上用詞不夠精準,溝通容易有誤解。簡訊溝通也因為缺乏說話聲音的輔助,同時看不到對方的表情,自然也感受不到對方的心情。這樣的表達,單向又精簡,訊息「模糊性高」,所以只能處理簡單問題,傳達簡要想法。畢竟在無法有效雙向互動的情況下,溝通成果有限。

社群媒體包括LINE、WeChat、IG、Twitter等,傳送速度雖快,也可以透過制式圖片、貼上個人照片等傳送訊息,但在職場的運用上,溝通效果仍有限。甚至因為想快速回覆,使用貼圖和照片,一旦溝通中的一方對貼圖或照片有不同的解讀,溝通過程中的某些情緒可能被過度放大。喜歡就會很喜歡,討厭就是很討厭,少有中間或灰色地帶的情緒表現,使得工作中的簡訊溝通如同讓雙方走在高空繩索上,一點點輕微晃動,就會讓人緊張。

總而言之,你只要記住,看得到人、聽得到聲音的,溝通訊息比較多。看不到人,只有單一文字或照片的,溝通訊息比較少,溝通效果就會比較差。

接著,我們要透過媒體特色,教你如何切斷來自主管的情緒耗竭。尤其是不懂得尊重員工私人時間的老闆,或者是有狂發簡訊毛病的上司。

※ 本文摘自《拒絕職場情緒耗竭》,原篇名為〈管理溝通強度,沒及時回應也不得罪人〉,立即前往試讀 ►►►

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