把目標拆解成任務，然後「速刷任務」

文／橫山信弘；譯／羅淑慧

就我的經驗來說，若能在約一小時內完成任務，速度就算快

拆解任務是一種技能

我總是建議企業領導者：「不要用模糊、抽象的說法，重點是把工作具體拆解成任務。」

結果，對方反駁：「又不是我的問題，而是現在的員工理解力很差。」

我想問問這些領導者：「你當然可以選擇自己喜歡的表現方式，但你能具體說明你的期望嗎？關於『開發獲得客戶好評的商品』這個目標，是由什麼計畫和任務構成的？」

請讀者也試著思考看看，如何回答這個問題。事實上，大多數人被這樣逼問時，都不知道該怎麼回應。

「徹底開發新客戶的具體方法是什麼？面對哪種企業，要採取哪種行銷方法？得主動出擊多少次？究竟該怎麼做，才稱得上『徹底』？」大多領導者都無法給出詳細說明。雖然也有人表示：「等開始行動之後，就會懂了。」不過，事情往往不如想像中的容易。

姑且不論主管是否能正確拆解任務。我希望大家知道的是，把抽象的事物變具體，本來就不容易且有壓力。

若想正確拆解目標，具體來說，要透過「輸入 → 處理 → 輸出」三步驟：為了獲得什麼成果（輸出），需要什麼資訊（輸入），以哪種判斷標準來處理。當你能做好這三步，便可順利把工作分解成最小單位（任務）。剩下的就是養成習慣。

舉個例子，某人想做西班牙海鮮燉飯（目標），但在此之前，他從未做過這道料理，那麼他該從哪裡開始？

首先，他需要輸入資訊。什麼資訊？關於管西班牙海鮮燉飯食譜的訊息。這時的具體任務，就是查西班牙海鮮燉飯食譜。

他接著發現做這道料理得準備番紅花。為了取得那種香辛料（輸出），必須思考需要的資訊，於是，下個任務就自然浮現出來（只要知道哪裡有賣番紅花，就能獲得可期待的成果）。

拆解任務是一種技能，不可能一教就能會，必須從日常開始訓練。不論遇到什麼事，都要想：「如果把某事拆成一個又一個任務，應該怎麼做？過程會產生多少個任務？」藉此養成習慣。

透過這樣的過程，最後就會慢慢了解，任務是由「輸入 → 處理 → 輸出」三步驟所構成的。

你做的是任務還是假任務？

接下來，我將更進一步的探討什麼是任務。

我在現場工作時，發現很多人都沒有正確理解任務一詞。他們總是空喊口號：

「進一步提高生產效率。」
「開發更多客戶！」
「研發新商品。」

若沒有具體的行動計畫，根本沒辦法執行任務。所以，如果領導者只會說這類的話，團隊自然無法快速完成工作。

為了避免延遲完成該做的事，我們要把工作大略分成「計畫」和「任務」：

• 計畫：用來達成目標，任務的集合體。
• 任務：能寫到行程上、最小單位的工作或課題。

例如，「吸引客戶的活動」、「培訓部屬」、「職場的完善」……這些全都是計畫。除了像這些規模較大事務外，「寫企劃書」、「聯繫新客戶」、「在公司舉辦讀書會」等，能在一天內至數天完成的工作，或者是不需要多位員工就能解決的事，也算計畫。

不論規模大小，只要是任務的集合體都可以定義為計畫。

兩者最大的差異，在於是否能估算出工作所耗費的時間。只要能算出會花多少時間做好某事，就算是任務。只要是任務，就能讓負責人員記到行程表上。

更好的分辨方法，是任務需要由自己安排，並不會因為某些情況而被動產生。

舉個例子，同事突然打電話給你：「有件事情需要請你幫忙。可以幫我做一份資料嗎？只需要三十分鐘就夠了。」

這種突如其來的委託，不是任務，而是假任務。

你可以自行判斷要不要幫助對方，但你至少該了解，這件事不能稱作任務，只能算是假任務。除此之外，把客戶打來的電話轉接給某人、閱讀或回覆電子郵件，都屬於假任務。因為這些都不是你會寫在行程表上的工作。

自己親手做、用腿跑、靠嘴說的，才是任務。

順便參加的會議，或請教前輩工作上的事，都不算是任務。就算你已經寫進行程裡，依然不算。因為任務應和目標有直接關聯。

「雖然是間接，不過，還是跟目標有關」。如果硬要這麼說，就沒完沒了了。所以要確實劃出明確的分界線。否則，永遠都沒辦法快速處理任務。

※ 本文摘自 《速刷任務，把部屬的速度催出來》，原篇名為〈第２章　把速度催出來的管理法〉，立即前往試讀►►►