誰說簡報要長篇大論？二十秒就夠打動人心！

文／小杉樹彥；譯／黃怡菁

為什麼大多數人都自認不擅長簡報？

我要問你一個問題：「你是否覺得自己很不擅長簡報？」稍微回想一下自己過往的經驗，憑感覺回答就可以了。

在聽你的答案之前，我想先分享一段小故事。

我目前在大學開班授課，也曾問過學生們同樣的問題。教室大約有兩百名學生，你覺得其中有幾成的學生會回答ｙｅｓ？五成？還是六成？或是猜多一點，八成？

讓我來揭曉答案吧。回答ｙｅｓ的比例竟然是一○○％，也就是教室裡將近兩百名同學，全部都舉手表示覺得自己不擅長簡報。說不定會有人覺得「這大概是亞洲人特有的自謙文化所致」，我當時也希望如此。為了驗證心中所想，我將學生分組，簡單的給予各組課題，要求他們日後在課堂上簡報。

然而我實在想得太天真了，學生們的簡報發表簡直慘不忍睹。論述內容支離破碎，完全無法傳達主旨；搞不清楚現在到底在對誰說話，表達對象不明；聽眾根本聽不懂簡報到底在說些什麼。

幾乎每一位同學在發表完自己的簡報後，立刻失去幹勁，甚至打起瞌睡或是默默滑手機。即便我想從旁給予建議，卻完全找不到切入點、不知從何評價。但這類情況不只發生在大學生身上。

我大概有將近十年的時間，有機會向不同年齡層的人指導簡報，從高中生到社會人士都有，而幾乎大多數的人都像前面提到的一樣，覺得自己很不擅長簡報。

那回到我一開始的提問吧，你的答案是什麼呢？你是否也和那些大學生們一樣，覺得自己很不擅長簡報？為什麼會有這麼多人簡報技巧如此之差？我歸納出的答案其實很簡單，就是技術與練習都很不足罷了。

哈佛商學院的入門第一堂課──學習簡報

上一節提到的小故事，其實還有後續。

對於學生的簡報能力之低落，而深感憂心的我，在下課後與一名男學生搭話，我問他：「今天辛苦啦，我很好奇你在其他課簡報時，狀況怎麼樣？」學生接下來的回答真是出乎我預料：「其他課？其他課幾乎沒在出簡報作業耶。」我忍不住反問：「是嗎？你該不會至今為止，都沒有上臺簡報的機會？」他一派輕鬆的回答：「對啊，完全沒有。不只沒機會、沒經驗，其實我連上臺簡報是什麼都不太清楚。」我無言以對。

據我所知，確實只有一小部分的日本高中有將專題式學習（project-based learning，簡稱ＰＢＬ）這類前端教育法導入學校課程，一般高中生在課堂上進行簡報的機會可說微乎其微。另外我也有所聞，目前仍有不少日本大學是採單向的知識授課，講師或教授僅是單方面的講課授業，學生也僅是接收而已。這樣看來，一年之中確實沒有幾次實際簡報的機會，理所當然，簡報能力不會太好。

一個在高中、大學時期都沒有好好學習簡報技巧的人，絕對不可能在出了社會之後，一夕之間轉變為充滿群眾魅力、能言善道的簡報高手。有哪一間公司會在新人教育訓練的時候，細心的從簡報基礎一步一步教育新人嗎？

現在這個社會，大部分的中小企業對於教育訓練，大都只抱著有總比沒有好的態度，基本上只有少數人知道簡報教育之重要性吧。

透過與男學生的對話，我判斷一般人普遍簡報技巧很差的根本原因，是出在技術與練習不足。

前言提到，我在學生時代也是個簡報技巧很差的人，但是，簡報絕對可以靠技術與練習來勤能補拙，至少我就是這樣學習過來的。

事實上，在美國可是從小學、大學到研究所，各個階段都投入非常多心力在簡報教育上。通過艱難考驗，才能進入號稱世界頂尖商學院──哈佛商學院──的精英人士，他們入學的第一堂課，便是接受專業的簡報教育。

常言道：「最重要的事要先說。」而這背後的意義，恰恰與本書的二十秒簡報完全契合。簡報術可說是哈佛商學院學生必備的最重要技能。

美國矽谷創業者都在用

在簡報教育當中，電梯簡報被視為尤其重要的一環。因為它可說是所有溝通基礎的集大成，可應用在各種場合，並將不可能化為可能。從下列三種觀點，我們可以知道，為什麼電梯簡報是最能直接傳達我們意思的一種方式：

1. 即便是初次見面的對象也能立刻使用。
2. 第一要務是傳達旨意。
3. 只需要二十秒就能執行。

再來，讓我們聊聊關於二十秒電梯簡報的效果。

所謂電梯簡報，其實就是在短時間奇蹟大逆轉狀況的方法，在越艱難的情況下越能發揮效用。

電梯簡報誕生於創業者的聖地──美國矽谷。

The Elevator Pitch，直譯就是：在電梯車廂內強力推銷。創業者尋求企業投資時，與投資者的初次相遇往往就是在電梯。從進入電梯到抵達目標樓層，在只有不到二十秒的時間內，創業者必須藉機將自己的商業計畫推銷給投資者。這就是電梯簡報名稱的由來。

如今，電梯簡報在矽谷可說是日常隨處可見的風景，幾乎任何場合都有人在進行。甚至可以說，無法善用這個簡報技術的創業者，無法在矽谷求得一席之地。

我接觸了電梯簡報之後，更是將其特性大幅延伸，發揮在商務以外的場合，並稱之為「二十秒簡報」。例如：大學求學時就以商業出版的形式發行了參考書、受邀參加電視節目錄影和雜誌專訪、年僅二十九歲就被招聘為大學的客座講師、與年營收一千億日圓的企業進行商業合作。

我從沒有錢、沒門路、沒有實績的狀態中起步，而上述這些例子全部都是我的真實經歷。

一般二十多歲的年輕人，很難想像自己能有如此規模的商業活動吧，但二十秒簡報的魔力不只如此，上列的例子只是冰山一角，礙於篇幅，儘管無法將所有事例收錄進來，但這些神奇的案例也不只發生在我身上，太多太多不勝枚舉。

歸納重點，二十秒就夠

為什麼我們應該要學會二十秒簡報？有三個非常重要的原因。

第一，由於網際網路普及，現在可說是資訊爆炸的時代，光是接收大量資訊，再將資訊分類、吸收的過程就是一大苦勞，而二十秒簡報必須省去所有無謂的雜論，徹底精選再精選，最後歸納出精簡的結論。

與一般的簡報截然不同，簡報可說是將重點精華，濃縮在短短數十秒中，更具體的說，它最重要也最重視的一點，就是重點歸納的功夫。若是歸納得好，其實二十秒就綽綽有餘，而我們的簡報對象也能夠在短時間內精準獲得正確的資訊。

第二，現代人越來越不常開口說話。

舉例來說，以前家長想幫小孩向學校請假時，最遲會在請假當天的朝會前，打電話告知老師。然而現今已經有越來越多人，使用簡訊或電子郵件聯繫。

在商業界中，其實仍有不少主管在收到部屬臨時告知請假的訊息時，感到不知所措和困擾。以結論來說，現代社會正在進化成連告白都是用ＬＩＮＥ之類的通訊軟體，在日常生活中，文字溝通已逐漸取代口頭溝通。

因為這樣，當遇到不得不開口說話的狀況時，越來越多人變得口拙、不知道該怎麼好好說。即使現代的社群網路再怎麼發達，口頭的表達能力仍不可或缺。

第三，現代社會的步調越來越快速，人們更加感受到時間的流逝。

前面說到因為社群網路的發達，人們在溝通聯絡這方面變得更快速輕鬆，也因此大多數的人都變得不願意等待、越來越沒耐心。比方說，當要更新 App 時，手機畫面顯示尚需五分鐘，你是否會忍不住碎唸：「還要這麼久喔……。」同時覺得很浪費時間？

注意了，當你的簡報對象都是些超級大忙人時，二十秒簡報正是最有效率的方式，一旦簡報時間拉得越長，反而會讓你的內容越發無趣，而這當然不是我們所期望的結果。

基於上述這三個理由，二十秒簡報正是現代人都應該學習的技能。

掌握三要素，對方就會聽你說

讀到這邊，相信你應該已經知道二十秒簡報的重要性及必要性，你是否開始認為只要學會它，就能擁有無限可能呢？

「說不定連我也做得到！」能抱持這種自信的人，未來可期，當然，也有人是抱著相反的想法：「這可是哈佛高材生、矽谷的創業精英在用的技能耶，我沒有自信能做到……。」會這麼想也不奇怪。

請放心，本書所要闡述的二十秒簡報，與地位或能力無關，是任何人都可以上手的活用版，依照這套基準，任何人都可以變成高手。

讓我們先來聊聊二十秒簡報的特色。

想必大家應該都知道希臘有名的大哲學家──亞里斯多德（Aristotle）。

他在《修辭學》（The Art of Rhetoric）中所提出的有效溝通三要素，有邏輯（Logos）、人格（Ethos）、情感（Pathos）（見下圖），將這三項要素融會貫通、充分發揮後，就是最能打動人心的溝通。

把這三項要素轉換成下圖，可以更容易理解。二十秒簡報正是將圖的三項要素集大成之呈現。

首先你必須有優質的談話內容，好的談話內容，是打動人心的大前提。另外，若是別人不夠信任你，對方就不可能因你的話而採取行動。

接著，若你準備的內容很優質，表達方式卻支離破碎，那也是白費。所以，精準且易懂的說明方式很重要，一言以蔽之，就是表達時要簡潔扼要，讓聽眾直到最後都能好好聽你說話。

更重要的是，當你在簡報時，要展現出認真的態度與熱情，因為你的情感也會左右聽眾對你的觀感，若是對方對你有了「這人是認真的嗎？」這種質疑，那麼你的簡報也會被大打折扣。

要想打動人心，滿腔的熱情與堅定果斷的氣勢，都是簡報人所必備的覺悟。

※ 本文摘自 《20秒簡報：哈佛商學院、美國矽谷創業者必學的簡報技術，只給20秒，再忙的人都抬起頭來注意你。》，原篇名為〈Chapter 1　哈佛商學院必備的技能〉，立即前往試讀►►►