拒絕虛假緊急？別掉入「立刻處理」的陷阱！

文／吉田幸弘；譯／郭凡嘉

當他人向自己提出請求時，有的人會盡可能給出正面回應。

例如，即使手上的工作已經排滿，還是會說：「沒問題，我馬上處理。」並調整原本的計畫來應對。又或明明被告知「三天內提供就好」，卻仍抱持著必須盡快完成的想法，甚至加班趕工、提前完成。這種嚴謹的態度，確實值得肯定。

然而，對主管來說，如果像這樣過度認真，有時反而會成為工作進展不順利的原因。

某公司業務部的主管Ｆ總是強調速度，他把「立即處理」、「快速完成」視為最高原則。對於交辦的工作、額外的請託，甚至臨時的諮詢，他都會迅速回覆。

就算交期還很寬裕，他也常在接到請託的當天加班處理，並提前完成。舉例來說：

• 同事傳來可能成為企劃靈感的資料，他會立刻下載並細讀。
• 主管早上臨時交代的企劃案，他在下午就處理好。
• 距離交提案書給客戶的期限還有四天，可是他早就做完了。

Ｆ在擔任業務員時，總是追求比任何人都快速回應，並獲得主管和客戶的高度評價。這也使他在成為領導者後，依然保持這種做法。

然而，這導致他始終被工作和時間追著跑、臉上看不出從容，外人一眼就能察覺他疲憊不堪。團隊成員也觀察到這一點，並開始對他小心翼翼，不再主動閒聊或提出問題，於是整個職場氛圍逐漸變得壓抑。

另一方面，Ｆ隔壁團隊的主管Ｇ不重視速度。對於臨時交辦或新增的工作，Ｇ會直說：「今天交辦的事，不必今天就做完。」並主動提出「某天之前我可以完成」的交期，或先確認最晚能等到什麼時候，在雙方達成共識後才接下任務。

有一個概念名為「明日法則」，主張「沒有什麼工作是如此緊急，必須在明天之前完成」。而Ｇ正是活用了這個法則。具體來說，他特別注重以下幾點：

1. 刻意提出比較晚的期限

委託人：「希望你可以盡快完成資料。」

Ｇ：「了解，我大概會從明天傍晚開始著手。」

委託人：「但我希望能在明天中午前拿到……。」

Ｇ：「不過我的行程已經排得很滿，若是勉強進行，反而容易出錯。」

委託人：「那我再確認一下時間。」

如果委託人堅持要在明天中午前完成，Ｇ當然會配合處理，但多數情況下，委託人更看重的是能否確實完成，而非立即做完。所以，對方會思考是否可以調整時間，進而提出雙方都可接受的折衷方案。

當有人臨時提出請求，只要回應「因為不能出錯，所以需要更多時間」就好。

同時，如果回覆時總提出較寬鬆的期限，便能避免讓他人隨意提出不合理的緊急要求。當然，作為領導者，除非情況特殊，否則也不要輕易向部屬提出過於急迫的任務。

2. 對於沒有訂期限的工作，選擇不做

委託人：「想請你確認一下這份企劃。」

Ｇ：「什麼時候之前需要？如果時程太趕，我可能沒辦法配合。」

委託人：「等你有空的時候處理就好，什麼時候都可以，再麻煩你了。」

Ｇ：「如果是什麼時候都可以的話，那現在有必要立即處理嗎？」

若對方想委託的工作真的很重要，一定會明確指出期限，例如「希望在週四的下午四點之前完成」。相反的，如果連截止日都沒有，大多數情況下或許只是對方一時的想法，甚至可能是沒必要做的工作。

當你開始質疑是否須趕著完成的同時，也要思考這項工作本身是否必要。唯有如此，才能判斷出適合的執行時機，避免將心力浪費在無謂的努力上。

3. 不立刻回覆電話或電子郵件

Ａ：「活動會在○月╳日舉辦。請在△日之前回覆是否出席。」

Ｂ：「請於○月╳日提供一百組△△。」

Ｃ：「我想請教一些工作上的事宜，能否告知方便會談的時間。」

許多人認為，要儘早回覆電子郵件或電話。

當然，如果是重要案件、大客戶的委託或須立即處理的緊急狀況（例如客訴），就應在第一時間處理。像前面Ａ或Ｂ的郵件內容，最好盡快回信。

然而，在一般情況下，回覆應刻意放慢節奏。像Ｃ這類郵件，視具體的諮詢內容而定，並非所有情況都要立即回信。

主管回覆的時機，會影響到團隊成員的工作安排。如果能放慢回覆速度，對方也會意識到「主管不會為了沒必要的事而急著處理」。於是，當對方日後提出請求時，會預留充足的作業時間，並明確告知交期。

實際上沒有那麼緊急，卻看起來似乎非做不可的狀態，被稱為「虛假的緊急性」（False Urgency）。工作總是一件接著一件湧來，再加上領導者除了本身的任務之外，還須參與團隊其他人的事務，自然會遇到大量看似急迫的工作。

為了在發生真正的緊急狀況時能立即因應，平時就應預留空白時段。而透過延後截止期限，便能為自己爭取到緩衝空間。

成為高效主管的祕訣

將截止期限設定得越晚越好，因為這樣才能確保有彈性運用的時間。

※ 本文摘自 《你是高效主管或只是忙碌主管》，原篇名為〈４　不立刻回電話或郵件〉，立即前往試讀►►►