約會大餐或荒島救命？報告前先看清需求

文／金玲瓏；譯／張鈺琦

１　寫報告前，先確認四大環節

在開始閱讀前，先請大家思考一個簡單的問題：寫報告時，最重要的是什麼？

• 篇幅與格式。
• 視覺設計。
• 資料調查。
• 邏輯框架。
• 簡報製作能力。

選好了嗎？那麼，現在來揭曉答案──「以上皆非」。寫報告時，最重要的不是篇幅與格式、視覺設計、資料調查、邏輯框架，也不是簡報製作能力。雖然這些技巧在製作過程中都不可或缺，但它們並非真正的核心。

究竟在這之中，最重要的環節是什麼？答案是：精準掌握「聽眾是誰」、「處於什麼情境」，以及「對方想看到什麼樣的成果」。如果連對方到底想要什麼都沒弄清楚，就一股腦的丟給對方三、四十頁的文件，這份報告還有意義嗎？真正重要的內容沒有回答，反而塞滿對方不感興趣的資料，能稱得上是報告嗎？

事實上，無法獲得好評的報告，絕大部分都符合上述提及的問題──也就是抓錯重點，在錯的地方拚命努力，花上一週、兩週，甚至是一個月，好不容易完成三、四十頁的報告，最後卻被對方批評得一文不值。那一刻，過去的付出彷彿成為一場笑話。如果想避免這樣的情況發生，究竟該怎麼做？

「射箭」是韓國在歷屆奧運中都能拿下金牌的項目，比賽要求選手在七十公尺外，射中一個直徑僅一公尺的標靶。對旁人而言，選手似乎總能輕鬆射出九分、十分。

但事實上，只要偏離靶心十毫米，原本的十分就可能瞬間變成零分。即使使用再昂貴的弓箭、穿著性能再好的運動服，一旦瞄準失誤，就無法獲勝。

如何避免偏離主題

寫報告的過程，其實與射箭無異。只要一開始瞄準靶心、抓住重點，後續大多能順利推進。那麼，在付出努力前，該如何避免偏離主題？假設主管今天交代你寫一份報告，此時第一步該做什麼？請大家從下列選項中選出答案。

• 上網查找相關資料並著手分析。
• 立刻打開ＰＰＴ，開始製作簡報。
• 先在 Word 或記事本中整理想法與方向。
• 思考報告的篇幅，以及合適的格式與設計。
• 太難了……默默拿出辭職信。

選好了嗎？這次答案也是「以上皆非」。許多人被交付工作後，通常會自信滿滿的回答：「好！」接著立刻回到座位打開電腦，開始工作；也有人會獨自苦思，寫到一半再上網搜尋相關資料。這些都是常見反應，但不是最該做的事。

此外，如果只是因為太難就想離職，那未免太可惜了。我相信只要讀完本書，現在經歷的苦難都能找到解決方法。

話說回來，一般人被交辦任務後，便會立刻開始查找資料，或思考篇幅、格式與設計等內容。然而，若想真正寫好報告，更重要的是先理解其組成，以及常見的失誤原因（見圖表1−1）。

雖然這是一項難以標準化、流程也相對複雜的工作，但只要依照以下四個步驟，人人都能寫出完美報告。

1. 掌握整體脈絡。
2. 找出核心訊息。
3. 建立適切架構。
4. 有效傳達內容。

第一步是「掌握整體脈絡」，也就是釐清報告對象、所處的情境，以及對方期待的成果。如果沒有依照這個順序進行，或從第一步就偏離方向，之後會發生什麼事？

若以料理來比喻，就像是在還沒想清楚要做什麼料理前，就急著跑到超市買食材（毫無方向的蒐集資料）、煩惱該使用哪些廚具（ＰＰＴ、Excel 與 Word 等文書工具），或執著於碗盤與擺盤（樣式與設計），又或是盲目決定要做十人份的料理（錯誤的篇幅規畫）。換句話說，就像明明想在情人節為戀人準備大餐，最後卻做出完全不適合約會、對方也不喜歡的黑暗料理。

確實掌握脈絡後，第二步便是讓報告言之有物，也就是蒐集必要資料並加以分析，最後導出符合目的的結論。只要妥善完成前兩個步驟，就能減少九○％的失敗率。

很多人一想到要寫報告，第一反應往往都是：「我不太會做這種東西……。」、「要不要先去學 Excel？」然而實際上，因為工具操作不熟悉而失敗的報告，只占一％。第三步驟的工具使用，主要是為了提升速度與便利性，並不會直接決定成敗。不過仍須謹記，即使不熟練，也不能因此遲交。

當然，在廣告、行銷與創意行業中，熟悉工具操作與具備高完成度的設計，確實相當重要。但一般而言，即使是設計略顯粗糙、使用令人眼花撩亂的通用模板，只要能清楚傳達核心訊息，依然有機會拿下重要業務與可觀贊助。

因此，只要確實完成前三個步驟，就等於跨過大部分的難關。不過，俗話說得好：「有始有終。」如果希望辛苦完成的工作，能真正傳達給利害關係人，並獲得理想成果，就必須掌握最終呈現與傳達技巧。第四章將深入探討報告的最後一步──有效傳達。

總而言之，首要目標就是掌握整體脈絡。現在，就讓我們逐一了解每個步驟吧。

２　讓提案一次通過的訣竅

為何掌握脈絡如此重要？接下來，就一起來看看每次交報告都被退件的Ａ員工。

Ａ員工：「組長，○○部門上一季的銷售提升了一○％，正在接近年初立下的目標，但我們的競爭對手上一季的銷售成長三○％。」

組長：「○○部門銷售數字雖然達標，但光是這樣就滿足了嗎？比起競爭公司三○％的成長率，不覺得還有很大的差距嗎？你認為，我們該怎麼做才能讓部門有更好的表現？」

Ａ員工：「啊……我再回去想想。」

為什麼Ａ的報告不能一次通過，還需要額外解釋？從組長的提問中不難發現，Ａ並沒有充分理解對方的需求，對於製作背景和目的掌握也略顯不足，因此未能準確抓住對方關心的重點，只是單純傳遞訊息，後續自然需要額外補充。

接著，再來看看每次提案一次就通過的Ｂ員工，他的應對方式。

Ｂ員工：「組長，○○部門上一季的銷售成長率是一○％，雖然能達成年初訂下的目標，但競爭對手的成長率卻高達三○％。在整體市場蓬勃發展之下，本公司雖然達標，市占率反而下滑。

「因此，我們應該提高目標，並鞏固市場優勢。現在對手的銷售表現優於我們，而在□□、◇◇和△△這方面，公司還有進步空間。綜合以上考量後，我認為接下來應優先強化這幾個項目。」

組長：「很好，辛苦了。」

將Ｂ的案例與被要求再次補充內容的Ａ相比，可見明顯差異。而兩人的回饋為何有這麼大的落差？關鍵在於是否掌握整體脈絡。以下是兩人收到要求前，與組長的對話。

組長：「Ａ，把上一季○○部門的銷售情況整理出來。」

Ａ員工：「好，我知道了。」

→在不清楚需求的情況下貿然開始。

組長：「Ｂ，把上一季○○部門的銷售情況整理出來。」

Ｂ員工：「組長，請問您是希望我先整理數據，還是需要進一步分析？如果我能先確認方向，後續作業應該能更加順利。」

組長：「其實我就想知道公司的表現如何。雖然內部目標很重要，不過也不能忽視市場上的競爭狀況。如果有哪些地方落後於競爭公司，也希望你能一併提出，作為之後調整的參考。」

Ｂ員工：「我知道了，我會照您的要求整理。」

→具體了解組長的需求後，才開始作業。

大家是否感受到其中的差異？這正是Ｂ比Ａ更能掌握整體脈絡的原因。Ｂ在作業前，便透過提問充分理解組長的需求，以及這項任務背後的目的；與完全不了解狀況就開始的Ａ不同，Ｂ精確整理對方真正想知道的內容，才能一次清楚傳達重點。

報告一定要符合指派者的需求，這也直接決定報告的成敗。能一次通過的報告，與不斷被打槍的報告，在效率上就會產生明顯差異。如果想從一開始就掌握決策者的意圖，又該怎麼做？

掌握脈絡的三個祕訣

想精準掌握報告脈絡與背後目的，並直擊顧客或主管內心，成為報告高手，其中有三個祕訣。第一個是「掌握核心需求」，第二個是「目前方向是否對齊目標」，第三個則是「利用人脈槓桿」。

掌握核心需求即充分理解對方的期望、背後目的與當下情境。即使是相同或類似的請求，製作方向也會因最終目標而變化。這一點可以透過上述例子輕鬆理解。

即使已經抓住對方最核心的需求，同樣不可忽略定期同步資訊與聽取回饋，這時需要的就是途中確認是否對齊目標。報告成功的關鍵，在於持續確認內容是否朝著正確的方向發展，並及早察覺潛在問題。

而所謂人脈槓桿，是指如何有效運用現有人力和身邊資源。即使是聰明、工作能力強的人，也難免會出現卡關的時候。與其一個人苦撐，不如適時請求同事、主管或他人的協助，或許能更快找到解決方法。

接下來將一步步說明，究竟該如何掌握核心需求、在過程中對齊目標，並善用人脈槓桿。

３　已按照對方需求做，還是被退件？

核心需求，指的是最需要優先解決的重點，也就是這份報告或企劃最終想達成的目標。這部分之所以重要，在於一旦條件改變，應採取的做法、得出的結論，以及發想方向都會截然不同。

假設在日常生活中，有人請你幫忙做飯，你第一個想到的會是什麼？──這個請求看似簡單，但開始料理前，其實有許多事情需要先確認。舉例來說，若提出要求的人，是想享受約會氣氛的另一半，相信這時許多人腦中浮現的，會是精緻、擺盤講究的西式料理，主菜或許會選擇義大利麵或牛排，並附上禮物或手寫卡片。

但當情況完全相反，假設有個朋友受困在無人島一週，已經餓了好幾天且滴水未進，這時他跑來對你說：「幫我做飯。」相信你根本不會考慮氣氛或擺盤，此刻最重要的，就是在朋友昏倒前讓他吃到東西。哪怕是沒有加熱的剩飯或是吃剩的炸雞，都比精緻料理更重要。

想享受約會氣氛的另一半，如果說：「幫我做飯。」

→在充滿氣氛的環境下，吃著蘊含心意的美食。

受困在無人島一週，已經餓扁的朋友，如果說：「幫我做飯。」

→什麼都好，在昏倒前吃到東西。

連這麼簡單的要求，也會隨著情況不同，出現完全相反的應對方式。其原因在於，即使表面上要求一致，對方的核心需求仍不盡相同。

當另一半提出做飯請求時，這句話背後隱含的核心需求，其實是「想一起度過愉快的時光」；反之，若是受困在無人島一週的朋友，他真正的需求則是：「我快昏倒了，趕快餵飽我。」

要求相同，結果卻大不同

像這樣隱藏在背後的想法，就是核心需求。即使將情況拉回職場，這件事依然成立，甚至更加重要。例如，當主管要求部屬製作一份公司簡介時，如果沒有事先理解核心需求，即使辛苦熬夜完成工作，也未必能符合主管期待。

現在請換個角度思考，當主管只交代一句：「做一份公司簡介。」但所有公司的簡介會長得一樣嗎？隨著核心需求不同，資料內容、篇幅、樣式與設計都會產生巨大差異。

為了僱用新員工而參訪大學的主管：「做一份公司簡介。」

→為了讓年輕人也能感受到公司魅力，應採用簡潔且有趣的設計。不需要太複雜或是過於具體的工作內容，只要加上能吸引年輕人的文案即可。

為了爭取投資而拜訪投資人的主管：「做一份公司簡介。」

→必須仔細列出公司的實際業務成果，並附上相關數據。競爭對手分析與自家公司優勢，也應從專業角度加以說明。整體內容需要一定的篇幅，設計則以呈現專業感為佳。

若公司是為了招募二十幾歲的新鮮人，須考量他們大多缺乏社會經驗，對產業的理解也相對有限。對這群人而言，重要的是公司知名度、薪資與福利制度，以及未來會與什麼樣的人共事、能學到哪些技能。

這種情況下，不需要像專業諮詢報告一樣放入大量艱深複雜的內容，篇幅也不必長達上百頁。像是詳細的產業趨勢、競爭分析，甚至是財務數據等資料，都未必需要一一列出。

相較之下，重點反而是用簡單易懂的方式，介紹公司的象徵性成果、哪些部門有職缺，以及公司需要什麼樣的人才。同時，也可以加上幾項引以為傲的福利制度，或是投履歷、面試時的小技巧。

簡介內容盡可能保持簡潔，讓第一次接觸的人，也能輕鬆掌握重點；篇幅則可依照發表時間調整，控制在十至二十頁以內。

如果這份公司簡介的目的是為了爭取重要投資，情況就會完全不同。因為對象不再是剛出社會的大學生，而是掌握數十億至數千億韓元的金融機構或企業。

這類公司簡介須具備專業性與邏輯性。為了讓投資者充分理解公司情況，即使內容較複雜，也需要說明市場動向、競爭分析與財務數據等；根據公司背景，整份資料還可能要以英文撰寫。

篇幅通常至少需要四、五十頁，甚至是超過百頁，設計上也必須講究完整性，整體呈現須帶給人專業、可信的印象。除此之外，文書細節更不能馬虎。行距、空格、錯字或格式等錯誤，都可能直接影響資料的可信度，甚至傷及公司形象。

如上述，即使收到同樣的指令，隨著核心需求不同，要做的事情也會有所差異。不難看出，就算只是「做一份公司簡介」的要求，背後需求也會大幅影響製作內容。

※ 本文摘自 《薪水翻倍的報告撰寫法》，原篇名為〈第一章　近50％問題出在沒抓到重點〉，立即前往試讀►►►