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文/羅伯‧ 柯普朗(Robert Steven Kaplan) 譯/胡琦君

許多人不太樂意向上層溝通,因為覺得這像是在玩政治手腕。當他們認為同事在拉攏老闆、企圖跟高階主管攀關係時,總是氣得咬牙切齒。一位年輕人跟我說:「我討厭權謀,我告訴自己,絕不要靠巴結老闆來乞求升官,我要憑真本事往上爬,只需埋頭苦幹做好份內的事!」
我表示:「可是,向人溝通你做了什麼、你又是怎麼樣的人,也是你份內的工作。」
從管理者的角度來看,了解部屬做的事和他們的想法相當重要。但是高階主管不會知道自己忽略了什麼,除非別人告訴他們。我以前總會鼓勵部屬多告訴我一些他們希望我知道的事,這樣我才知道他們在想什麼。雖然我盡可能定期跟他們會面、問問題,但也很清楚,勢必有些問題是我沒有想到的。
如果你還認為第一要務就是避免引發騷動、認為大家自然會看到你的工作表現,那麼我強烈建議你重新思索這個認知。心存此想法,代表你還不清楚更廣義的工作範疇。你可能因為還不習慣說出自己的想法,而把這種心態當成擋箭牌。沒錯,你必須能判斷向上溝通到什麼程度就要適可而止,也必須認知到,適量的溝通是必要的。你不必跟老闆出去喝酒,但需要安排時間(或是利用老闆跟你約談的時間)告知自己目前在做的事、你是怎樣的一個人,以及你想做的事。你必須把這件事當作自己的責任!

認真看待工作的三大關鍵任務

第二章提到,不少才華洋溢的人沒能完全掌握目前工作的要求,導致他們即便工作能力傑出、充滿熱情,也無法充分發揮潛能。他們或許選對合適的工作,卻沒有做足功課,讓自己掌握絕大多數的機會。於是這些人從一個工作跳到另一個,卻始終無法充分施展潛能,而他們也不明白為何會這樣。
你能否寫出做好目前工作的三大必備任務?大多數的人回答我這個問題時,都非常迅速且籠統,看得出來,他們並沒有充分思索這個問題。許多人不認為這是必要的,就連換工作的關鍵時刻也把它拋到一旁。同樣道理,當你升遷到新職位時,也應認真做這項分析。

超級業務員為何變成活化石?

他是某科技公司的頂尖業務員,手上負責許多重要的大客戶。這間公司以銷售單一創新產品起家,多年下來,推出多款周邊商品繼續穩健成長。
經過一段榮景與高營收後,主要競爭對手推出了一款創新產品,威脅到公司在此領域的龍頭地位。此外,近幾年來因為產品日新月異,加上網路、行動運算與平台技術愈來愈先進的關係,顧客使用這類科技產品的習慣也不斷在變化。
在這樣的環境下,這名業務員的主管告訴他,公司決定把他手上的一些大客戶改由另一位業務員負責。
他不懂為什麼,這一點也說不過去,他明明和客戶關係良好。
據他老闆的解釋,這是為了因應工作需求的改變。他現在必須要更能夠解決客戶的問題,並與公司技術人員合作,以滿足客戶的需求。
諷刺的是,這名業務員本來就具備因應這些變化的條件。他是唸工程出身,對產品與系統瞭若指掌,而職務之所以遭到裁減,是因為他沒有主動因應產業、技術以及消費者的改變。於是老闆根據觀察到的表現判斷,這名業務員的能力與成長潛力不足。
怎麼會發生這樣的事呢?殘酷的現實是,他安於自己長久以來的處事方式,從不主動學習、也沒有定期審視自身職位必備的最新關鍵要求。他認為若真有不足,公司自然會督促他改進,不認為這是自己的責任。結果,他沒能花該有的時間在精進自我的關鍵任務上。
我得再次提醒,他並非沒辦法做職能分析。在他剛接下這份工作時,的確深入分析,了解工作要求,並據此調整自己的行為與技能發展。遺憾的是,世界不斷在改變,他卻停止定期分析自己,無意參加公司的培訓課程。
他回憶道:「原本都很順利,客戶喜歡我,公司也喜歡我。我還滿自豪自己的特立獨行,就好像是一匹孤傲的狼,不需要那些培訓課程。就算參加了,我也沒有用心,不會針對學到的東西再深入探討。我可是超級業務員呢!哪裡需要這些課程?」
如今,他面臨了一項重大抉擇:究竟是該繼續板著一張臉,氣自己流失一半的客戶?還是再次探討自身職務的要求,分配更多的時間在調整技能發展上?
他的事業前景依舊一片光明,而且他喜歡這間公司與這份工作,覺得仍然相當符合自己的技能。他希望能繼續留在這個職位上,於是決定找出攸關最佳工作表現的前三大任務。接著,他開始善用公司舉辦的頂尖培訓課程,努力提升自身整體的技能。他發現自己還滿喜歡學習、精進各項技能的。他也嚴格控管日常工作的時間分配,確保自己把時間用在最關鍵的任務上。
一年後,他告訴我他又贏回流失的客戶。顯然,老闆相當滿意他因應警訊的方式。他懊悔自己為何等到出現挫折,才懂得該定期分析最新的工作要求,調整自己的作為。他發誓,絕不再犯同樣的錯誤。所幸他現在重回事業的軌道上,持續向前、發揮自己的潛能。

養成書寫習慣

假設你做的是適合自己的工作,下面幾個步驟可以幫助你隨時因應,做好這份工作的關鍵任務:

  • 用「書寫練習」幫自己釐清目前的工作。假如你剛接下這份工作,想想看,表現亮眼該具備哪三大關鍵任務?你也可以與同事和客戶討論。
  • 審視你現有的技能是否符合工作要求。你需要訓練或者精進哪些技能?花點心思擬出一套提升自己技能的計畫。
  • 確保時間確定分配在上述關鍵任務上。花兩個星期,睜大眼睛檢視自己把時間用在哪些地方,找出為何能(或不能)辦到的背後原因。擬定計畫,將七成以上的時間集中在關鍵任務上。為此,你必須多將一些沒那麼重要的任務交給他人負責,或者學習更常說「不」。把你的三大關鍵任務貼在牆上,做任何事情前先抬頭看看它們,確保時間花在刀口上。

這些步驟簡單,但大多數人(包括我)卻常偷懶不做。記得要定期進行上述分析。

只有你才能改變自己的航道

職涯是一場馬拉松,不是短跑賽。發展技能、追隨熱情、把努力用在對的地方,這些都很棒,但它們能引領你的距離有限。倘若你能抱持健康心態,清楚挫折是難免的,事業將能更進一步發展。你能從挫折中站起,弄清楚原委,繼續邁步向前。
無論你是為人工作,還是經營自己的公司,持續不懈地精進個人技能,盡全力做好工作,都需要耗費大量的心力與體力。因為就算工作再怎麼理想,你還是會碰到一些惱人的事情,讓你備感挫折與沮喪。
煩心事多得不勝枚舉,比方老闆是個混蛋;該你升遷卻沒輪到;薪水比預期要低;今年凡事都不如你的意;不喜歡某位同事、部屬或是客戶。你覺得身心俱疲,家裡出了事,孩子病了。公司文化改變,公司賺錢的方式改變,規章衝擊到業務營運,嚴重的經濟不景氣等等。
這些狀況都可能發生,一旦發生,勢必會耗損你的心力和體力。更糟的是,它們可能扼殺你原來的工作樂趣。你該怎麼辦?
想表現最好的自己,就必須學會保持平衡、反省並找到重振自己的辦法,好讓自己繼續向前。運氣不好、不公平、或者他人的行為都可能讓你跌得滿頭包。想安然度過這些挫折和挑戰,你必須明白,能改變你航道的只有你自己。你是這趟航程的船長,你應該花時間思索如何發展出一套哲學去處理困擾、挫折以及逆境。唯有事前思慮周全,你才能淡然面對問題。

※ 本文摘錄自《領導最好的自己》〈第5章〉

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