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文/簡大為

傷害力:★★★ 傳染度:★★

狀況

欣欣是公司剛進來沒多久的員工,這天是她第一次交業務報告。主管看了一眼,這報告這邊少一塊,那邊也沒寫清楚,簡直不像話,當場臉色一拉,把報告丟回欣欣眼前,只講了一句「這不行,妳給我重做。」誰知道,隔天欣欣就遞辭呈,不來上班了。或許她正是所謂的「草莓族」,一唸就不高與或難過,即使沒離職,也會好幾天無精打采。這種員工並非七年級專有,許多五、六年級,甚至四年級員工,都可能會有能力不錯,但個性脆弱、一罵就陷入「憂鬱狀態」的狀況。這種唸他不行,不唸又不行的低抗壓員工,應如何管理?

如何搞定

身為主管,過去的自己可能是在責罵中成長至今的,但由於物質環境日漸豐裕與現代職場氛圍的改變等因素,許多員工變得較不習於接受主管的大聲責罵,即使主管有正當理由罵,他們仍然可能感到難過或委屈。以年輕的七年級來說,無論在家裡或在學校時代,他們可能都是好孩子、好學生,沒有什麼因為做錯事而遭責罵的經驗。

其實,要讓員工知道他做錯了,有很多溝通方式,不一定要用「罵」才能解決,特別是對於這類較為脆弱的員工,應避免情緒性的責罵。在管理這類員工時,主管自己要先心理有底,不能突然就來一句「你這笨蛋!重做!」「這點東西都做不好,我要你幹嘛?」或是「這份報告根本不行,你是白痴嗎?」之類的話,因為這樣會讓一向表現良好,沒被罵過的員工覺得「你怎麼可以這樣否定我」,而覺得難過或委屈。

因此,主管應該避免採「全盤否定此人」的字句來罵他,並少用負面字眼,而以「提示」帶「建議」的方式,委婉告知員工他錯在哪裡,以及怎麼樣可以「做得更好」。像是「這份報告的格式不對,你可以找某某某,借他的來參考」或是「如果你能把這一塊的資料再補齊,才會比較完整」之類的話,具體指出他錯在哪裡,讓他知道你並不是要全盤否定他,而是希望他做得更好,才不會引發他的不舒服或不滿。

此外,這類員工脆弱的另一面,往往是很強的自尊心,因此若能先由稱讚或慰勉起頭,接下來才以建議的口吻告訴他該注意或改進的地方,他會更願意接受。例如「我看得出你花了不少力氣在做,我很欣賞,可是……」或是「你這個部分做得相當不錯,我很高興,但……」,也就是以「稱讚優點」與「提示缺點」交替運用,以收「既增加他信心,又讓他接受提醒」的效果。

另外,主管也可以用「過去的自己」為例,說明自己過去在處理這類事情時,通常是怎麼做的,最後再加一句,「你會不會覺得這樣做比較好?」一方面,這可以與員工建立共鳴感(因為「這種工作我也碰過」),另一方面也達到「提示正確作法」的目的,可以算是一舉兩得了。

掃雷戰術

不使用負面字眼或全盤否定此人的情緒性字眼,以免他覺得委屈。
具體指出他錯在哪裡,並以「這樣做的話,會更好」正面陳述。
先稱讚再提示,既增加他信心,又達到建議的目的。
以過去的自己為例子,既引發共鳴感,也產生提示他的效果。

※ 本文摘錄自《333招搞定80種辦公室麻煩人物》〈Case 42 〉,立即前往試讀

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