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文/凱倫.霍夫

項目符號就是「子彈」(bullets),因為它們會扼殺一場好演說。
PowerPoint會讓大腦麻木。
你才是一場演說的主角!

你真的需要PowerPoint嗎?

PowerPoint是害我們無法進行有效演說,也無法讓觀眾保持清醒的元凶。更糟的是,它已經成為演說者的替代品。在課堂上,當我問大家如何開始準備演說時,幾乎每個人都是說在電腦前坐下來製作投影片。怎麼會這樣?找出你的目標、行動、觀眾、書擋法……每件事都應該比 PowerPoint 優先處理才對啊。

大多數的 PowerPoint 根本都是一場惡夢。投影片上擠滿了字體很小的數據,沒完沒了的資料,還不時有一閃而過的文字動畫。更不用提數據資料總是那麼「引人入勝」,我想演說者真該提供觀眾兩根牙籤,用來撐開他們的眼睛。

我們相信這些投影片是演說(簡報)的主角;不是我們。PowerPoint 和電子郵件很像,都是一個非常好的工具,應該讓我們的生活變得簡單,卻已經變成時間的吸血鬼,將效率吃乾抹淨的怪物。

每件事物背後都有一個故事可以說,即使是數據資料和資訊。遺憾的是,我們常常選擇最無聊的方式呈現,無法將這些資訊與故事連結。現在,你明白數據和資訊可以說故事了。但重點是,那個故事是什麼?你願不願意把它說出來?

PowerPoint 的格式——「項目」與簡化概念——已經取代了我們要說的實質內容。

數年前,我的公司曾與一家大品牌公司攜手合作。有家金融界的大客戶雇用他們製作一場客戶和員工重要會議的 PowerPoint 投影片。那是一筆很大的生意,而金融公司將這些投影片的製作交付委託公司,希望能有完美呈現。同樣,委託公司裡的每個人都專注於 PowerPoint 投影片,將它視為成果作品的重心。

而且,你猜對了,開會前沒有任何人練習播放投影片。除了在電腦螢幕上,委託公司沒有人在別處播放過;金融公司也從沒有播放過,直到他們副總裁站在舞台上,才發現設計者使用的字體和圖片都太小了。製作得真是糟糕透了,就連在台上的副總裁也不得不瞇著眼睛看。這是缺乏練習和使用錯誤媒體的結果,令人尷尬難堪又非常不專業。簡直是,糟糕得一塌糊塗。

當你希望演說發揮最大影響力時,先試試用說故事、音樂或圖片的方式吧。然後,只有在絕對必要時再去考慮 PowerPoint。驚喜、專業和好想法,比另一種可預測的演說能發揮的影響力大多了。

一張投影片上塞滿了數據資料,會讓人分心而且常不按我們的牌理出牌,破壞我們的演說威信。當你播放的投影片上有很多資訊,人們便會開始閱讀投影片上的字,不再聽你說話。但是當你站在觀眾面前,很重要的一點就是,讓他們知道你是專家。你了解你的資料,而且你是那個說故事的人。萬一投影片播放器壞了,沒有視覺輔助品的提示,你還是可以演說。

為什麼那些數字都必須出現在那裡?我知道你會大喊、尖叫,而且堅持人們都想看到那些數據資料。那麼不能放在會後發的講義裡頭嗎?或是把資訊放在 PowerPoint 備忘錄,結束時,你可以把備忘錄寄給每個人,讓他們都收到有完整數據資料的投影片也行啊。

如何用死板數字說出精采故事?換個方式說

如果你做了功課,找到你想說的故事,把熱情和目標注入你的演說(簡報),數據資料還是可以很精采。

在我們的課程中,有一位大型連鎖速食集團的副總裁曾經做了一次重大突破。他第一次上台講的是關於公司漢堡價格漲了十元的故事。他無可避免講到了利潤,但也提到對於收入不高、經常要到該速食店用餐的顧客所造成的壓力。

一般訊息很多都隱藏在比率裡頭,所以我問他有沒有某個人的親身案例,他能不能說一個故事來幫助我們了解為什麼他反對漲價?結果,他的下一個版本非常精采。他扔掉了比率,換成非常容易理解的數字——一個人的真實開銷預算。那個人叫麥克斯,是一位任職於自家速食店的經理。

這位副總裁以麥克斯的全部薪水舉例,列出他每天和每個月的開銷費用。你猜怎麼著?上漲十元的價格,會讓麥克斯付不起天天在他上班的速食店買午餐。我們相當震撼,這是一個很有說服力、很熱血的故事,讓我們真正了解到漢堡維持低價的重要性。他只用了三張簡單的投影片輔助,就辦到了。

該是想想如何簡化你的投影片和停止讓它們成為注意焦點的時候了。所以,讓我們來看一些簡單達成這項目標的建議——把投影片放在它該在的地方作為背景,把你放在聚光燈下。

▸ 簡報的黃金比例——10:24

這個比例代表的是:每張投影片上應該盡量不超過十個字,字體永遠不要小於二十四級。好,開始大叫吧。我聽過很多人抱怨這個比例:「我有重要的數據資料統統必須放進來!我的老闆希望我給她所有的數字耶!我們這裡都是這樣做的啊!」是,你說得對。你的數據資料非常重要。但太小的字體會麻痺大腦,而數據資料的正確位置應該是在講義裡面。你的投影片應該是乾淨簡單的,而且是你的背景。

▸ 別逐字唸出投影片上的資訊

你的聽眾大部分都有念過小學三年級,他們可以閱讀了。所以,給他們新的東西吧。加點引人入勝的故事,告訴他們研究的結果,提醒他們為什麼那個資訊非常重要,還有它可能有什麼影響,會影響什麼人。你在演講上擔任的角色,不應該是唸投影片上的資訊。觀眾不想看演出劇本;觀眾想看的是演出本身。

▸ 善用圖片說明重點

我見過的最好的投影片之一,只是一張上頭有一堆木屑,和從天上落下更多的木屑,使木屑愈堆愈多的圖片。那次,我出席的是一家出版商的假日研習營。一位優秀的書籍行銷人員正在討論作者的產出,那是一個相當複雜的概念。他提到,作者每天要應付多種出版管道,要創作出這麼多內容必須承受龐大的壓力。

然而,利用木屑的概念,他讓我們聯想到了每位作者有大量被刪除、被修改或不被採用的內容。那些「木屑」——從我們創作的大工程中留下來的內容——或許可以提供幾個月的稿源。他沒有使用重點項目或統計資料,但是我可以清楚記得那個概念、五到六項的重點和他的建議。一切全歸功於他的比喻和圖像,真是太扣人心弦了。圖片,真的勝過千言萬語。

還有一件事也很重要,別忘了讓燈亮著。讓觀眾看到你的臉,比看到投影片的每個細節更重要。再說,你也不想請他們夢周公吧。

想像觀眾只穿著內衣褲

這項規則曾被多少喜劇片用來當作搞笑老梗了?可能是無厘頭的主角必須對一群觀眾演講,或是一位高中生必須對全班同學做報告。因此一些有智慧的顧問建議學生,為了控制緊張的神經,應該在腦海中想像觀眾穿著內衣褲的畫面。他們秉持的理論是,這種畫面有降低觀眾恐怖指數的效果,讓演說者覺得好笑逗趣而放鬆壓力。

真的嗎?

我自己試過,也讓受試者試過。那會分散你的注意力,讓你的腦袋一片空白,而且將你的熱情慢慢澆熄,變成了一個愚蠢的技巧。而且總會有那麼一個人坐在第一排,我真的不願意想像他穿著內衣褲的畫面。

《演說規則指南》中充斥著像這類的愚蠢技巧。當然,你可能會害怕觀眾,但讓他們在你的腦海中好好穿著衣服吧。你是為了觀眾才上台的,所以尊重一下他們嘛。讓你發笑或尷尬的「畫面」會讓你跟觀眾產生距離。使用一個真實做自己的方法,讓你跟觀眾打成一片,才是贏得觀眾肯定的關鍵。

而且告訴你一個重要的祕密:觀眾希望你表現得好。態度惡劣或咄咄逼人並非觀眾本性,沒有人出席是想看到一場搞砸的演說:「啐,我希望這傢伙真的很無聊又糟糕,讓我好好消磨時間吧。」

更重要的是,觀眾本性是善良又富同情心的。如果你看起來很緊張、科技器材失常或你回答不出棘手的問題,周遭的人會希望他們能夠幫上忙。觀眾是你的朋友,而且他們非常期盼你有傑出的表現。他們實際上是支持你的。下次上台時,把他們想像成一群沉默無聲的啦啦隊吧。

啦啦隊的概念可以延伸至朋友和陌生人。這似乎不符合邏輯,但卻是事實:對十個朋友發言真的比對一百位陌生人演說還讓人緊張。你以為一群朋友會讓你安心,但熟悉的觀眾事實上可是會讓你像躺在日晒機上的雪人那樣「自在」喔。你期望自己在朋友面前有更多好表現,但又因為朋友認識我們,我們總覺得他們會注意到每個弱點,又不吝於提出嚴厲批評。不過,也別過度緊張。同情心一樣適用於朋友觀眾,你的同事和陌生人一樣希望你表現得好,他們非常樂見你有出人意表甚至語不驚人死不休的絕妙「糟糕」表現。

因為觀眾,你的上台才有意義

我前些日子才目睹一位大學行政人員對一群標準考試得獎的三年級傑出學生發言。真是讓人痛苦。她寫了講稿鼓勵他們繼續在學業上求取優異表現,但她完全忘記了她是跟三年級的孩子說話。她站在講台後方,照著紙上唸出一長串艱澀單字和句子:「登入線上的工具箱接受更難的挑戰,找到本身的特殊強項以達成學業目標,邁向要求更嚴峻的高中生涯,最後就能擁有選擇最好的大學權利。」她難道看不見台下全部孩子在學校禮堂裡絕望地蠕動嗎?我都想大叫我的媽,救人啊!

但是,她上台前和上台後根本是判若兩人。上台前,我看見她與孩子們一對一互動時,就像完全不同的一個人。她的態度十分友善,為了可以平視他們的眼睛,她還跪蹲下身子跟他們對話,甚至讓他們咯咯發笑。可惜,她也訂閱了《大學行政員是枯燥無味的演說者》雜誌,中毒太深了。

她可以有怎樣不同的表現?如果你想鼓勵年紀小的資優生保持優異成績,那就將心比心,設身處地站在他們的角度想。有天賦的孩子常見的問題包括感覺孤獨、無聊或被人誤解。她可以向整座禮堂裡所有的觀眾道聲恭喜,說他們身旁坐滿了可以當好朋友的聰明學生。她可以坐在舞台的邊緣,更接近孩子們的高度,並表現出自己更輕鬆、更和藹可親的一面,而不是露出講台的一顆空腦袋。還有,如果你想挑戰天資聰穎的孩子,就問問他們的想法。她可以讓他們想想,做哪些活動會讓他們變得更聰明。我敢說每隻小手會立刻舉得高高的。

你會馬上擄獲觀眾的心與信任。因為當觀眾看到你為他設身處地著想而且這麼了解他們,他們就會信任你——而當你與觀眾之間的緊密互動也會讓你忘了原本的擔心。背上的汗就讓它流吧。把注意力放在觀眾身上,你的緊張情緒便會緩和下來。

不了解台下坐的是誰,你就極有可能冒犯他們

那麼,如果沒有考慮到觀眾立場的話會有什麼最壞的後果?冒犯他們。然後當場尷尬得下不了台。有次我去參加婦人社交活動,聽當地一位演講人演說。顯然,他是一位銷售高手,正打算跟企業家和銷售人員談銷售技巧。他決定以本身不愉快的銷售經驗開場,結果狠狠打了當地一家百貨公司的耳光。

他的故事是這樣說的:「我在那個地下室特賣會場不耐煩地點著腳尖,等著在收銀檯後面那位灰髮老太婆看完她那本可笑的羅曼史之後,終於決定幫我結帳了。」但他的聽眾是誰?就是那一家百貨公司的銷售經理和那個樓層的銷售團隊。只要在簽到表的出席者名單上看一眼,就可以知道的事;更別說他在說故事時的冷嘲熱諷了,你認為會有任何一個女人,樂於聽見一個男人用「灰髮老太婆」和「可笑的羅曼史」,給女性亂貼標籤嗎?他在一開場,就失去台下觀眾的心了。

當他結束演講並徵求觀眾提問時,坐在席間的銷售經理詢問她是不是可以上台用麥克風說話。他並不知道她是誰,直到她走得夠近了,才清楚看見名牌上寫的字。她做了一個禮貌的評論,說即使是偉大人物也有備受考驗的日子,並為他沒有獲得好的銷售服務致歉,還提供他下次上門購物的大幅折扣。然後她提醒我們,他們百貨的所有人員無不盡心盡力希望能提供客戶最優質的服務。她說得如此簡潔明快,如此絕頂「糟糕」,以致他只能望著她,語無倫次地回應,最終囁嚅一聲「謝謝妳」。

我也曾犯過忘記觀眾的錯。在剛踏入這個職場時,我也搞砸過。有一次主持研討會時,我列舉了很多個人故事和劇場的例子。因為對現場觀眾完全沒有事前的準備,還自以為我的故事很精采。在休息時,主辦人卻當面給了我一記像世界摔角大賽場上的痛擊。「台下是一群優秀的會計師。我們不在乎你的事業或你個人的故事。」唉唷喂呀……我根本是活該。他們的文化與期望是很具體的,如果我有到網路上做那麼一點點調查,打過幾通電話,我就會事先知道。

想分享個人的故事,要在對的地方講,才會得到很好的反應。但當天表現顯示我並未了解他們的專業,害我砸了自己的招牌。我馬上改變了自己的做法。至今,我仍十分感激那位主辦人的快人快語給我的當頭棒喝。那是我一輩子受用無窮的禮物。

※ 本文摘自《上台本事》立即前往試讀►►►

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