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文/電腦玩物站長(esor huang)

不要花很多時間整理信箱

整理是不想工作時最好藉口,耽誤處理重要任務時間

每天打開信箱都要被次要郵件干擾速度且浪費時間。
用Gmail自動整理功能過濾出今天真正重要郵件。
原本60分鐘才能整理完的信箱,現在30分鐘搞定重要郵件。

「整理」看起來是工作上的重要步驟,但現實面來看,我們通常是在「不想面對壓力大的工作」時,就會想說:先來整理一下書桌、先來整理一下檔案,先來整理一下郵箱好了?但事實上,這樣的整理不會真正幫我們完成工作,反而因為又多花了一些整理,而又多浪費了一些處理重要工作的時間,等到整理完了,更焦慮剩下的工作時間又更少了!

而在善用Google工作流程中,應該要善用雲端與數位「自動」整理的優勢,讓Google幫你整理,讓自己可以直接專注在真正重要的工作上。

以原本看起來雜亂的Gmail信箱來說,只要善用下面的「自動整理」功能,我們可以:

1. 直接專注在重要郵件上,讓時間花費有價值。
2. 減少不重要的郵件數量干擾,節省額外整理時間。
3. 不漏看需要處理的郵件,節省挽救意外時間。

懶人依靠Gmail自動整理並不可恥

信箱第一道干擾就是很多「不需要處理」的郵件,這些郵件包含廣告傳單、新訊通知、社群更新,當他們佔滿收件匣時,會淹沒重要郵件,當要打開處理他們時又浪費時間,這時候就善用Gmail的自動整理功能吧!

1. 一的信箱軟體打開郵件後,所有的郵件都混亂的列在一起,尤其有很多次要訊息了重要的工作任務交代郵件,這時候Gmail其實可以幫我們自動過濾出工作重要郵件。

2. 只要打開收件匣方下選單裡的「預設」,開啟「管理您的收件匣設定」。

3. 接把自動過濾「社交網路」、「銷內容」、「最新快訊」、「論」的選項選起來,這些次要郵件就不會再變成干擾。

4. 下一次,只要打開Gmail,先專注在「過濾掉」次要郵件後,真正「主要」的收件匣即可,在這裡收到的郵件就是你真正應該花時間處理的重要郵件。

提升效率的5個郵件處理心法

郵件是工作工具,而非堆積不想做不用做的事情的倉庫

一直堆積信件在郵箱,於是更不想處理,更難處理。
練習每天都把郵件處理完,善用自動化清空收件匣。
讓每天3個小時郵件處理時間,變成只要1個小時。

信箱為什麼會成為你的壓力來源?因為我們拖延、堆積裡面的任務,讓信箱看起來雜亂又處理不完,所以壓力大增。

例如妳已經打開電子郵件信箱,看過一輪郵件,卻還是把郵件擺在那邊,沒有立刻「處理」。所以郵件愈積愈多,愈來愈混雜錯亂,這會讓你更想拖延處理郵件的動作,也會讓你必須多做好幾次一樣的整理動作。

每次打開信箱,都應該立刻把看過的郵件處理掉,處理有幾個原則:

1. 回信:當下幾分鐘內可以處理完成的任務,立刻處理完成然後刪除這個工作。
2. 轉發:需要交待給別人做、需要提醒別人的任務立刻從自己轉移出去。
3. 延後:無法當下進行的任務,立刻排進待辦清單,指定給它一個處理的時間,下個章節就馬上要教你。
4. 刪除:不需處理的,或許連看都不用看,直接刪除(善用Gmail的自動過濾與優先收件匣)。
5. 整合:重要的內容,立刻轉入自己的統一工作資料庫(例如Evernote或Onenote)備份儲存。

※ 本文摘自《比別人快一步的 Google 工作術》立即前往試讀►►►

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