不要花很多時間整理信箱

文／電腦玩物站長(esor huang)

不要花很多時間整理信箱

整理是不想工作時最好藉口，耽誤處理重要任務時間

每天打開信箱都要被次要郵件干擾速度且浪費時間。
用Gmail自動整理功能過濾出今天真正重要郵件。
原本60分鐘才能整理完的信箱，現在30分鐘搞定重要郵件。

「整理」看起來是工作上的重要步驟，但現實面來看，我們通常是在「不想面對壓力大的工作」時，就會想說：先來整理一下書桌、先來整理一下檔案，先來整理一下郵箱好了？但事實上，這樣的整理不會真正幫我們完成工作，反而因為又多花了一些整理，而又多浪費了一些處理重要工作的時間，等到整理完了，更焦慮剩下的工作時間又更少了！

而在善用Google工作流程中，應該要善用雲端與數位「自動」整理的優勢，讓Google幫你整理，讓自己可以直接專注在真正重要的工作上。

以原本看起來雜亂的Gmail信箱來說，只要善用下面的「自動整理」功能，我們可以：

1. 直接專注在重要郵件上，讓時間花費有價值。
2. 減少不重要的郵件數量干擾，節省額外整理時間。
3. 不漏看需要處理的郵件，節省挽救意外時間。

懶人依靠Gmail自動整理並不可恥

信箱第一道干擾就是很多「不需要處理」的郵件，這些郵件包含廣告傳單、新訊通知、社群更新，當他們佔滿收件匣時，會淹沒重要郵件，當要打開處理他們時又浪費時間，這時候就善用Gmail的自動整理功能吧！

1. 一的信箱軟體打開郵件後，所有的郵件都混亂的列在一起，尤其有很多次要訊息了重要的工作任務交代郵件，這時候Gmail其實可以幫我們自動過濾出工作重要郵件。

2. 只要打開收件匣方下選單裡的「預設」，開啟「管理您的收件匣設定」。

3. 接把自動過濾「社交網路」、「銷內容」、「最新快訊」、「論」的選項選起來，這些次要郵件就不會再變成干擾。

4. 下一次，只要打開Gmail，先專注在「過濾掉」次要郵件後，真正「主要」的收件匣即可，在這裡收到的郵件就是你真正應該花時間處理的重要郵件。

提升效率的5個郵件處理心法

郵件是工作工具，而非堆積不想做不用做的事情的倉庫

一直堆積信件在郵箱，於是更不想處理，更難處理。
練習每天都把郵件處理完，善用自動化清空收件匣。
讓每天3個小時郵件處理時間，變成只要1個小時。

信箱為什麼會成為你的壓力來源？因為我們拖延、堆積裡面的任務，讓信箱看起來雜亂又處理不完，所以壓力大增。

例如妳已經打開電子郵件信箱，看過一輪郵件，卻還是把郵件擺在那邊，沒有立刻「處理」。所以郵件愈積愈多，愈來愈混雜錯亂，這會讓你更想拖延處理郵件的動作，也會讓你必須多做好幾次一樣的整理動作。

每次打開信箱，都應該立刻把看過的郵件處理掉，處理有幾個原則：

1. 回信：當下幾分鐘內可以處理完成的任務，立刻處理完成然後刪除這個工作。
2. 轉發：需要交待給別人做、需要提醒別人的任務立刻從自己轉移出去。
3. 延後：無法當下進行的任務，立刻排進待辦清單，指定給它一個處理的時間，下個章節就馬上要教你。
4. 刪除：不需處理的，或許連看都不用看，直接刪除（善用Gmail的自動過濾與優先收件匣)。
5. 整合：重要的內容，立刻轉入自己的統一工作資料庫（例如Evernote或Onenote）備份儲存。

※ 本文摘自《比別人快一步的 Google 工作術》，立即前往試讀►►►

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