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文/提姆.哈福特(Tim Harford);譯/廖月娟

研究生產力的專家曼恩(Merlin Mann)告訴我們,在一個變化快速的世界中要把所有的事情井然有序的安排好,會讓人陷入緩不濟急的困境。

例如你是在一家快餐店做三明治的廚師。4第一份訂單來了,於是你拿出黑麥麵包,開始塗上美奶滋。由於到了午餐的尖峰用餐時間,顧客會愈來愈多,是不是暫停一下,看看是否有更多的訂單,再一起做,比較有效率?果然,又來了兩份三明治的訂單。於是,你開始思考,要怎麼做。或許該依照訂單先後次序?還是分素食和有肉的?或者區分土司要烤的和不用烤的?嗯,還是再等等,看有沒有更多訂單。是的,又多了三份訂單。好,現在你已有六份訂單要處理,但處理的方式好多,該怎麼做才好……

曼恩要說的是,我們通常為了整理而傷透腦筋,乃至一事無成,如果我們把焦點放在實際行動,就不需要整理了。當然,有些情況少不了複雜的整理工夫(如圖書館),或者需要仔細比對檢查表(如建築工地、開刀房),但我們大多數人既不是圖書館工作人員,也不在開刀房裡工作,對整理的信念不免多有誤會。

很多人都認同富蘭克林的看法,也就是如果我們把自己的生活整理得井然有序,就能過得更好、更有生產力、成為一個更讓人景仰的人。但我們別忘了,富蘭克林太忙了,他忙於發明雙焦點鏡片、研究導電、印刷報紙、簽署獨立宣言,才沒時間整理。如果他在快餐店的廚房工作,必然不會花時間整理三明治訂單,他會直接動手做三明治。

乍看之下,分門別類似乎很簡單,其實非常困難。魔幻寫實大師波赫士(Jorge Luis Borges)聽說中國有一部百科全書,亦即《天朝仁學廣覽》(Celestial Emporium of Benevolent Knowledge);這是波赫士虛構的。波赫士說,根據這部百科全書,動物可分為十四類:屬於皇帝的;經過防腐處理的;馴服的;乳豬;人魚;傳說中的;流浪狗;包含在現有分類的;顫抖得很厲害,像是發狂似的;數量極大,無可計數;用極細的駝毛筆畫的;其他;剛打破花瓶的;遠看像蒼蠅的。

這種分類看起來就像是笑話,波赫士的確是幽默感十足的文學大師,但他是認真的。這種表面上看來荒謬的分類法,其實具有實用價值。以動物而言,有時我們必須依照擁有者來分類,有時我們必須描述其身體特徵,不同的身體特徵在不同的情境之下具有特別意義。有時我們必須描述得很具體,如果你正在準備盛宴,就不能用貓來替代乳豬。再者,如果要懲罰作惡者(不管是打破花瓶或是持槍搶劫),都得揪出罪魁禍首。儘管波赫士的每一個分類都是有用的,但整體來看卻不合邏輯、光怪陸離。這種百科全書顯然無法派上用場。

波赫士想要告訴我們的是,要將這個世界分門別類,只是我們一廂情願的想法。我們如要把現實世界裡的東西分類,很難兼顧條理與邏輯。

很多公務機關會利用一式三份歸檔法:一份依照日期,一份依照主題,還有一份依照寄件者。這種分類法合乎邏輯,畢竟我們無法預測我們何時需要尋找2015年10月底收發的所有信件,或者必須找尋某位名叫崔利斯太太的來函。只是這種系統需要三倍的空間,整理起來更是耗時、費力。如果是勒索信函,要歸於哪一類?萬一某一封信有三個主題呢。若是某一封信對公司產品讚不絕口,可用在廣告上呢?這類書信,或許我們應該學波赫士,將之歸類為「其他」。[1]

對很多公務機關或是公司而言,也許不得不採用一式三份式的歸檔法。但對個人來說,這種歸檔法也造成時間、空間與精力的三重浪費。如果你必須將印刷出來的文件和信件歸檔,不如參考日本經濟學家野口悠紀雄提出的整理法。這種方式完全不用分類。首先,請準備許多大信封,然後將信件放進去,然後在大信封側邊加上標籤,寫上信件的時間、內容。接著將大信封由左至右整齊排在書架上。野口整理法最高明的一點就在這裡:每次你拿出大信封,放回去時,都放在最左邊。經過一段時間之後,經常使用的文件就會留在左邊,沒用過的就累積在右邊。整理很簡單:就把最右邊、使用率低的文件丟棄即可。如果要找某份文件,就想一下:最近是否看過這份文件。有很多人都喜歡用這種「懶人整理法」。

<h2>桌子亂糟糟?效率可能高人一等!</h2>

但是,等一下。這種整理法似乎讓人覺得有點熟悉?管理學教授亞伯拉罕森(Eric Abrahamson)與佛瑞曼(David Freedman)就曾在《亂好》一書提出這樣的建議:「把信封垂直疊在一起,不要水平排列,一段時間後,再把最底下、沒動過的信封丟棄。」5

如果這麼做會怎樣?你的桌子看起來很亂,上面有一大疊書信、文件。每次,你把一份文件抽出來,就放在這疊書信的最上面。久而久之,最下面就是用不到的。這種整理法雖然沒有整齊的標籤,如野口整理系統的大信封,但提供了一些直覺、具體的線索,如文件的厚度、紙張的色調、折角和便利貼。儘管這些線索不一定靠得住,但非常有用。

這不是說,把所有書信、文件疊起來是最好的整理法。雖然這樣看起來很亂,卻不是完全隨機、雜亂無章。一張書桌的東西雖然表面上看起來凌亂,可能自然而然形成某種實用的次序,也就是最常用的因為常拿出來,因此被放在最上方。

其實,一個凌亂的書桌或辦公室總是留下許許多多的線索,顯露最近的工作型態,而這些線索可讓我們達成工作效率。加州大學聖地牙哥分校的認知科學家克爾許(David Kirsh)研究工作風格的差異,如「整齊」與「凌亂」。克爾許發現,有些人的辦公桌整整齊齊,擺放待辦事項清單和日曆,但有些人的桌子則很凌亂,上面擺著正在進行的工作、需要回覆的信件或是一些要請款的收據。凌亂的辦公室總有很多線索,而乾淨、整齊的桌子則除了待辦事項清單,沒有其他線索。6這兩種型態的書桌各有各的優點[2],因此我們不可看一個人的書桌整潔與否,遽下斷語。7

然而,即使我們習慣凌亂,也知道如何依照線索去搜尋,有個更重要的問題是:把桌面和檔案整理得井然有序,做事效率是否會比較高?其實不一定。

正如波赫士告訴我們的,分門別類不像表面上看來那麼容易。儘管分類有時有幫助,但也可能設立系統、分類整理花費的時間,比省下的時間來得多。

注視
[1] 如果是電子文件,現在又多了個亂上加亂的分類法,也就是利用標籤。我們可將某一份文件歸於某一個檔案,但可加上許許多多的標籤。
[2] 法國散文家范勒里(Paul Valéry)論道,如果你不希望失去任何寶貴的東西,想要的時候,隨時都找得到,那就依據直覺,直覺告訴你放在哪裡,就放在那裡。你要是認真整理,反而容易找不到。范勒里此言或許稍嫌誇張,但他的確說對了一點:如果你的整理法不夠清楚、明確,東西反而容易找不到。
[3] 當然,資料夾系統在某些情況下很好用。惠特克不是指用資料夾來整理郵件必然會浪費時間,而是這樣整理總得花時間。如果我受邀參加書展,因而為此事創立一個資料夾,有關書展的郵件就全部移到那個資料夾中,要找某一封有關書展的郵件也很好找。一旦書展結束,這個資料夾就可以封存了。至於其他郵件,使用搜尋功能即可。

注釋
5 Eric Abrahamson and David Freedman, A Perfect Mess (London: Orion, 2007), pp. 156–7。
6 Maria Popova, ‘Order, Disorder, and Oneself: French Polymath Paul Valéry on How to Never Misplace Anything’, Brain Pickings, 30 October 2015, https://www. brainpickings.org/2015/10/30/paul-valery-analects-order-disorder/。
7 Abrahamson and Freedman, p. 159。

※ 本文摘自《亂,但是更好》,第九章〈人生換然一新〉,立即前往試讀►►►

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