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Readmoo編輯團隊

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文/陳業鑫

行銷總監 Sean 與一位前來應徵數據分析研究員的應徵者有約。應徵者到了以後,Sean 請助理先交給他三份文件,包括:公司的制式履歷表、性向測驗以及智力測驗,填寫完以後,才開始進行面試。

Sean 要應徵者先簡短自我介紹,接著仔細詢問了他前一份工作的狀況,雙方談了十來分鐘,Sean 突然話鋒一轉問道:「你是家裡的長子嗎?」「我看你履歷表上寫出生地台東,是原住民嗎?」「你結婚了嗎?有小孩嗎?如果偶爾加班,可以配合嗎?」

針對 Sean 的所有問題,應徵者都非常禮貌地一一回覆。面試結束以後,Sean對這個應徵者很滿意,轉頭告訴助理,通知他再補上畢業證書影本跟良民證,下週一就可以來上班。

小心!三種你不該要求的資料

整個面試過程,看起來似乎沒什麼不妥,行銷總監 Sean 的問題,聽起來好像也無傷大雅。然而,不少問題其實已經侵犯到個人隱私了,不管是排行、種族、婚姻狀況等,都是與工作能力無關的私人問題。

很多主管或人資提出這類問題,只是希望能進一步探詢應試者的配合度或人格特質,但這些提問除了侵犯隱私,也可能帶有偏見,隱含性別或種族歧視之嫌,多問無益。

此外,許多企業在面試時請應試者做性向測驗、智力測驗,或請應試者補上良民證、戶口名簿等,以確認應徵者是否有前科或瞭解家中成員構成等,在法律上也可以視為是帶有「偏見」的排除,也就是「歧視」。而這樣的偏見,很可能會讓公司吃上六萬元至三十萬元的罰鍰。

面試新人必須考慮的因素相當多,光靠書面資料審查,很難判斷對方是否適任。尤其在應徵者條件都很相近的情況下,想要透過更多問題,選出應徵者中資質最好、配合度最佳的人選,也是人之常情。

不過,若是把案例中描述的那些的問題,或是性向測驗、智力測驗、有無良民證等,也列入錄用考量,便會違反《就業服務法》規定。

對公司來說,這或許只是一種「了解員工」的做法,方便管理者篩選出最適人選;但從求職者及法律的角度來看,這些測驗內容以及涉及私人的問題,全都是在侵犯個人的隱私權。

看到這裡,相信很多人一定覺得有點迷惘,只是問及家庭背景或未來人生計畫,或是透過測驗工具來了解應徵者的性向及資質,為何竟然會誤觸侵犯隱私甚至歧視的天條? 到底哪些該問,哪些不該問?

讓我們來看看法律是怎麼規定的,根據《就業服務法》第五條規定,有三種類型的資料是公司不能要求應徵者提供的:

一、生理資訊:最常見的包括智力測驗、HIV檢測及指紋等,以及其他與工作職務無關的健康資料也包含在內。

二、心理資訊:像是性向測驗、心理測驗、誠實測試或測謊等,公司都無權擁有應徵者的測驗結果。

三、個人生活資訊:也就是泛指應徵者的個人隱私資料,包括信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫或身家背景等,只要與職務無關都不是公司應該過問的事。

舉例來說,面試過程中最常被忽略的,就是公司提供給應徵者的履歷表,履歷表中常見的一些欄位,諸如:「性別」、「年齡」、「婚姻狀態」等,其實全部都踩在觸犯隱私權的地雷上,修正這些欄位,是人資可以做的第一件事。

不只設計履歷欄目要謹慎,面試時也要注意,千萬不要刻意追問應徵者的私事。曾有企業在面試女員工時,詢問對方:「是否有男朋友?」應徵者誠實回答:「有,他在海外工作。」這位面試官很直白地追問:「那妳將來有可能會辭職,跟他一起去海外囉?」

面試官問這些問題,是為了確認應徵者的穩定性,畢竟徵選、培訓都需要成本,從公司的角度來看,當然不希望招募進來的人才,位子都還沒坐熱就離職,但是,這些問題不僅會讓應徵者覺得不舒服,在法律上也侵犯了對方的隱私。

這些不恰當的問題,不但侵犯隱私,甚至可能同時違反《性別工作平等法》。曾有一名新婚的女性想要應徵餐廳外場服務生,面試時,主管除了詢問她過去的相關工作經驗外,同時還提到這個工作「不適合短期內打算結婚懷孕的人」,因此詢問了這位面試者的年齡、感情狀況,以及結婚懷孕的計畫等。最後,該主管以她「短期內可能懷孕生子,將導致餐廳排班困擾」為由拒絕錄用,這名女性一氣之下,便向勞動局申訴該公司違法。

這些例子都清楚的告訴我們,只要「沒有直接與工作相關」的隱私問題,在徵選人才時都應該避免。

三種不違規的例外情形

無論是《就業服務法》或《性別工作平等法》,這些相關法規的意義,在於保護各種身分與狀況的民眾,都能在相同能力的前提下獲得同等的工作機會。

看到這裡各位可能內心暗暗叫苦,這也不能問,那也不能測,該怎麼做才能取得面試者的相關資訊,更進一步判斷對方適不適合這份工作?管理者也別太擔心,以下有三種正當理由可以要求應徵者的隱私資料,不妨斟酌一下公司的情形,是否符合下述條件:

一、法律明文規定
法律規定,從事保全、計程車司機等行業的從業人員,不得有重大暴力犯罪前科,所以雇主要求出示「良民證」,即屬合法。

二、正當的職務需求
若有正當職務需求,企業就可以請求應徵者提供相關訊息。比方說,開客運等長途運輸的工作,需要良好的集中力,主考官可以詢問應徵者的用藥習慣;而金融業僱用需要經手大筆金錢者,也有正當理由詢問是否有財產犯罪前科等,可以依個案而定,不過需要徵得應徵者的同意。

三、為了工作安全
基於保障從業人員工作安全的考量,企業也能探詢相關資訊。比方說,這份工作若需要強健體魄才能勝任,否則可能導致從業人員受傷的話,就可以要求應徵者進行體能測試。或是這份工作會接觸到輻射,可能會對胎兒造成影響,那麼企業也可以詢問對方的懷孕計畫,但雇主仍須注意,要請求以上資訊,還是得經過當事人同意。

總結來說,若要避免法律爭議,建議主管將所有公開的招募資訊限縮在「與職業相關的範圍」比較好。

若公司符合上述三種例外情形,需要應徵者提供某些特殊文件或資訊時,也應該在面試時,將這些理由清楚明白告知應徵者,並且徵得應徵者的同意,最保險的做法是:留下「白紙黑字」,請應徵者同意後,簽署「蒐集、處理及利用員工個人資料告知暨同意書」,以免事後有糾紛,空口無憑。

而事後若是沒有錄取應徵者,可以主動告知對方,將立即刪除他所填寫或留下的隱私資料,以避免違反《個人資料保護法》的規定。不過,在這裡要特別注意,同意書生效的前提必須是「有正當理由」,若公司要求的個人資料與職務內容毫無關係,這份同意書仍會因為違反《就業服務法》第五條第二項而無效。

問對問題不怕侵犯隱私

其實,面試時不能要求與工作無關的資料、也不能過問個人私事等觀念,在強調個人隱私權益的歐美國家,早已行之有年。在美國,求職者的履歷表上往往只看得到姓名、聯絡方式、學歷、工作經驗及專業執照等,甚至連張照片都沒有貼,也不會出現性別及年齡等訊息,若有因為職務所需而特別列出額外資訊,都屬於例外狀況。

我相信,人資及主管在面試時之所以會問一些比較私人的問題,並不是為了探人隱私,而是想要知道應徵者會不會因為個人因素而影響工作狀態。

我的建議是,若主管想要探測應徵者的配合度,與其問:「你結婚了嗎?」「你近期打算懷孕嗎?」不如改用申論式或假設式的問法,比如說,你可以問:「對於工作與私人生活的平衡,你有什麼想法?」「若遇到需要調動、加班的情況,你會怎麼處理?或者你會希望公司怎麼協助你?」

如果主管無論如何都希望進一步了解應徵者,或許可以利用非正式的時間,好比在會議室外的沙發上閒談,並且告知對方這些聊天內容不會影響面試結果,若有任何不想回答的問題,也可以拒絕回答。這種方式不僅不會違反規定,也能讓應徵者感受到公司親切及人性化的一面。

最後只要記住,面試不是「拷問」,主管們也不應該認為自己有權力取得應徵者的所有資訊,只需要秉持著「信任專業、尊重隱私」這兩個原則,就不用擔心違反法律,而一個願意平等對待應徵者的公司,好名聲自然會吸引優秀的人才加入。

本節相關法條
《就業服務法》 第五條第二項
《就業服務法》施行細則第一條之一
《個人資料保護法》第十一條第三項

注意這些事避免誤觸應徵者隱私
制式履歷表上只列出與職務相關的條件,如姓名、學經歷、技能、證照,與工作內容無關的條件一律不列出。
與應徵者面試時,以正式且與工作相關的問題測試應徵者的行為與態度,而不是用探詢個人隱私的方式作為判斷標準。
僅向應徵者要求提供必要的證明文件,如畢業證書、證照證明,若因特殊情況須提供良民證、犯罪紀錄等,須清楚註明合法理由與原因。
若一定得存有員工之個人隱私資料,須與員工簽訂合約,並在不需使用後銷毀並告知本人。

使用傳統制式履歷表,上面列有各種與職務無關之資料,例如:性別、年齡、婚姻狀況、役畢、籍貫、出生地、宗教、黨籍等。
面試過程中不斷詢問與工作無關的問題,包括對方的家庭狀況、是否打算結婚生子、政治傾向等。
面試時要求應徵者接受與真實職業資格無關的智力測驗或心理測驗,或是要求提供HIV檢測、指紋等資訊。

※ 本文摘自《懂一點法律,勞資不對立,管理不犯錯》立即前往試讀►►►

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