The following two tabs change content below.

文/奧利佛.柏克曼;譯/許恬寧

管理有限時間的核心挑戰不在於如何完成每一件事(那原本就不可能),而在於如何以最明智的方式決定不要做什麼,以及如何不要因此懷有罪惡感。如同美國作家與教師葛瑞奇(Gregg Krech)所言,我們需要學習以更好的方式拖延。1拖延是某種無法避免的事:沒錯,在任何時刻,你幾乎都在拖延每一件事。到了人生的盡頭,那些理論上應該已經做完的事,你幾乎都沒做。因此,重點不是根治拖延症,而是以更明智的方式選擇要延後哪些事,專注於眼前最重要的事。不論是哪一種時間管理技巧,真正的有效評估指標是那項技巧是否協助你忽視應該忽視的事物。


相關技巧有很高的比率都做不到,反而愈弄愈糟。大部分的生產力專家根本助長了我們的時間問題,他們獻計讓我們一直相信有可能事事都顧及。各位可能熟悉罐子裡裝石頭那則令人翻白眼的寓言。2 那則故事在史蒂芬.柯維(Stephen Covey)一九九四年的《與時間有約》(First Things First)首度危害世人。自此之後,生產力的圈子就無限重複那則故事。

我最熟悉的版本是,有一天一名老師到教室上課,他拿著幾塊大石頭、幾顆小石子、一袋沙,還有一個大玻璃罐,向學生發出挑戰:他們能否把所有的大石頭、小石頭和沙子都裝進罐子裡?他的學生顯然頭腦不太好,先試著把小石子或沙子放進罐中,結果沒空間擺大石頭。最後,老師(他臉上的笑容顯然是在憐憫可憐蟲)示範正確解答:先放進大石頭,接著是小石頭,最後才倒沙,於是體積小的物體剛好能塞進大物體之間的空隙。這則故事的寓意是,如果你挪出時間先做最重要的事,就能在完成所有的重要事務之後,還有很多空間可以做比較不重要的事。萬一你沒按照這個順序去完成待辦清單,你永遠沒有空間去做較重要的事。

故事結束了,但這是一則謊言。那個自命不凡的老師並不老實,操縱這場示範,只帶了幾塊大石頭進教室,事先就知道那幾塊可以全數放進罐子。然而,今日的時間管理真正的難題,不在於我們不懂得要先放大石頭,而是大石頭太多了,大部分的大石頭永遠連靠近玻璃罐的機會都沒有。關鍵問題不是如何區分重要和不重要的活動,而是如何處理爆炸的量。

有太多事情感覺至少都有幾分重要性,可以當成大石頭。幸好,有幾顆更有智慧的腦袋,探討過一模一樣的難題,他們的建議融合了三個主要原則。

有創意的忽視藝術

如果你為你最重視的事情挪出時間的方法,也是先處理其他所有要求你付出時間的重要事項,然後默默祈禱最後還有多餘的時間,那麼你要失望了。如果做某件事對你來講真的很重要,例如:執行某項創意計畫、培養一段關係,或是替某個崇高的目標挺身而出,那麼唯一能確保你真的會去做的方法,就是今天就做一點,不論時間多短都沒關係,而且不要管有多少其他超大的石頭在呼喚你。

有好幾年的時間,阿貝爾試著藉由降伏待辦事項,把時間表挪來挪去,替她的插畫工作找出時間,但是都沒成功。阿貝爾後來看出唯一可行的選項,就是豁出去徵用時間,直接每天畫一、兩個小時,接著承受後果,即便後果是沒做到其他她也真心看重的事。「如果你不替自己留一點時間,現在就留,每星期都留一些,」套用阿貝爾的話:「你不會在未來的某個時間點,突然神奇地做完每一件事,手上還剩許多空閒時間。」

第二條原則是限制進行中的工作。或許我們在抗拒時間有限這個事實時,最誘人的作法就是一次展開大量的計畫;如此一來,你將感到很充實,多管齊下,全面進攻,但最後的結局通常是每件事都沒有進展,因為每當一個計畫開始變得棘手、嚇人或是無聊,你隨時都能跳到另一個計畫。你保有事情由自己掌控的感受,但代價是不曾完成任何重要的事。

你可以改走另一條路:嚴格規定自己在同一時間能做的事情數量。管理專家班森與東尼安妮.狄瑪莉亞.貝瑞(Tonianne DeMaria Barry)在《個人看板》(Personal Kanban)一書中詳細探索這個策略,建議一次不要做超過三件事。一旦選好,其他要你挪出時間的事,都必須等到這三件事的其中一件百分之百完成、有空檔之後再說(萬一某項計畫行不通,也可以乾脆放棄,此時同樣會釋出一個名額。重點不是強迫自己絕對要完成每一件已經開始的事,而是戒掉壞習慣,不再讓擱置一旁、完成一半的計畫數量不斷暴增)。4

我讓自己工作的方式出現這個不算太大的改變之後,產生驚人的重大效果。我再也沒辦法無視我能完成的工作量絕對有限,因為每次我從待辦清單挑選一件新的事情來做,加入進行中的三份工作名單,我便不得不想到為了專心做這件事,我得忽視的其他所有事。光是為了進行一丁點的事情,我必須把大部分的工作永遠擱在一邊,而且立即完成所有事情,根本是不可能的任務。

然而,就因為我被迫以這種方式正視上述的現實,結果我發覺有一股強大的力量讓我完全鎮定下來,生產力反而大勝從前斤斤計較生產力的日子。

註釋
1 Gregg Krech, The Art of Taking Action: Lessons from Japanese Psychology (Monkton, VT: ToDo Institute, 2014), 19.
2 Stephen R. Covey, First Things First (New York: Free Press, 1996), 88.
3 潔西卡.阿貝爾的引用,取自:“How to Escape Panic Mode and Embrace Your Life-Expanding Projects,” available at jessicaabel.com/pay-yourself-first-life-expanding-projects/.
4 Jim Benson and Tonianne DeMaria Barry, Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life (Scotts Valley, CA: CreateSpace, 2011), 39.

※ 本文摘自《人生4千個禮拜》,原篇名為〈使出更好的拖字訣〉,立即前往試讀►►►

  • 用Line傳送