Photo credit: pexels

在亞馬遜開會,與會者被分為「務必到」與「自由參加」

文/佐藤將之;譯/卓惠娟

我在亞馬遜服務時,有一次為了一個新企畫,我和主管一起到客戶公司拜訪,看到一件令我們很驚訝的事──對方竟然派了十五人出席!實際上,需要與我們協商的人只有負責營運、系統與財務的三位同事,但連營業所所長也出席了。

因為人數實在太多,所以我們建議對方:「不需要這麼勞師動眾,只需真正相關的人員出席就可以了。」但下一次開會,仍有七、八個人出席。果然這就是日本企業的作風,令我印象深刻。

找不必要的人與會,除了浪費此人的時間,還可能出現不相關的討論,讓現場陷入紊亂。尤其是在追蹤企畫進度的會議上,若高層領導者突然出席,還提出過去不曾討論過的意見,那麼主持人就得暫時擱置會議原本的目的,改而先向高層說明企畫本身,使得會議難以正常進行,效率變低。

區分務必出席及自由出席者

會議負責人若有確實理解討論事項,清楚會對哪些人造成影響,就不會召集不必要的人來開會。負責人若是經驗不足,就容易採取預防措施,把可能相關的人全找來開會。

從負責人召集會議的方式,可以看出他的工作能力。會議負責人一定要確實考慮清楚,找什麼人來開會才能有效進行討論。

在亞馬遜,會議負責人在召開會議前,習慣將與會者分為絕對要出席的「必須出席者」,以及不是絕對必要的「自由出席者」。

例如,實務操作的人沒出席,就難以了解實際狀況,那麼他就是「必須出席者」。如果此人無法出席,他必須找一個了解狀況的代理人出席,這可說是潛規則。

相對地,自由出席者是知道有會議要開,但原則上不用與會的人。此人若有想表達的意見,當然也可以與會。

例如,會議負責人想找某人出席,但不必連他的主管都找來時,就把這位主管列為自由出席者。這麼做是顧及主管的感受,避免因為主管不知情,而認為會議負責人擅自剝奪其部屬的工作時間。會議負責人一定要照顧好這些細節,避免衝突發生。

會議負責人若不知道某部門該找誰來開會時,可先在會議前找該部門的負責人商量。該部門指派了某人與會之後,在寄發開會通知時,必須傳送副本給此人的主管,會議紀錄之後也要附送,讓主管同時掌握狀況。

亞馬遜會使用 Outlook 來管理會議行程。Outlook 的聯絡功能會清楚標示出開會時間、地點、與會者。有必要的話,也能附加資料,事前通知相關人員。

使用 Outlook 也可以掌握其他人的行程,方便在確認對方有空後發送會議通知。

會議負責人如果希望某人務必出席,即使對方的行程配合不上,還是會寄發會議通知。若是緊急會議,不只會寄通知,還會打電話請對方挪出時間,總之會用盡各種方式讓他出席。

日本開會人數眾多的原因

這個問題的原因,出在日本與美國企業的職務分工與責任歸屬的機制,並不相同。

美國企業對於每個人的職務內容與責任範圍有明確定義。執行企畫時由負責人做決定,無法判斷時再與主管商討。開會也一樣,自己無法決定時,會後再與主管商量即可,不必特地找主管出席。日本企業對於誰該負起什麼責任則沒有明確劃分或有工作重疊的情況,所以有時若沒有把所有相關人員都找來,就開不成會議。

因為雙方有這樣本質上的差異,若想讓公司有實質上的改革,光是改變開會方法並不夠。開會方法決定於公司的運作機制,而撐起這個機制的是人。所以若想有效地學習亞馬遜開會的方法,就有必要重新檢討作為公司基礎的人應該如何工作。

※ 本文摘自《亞馬遜會議》,原篇名為〈減少出席人數〉,立即前往試讀►►►