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每個人都有自己的時間結構,工作邊界一開始就要講清楚

口述/唐鳳;採訪撰文/楊倩蓉

一天當中,無論工作或生活,總是有來自四面八方的感受,這些感受無論好壞,都會影響我們的情緒,如果沒有管理好,也可能會減低我們的工作專注力。高 EQ 的唐鳳,除了本身的素養之外,她其實也有一套自己管理心情的方式。

二○○八年,唐鳳加入總部位在美國加州矽谷的 Socialtext 軟體公司時,當時她負責寫 Socialtext Desktop 工作程式,設計一些像 LINE 或是 WhatsApp 這類即時通訊軟體,提供一個有關注意力管理(attention management)的工具,希望讓使用者在有限的時間裡,可以很有效率地處理更多事情。

然而,他們沒有料到的是,如果只有一種通訊軟體,對工作生產力很有幫助,但如果同時使用兩、三種通訊軟體,生產力就會降到谷底。唐鳳解釋,當你的手機裡灌了三種以上通訊軟體時,就會產生注意力攫取的問題,會使人甚至無法好好看完一則訊息。因為很可能一下子會有 LINE 進來,需要你回覆,一下子又顯示收到新的 email,簡訊也時不時來提醒你,當這些通訊軟體不斷騷擾你時,就會落入一個沒完沒了的循環,在你正在回覆這個訊息時,另一個通訊軟體又響起來。

當使用者隨時切換到不同的脈絡,思路就會被打斷,而一旦被打斷,就會陷入「注意力缺失」的狀態。唐鳳使用番茄鐘工作法,就是為了對峙這種注意力缺失的狀態,尤其疫情之後,世界已經進入遠距工作的時代。重要的是,遠距工作改變的不只是將工作地點從實體辦公室搬到另一個空間,它真正改變的是,彼此對時間結構的認知

唐鳳認為,免於被各種訊息打擾,對於遠距工作者非常重要。因為管理者如果還是想維持著「我在辦公室隨時走到誰身旁,誰就要立正站好」的管理心態,當員工都改為遠距上班時,就會變成「我任何時候傳訊息,他就必須立刻回覆」的心態,但是,這兩種情況完全不一樣。因為在實體辦公室時,老闆可以走到員工身邊,員工的注意力百分之百會在老闆身上,但遠距工作時,員工在另一端回覆老闆時,可能電腦同時還另外開著三個視窗,這時可能只有四分之一的注意力是在老闆這裡,反而會讓人陷入分心的狀況,工作品質也就會愈來愈差。

尤其,工作若經常被老闆或同事打斷,就會把員工手上正在進行的工作進度削減一些,打斷幾次後,進度就沒了,所以,事先擬好時間結構,例如讓番茄鐘來幫員工設定好時間結構,不但是為了增進工作效率,也是維護生活品質重要的一步。

除了維持自己的時間結構,遠距工作時代,唐鳳也給大家一個很重要的提醒,那就是每個人都有自己的時間結構,看不見彼此時,更要尊重彼此的時間結構。舉例來說,她的時間結構是每半小時才看一次訊息或回覆 email,如果對方期待她每五、六分鐘就要回應一次,結果就是她並不會看到。

「這個一開始就要講,不能期待別人會腦補。」唐鳳表示,遠距工作不同於實體之處在於,面對面時,對方向你提出需求,如果你面有難色,不用講出來,對方看你的樣子或反應,就知道你無法接受,但遠距工作隔著網路,你面有難色,對方也看不到,如果你不講清楚,對方根本無法察覺,這就會導致工作上許多的衝突。

所以遠距工作,彼此對於工作的邊界設定,一開始就要講得非常清楚,即使對方不習慣,還是要堅持從一開始就先設定好,慢慢大家就會發現,這樣的堅持是有道理的。

「你不能靠讀空氣,因為遠距的空氣無法讀取。」唐鳳幽默地說。

給自己緩衝時間的工作節奏

事先安排時間結構,也適用於跟老闆談工作方式的安排。例如,二○一六年,唐鳳在入閣前,就先談好她入閣的其中一個條件,就是每週三與週五是她遠距工作的時間,希望這兩天不必到行政院辦公室工作。

為什麼她要堅持一週必須留兩天的時間遠距上班?她解釋,接下數位政委這個工作,雖然工作內容是她熟悉的領域,但她必須要看來自各地方政府及局處許多新的材料,即使她擅長的是資訊處理,但並非這些議題的專家,所以她一定要精讀這些材料,並且學會相關知識才能有所回饋。

面對需要學習的新事物,唐鳳解除焦慮的方法,就是跟它好好相處一段時間。她認為,新事物並不一定難以理解,而是你有沒有給自己一段時間跟它相處,去好好理解那些知識或資訊,其實只要給自己一段時間跟它好好相處,學任何東西都是很容易的。

問題是,她發現即使每天準時九點上班、五點下班,在行政院裡,若想要好好吸收這些嶄新的資料,就必須自己掌控工作節奏。但如果她在辦公室,即使手機關機,同事也會隨時進來辦公室找她,或是長官若要臨時召開會議,她也必須中斷自己的工作配合大家。於是,她就把一週的工作時間拆解成符合她的工作節奏,例如週一、週二及週四,這三天的工作時間,她會專門用來和同事們討論或開會,但每週三和週五,她就會遠距工作,自己找一個地方,心無旁騖地去吸收消化新知。

「這樣部會同事給我這一些材料,我才不會突然覺得又有新東西、新事件發生了,我要急著反應。」她透過給自己每週兩天的緩衝期,例如,週二看到一個狀況,她可以利用週三好好想一天,到了週四,就可以想出要用什麼系統去處理,也就是給自己一個處理事情的工作節奏。

值得一提的是,除了番茄鐘工作法之外,她同時還會使用「GTD(Getting Things Done)工作法」,協助自己記錄待辦事項的輕重緩急。

每個人都有自己的時間結構,看不見彼此時,更要尊重彼此的時間結構。

※ 本文摘自《唐鳳的破框思考力》,原篇名為〈維持專注力與好情緒的必要:GTD 工作法和精神按摩法〉,立即前往試讀►►►