工作效率翻倍的「捨、活、續」整理術！

文／壺阪龍哉；譯／劉錦秀

我寫本書的目的，是希望大家能夠提升工作效率，創造比現在更好的成果。因此，整理本身畢竟只是一種手段，而非目的。換句話說，本書並不是單純的教大家整理辦公桌，而是要如何帶出工作效果。

首先，我希望讀者在第一章就能了解「捨、活、續整理術」的基本概念，只有三項規則：

　

一、捨：丟掉。

二、活：活用。

三、續：繼續。

　

工作的效率革命，就從了解這三項規則開始。

做事本身並不難，但是少了這三項規則中的任何一項，效果就會減半。請大家牢牢記住這一點。

工作能力強的人的做事順序

悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。

事實上，這三項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先，從第一條規則「捨」開始。

桌子周遭的文件、物品以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。

第二條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。

我在本書中提出一個具體的思考方法，就是「無庫存主義」（Just In Time，指及時生產，是一種以控制庫存量來降低成本的策略）。詳細情形後文會再說明，但簡單來說，就是「必要的時候，確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」；這就是「活用」。

假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧，第三條規則「續」，就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。

如果你處理問題，像「對症療法」（Symptomatic treatment）一樣，症狀消失就停止治療，那效果只會是暫時性的，最後一定會恢復先前的混亂狀態。

「桌上亂七八糟，該整理了！」每個人一定都有這種經驗，但這種整理只是暫時的，整齊的狀態並無法長久持續，所以大家都很煩惱。本書提出的「續」，就是要從根本為大家解決這個煩惱。

　

接下來，我就要針對這三條規則做具體的說明。請大家努力學習，把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。

規則一　「捨」：丟掉

先整理，再整頓

許多人常把「整理、整頓」掛在嘴邊，但嚴格來說，「整理」和「整頓」是不一樣的。因此，首先，請大家了解這兩者之間的不同。

「整理」就是「丟掉」不要的東西，所以「整理」也可以說是「區分」東西必要性的技術，整理完之後的下一個階段，才是「整頓」。

「整頓」則是「為了好用而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。是透過整理，區分出需要和不需要的東西之後，才要進行的作業。

因此，為了提升工作的效率，應該先整理，再整頓。

也就是說，整理是從「丟掉不要的東西」開始的。

如果是在家裡，就算亂七八糟，只要自己知道「什麼東西在什麼地方」，基本上不會有什麼問題。

但職場是集體工作的地方，就不能只有自己知道「什麼東西在什麼地方」，因為職場的資料、物品等，都是大家共用，所以必須將資料、物品，整理成「任何人都可以馬上找到」的狀態。

提到整理、整頓，很多人似乎都覺得費事又費神，更有人以「我很忙，沒時間整理」、「我天生就是這麼懶」作為託詞。我希望這些人都能試著實踐本書教大家的「捨、活、續整理術」。

為了讓你的工作效率大躍進，整理、整頓是一定要落實的基本動作。

想要不做白工、提升工作效率，先決條件就是丟掉不需要的東西，讓周遭的工作環境整齊舒暢。

規則二　「活」：活用

腦袋要當水龍頭用，不是水桶

你是不是會不知不覺忘了工作的目的，而瘋狂蒐集大量良莠不齊的資料？

你是否有需要資料時卻找不到蹤影，必須翻遍整個辦公座位，或是把電腦中的文件重新列印的經驗？

更糟的是，好不容易完成的資料，你居然讓它隨著時間而陳腐，對現在的工作完全沒有幫助。

在職場上，面對工作中不斷累積的文件、資訊、情報，有兩種最常見的思考方式。一種是準備水桶先行儲水的「貯藏本位思考法」，一種是需要水時才打開水龍頭、只汲取所需水量的「檢索本位思考法」。就工作而言，「檢索本位思考法」絕對比「貯藏本位思考法」更有效率。

之前提到一個名詞叫做「無庫存主義」，這是一種改善庫存量的方法，只在需要的時候生產需要的量，這樣就不必刻意預留庫存了。

運用在工作上，就是「只要知道用什麼方法、打開哪個水龍頭會流出多少水量即可」的思考法。就像與其花大錢買下一棟別墅，不如在想要旅行時，到自己喜歡的景點，住想住的飯店，會更加方便。

運用無庫存主義的思考法，來整理工作上的資料、物品，就可以大幅減少收納空間和尋找的時間。

總之，假設你的腦袋是抽屜，先為每個抽屜或資料設下關鍵字，再把辦公桌的資料、物品整理、整頓完畢，然後和腦袋這個抽屜進行連結。只要有效運用這個既簡單又方便的機制，就可以提升工作效率。

規則三　「續」：繼續

下班前五分鐘，要做兩件事

再懶惰的人，都可以簡單做好整理（丟東西）；但是，要「持續保持」整理過後的舒暢狀態，似乎就不簡單了。

你的辦公桌周遭，或許稍一疏忽，就會在「頃刻之間」又回到「凌亂狀態」。為了避免這種狀況發生，請養成每天下班前五分鐘，檢查完桌子周遭再離開的習慣。

該檢查的項目，只有下列兩項：

• 桌上是否有沒收起來的文件、文具？
• 抽屜裡的檔案夾、資料夾，是否可以順利拿出來？

我們每天都會刷牙、洗臉，不會感覺有任何壓力；所以只要養成習慣，做這兩個動作，也不會有任何壓力。請把下班前五分鐘，訂為檢查、整理、整頓辦公環境的時間。只要連續做十天，不檢查的那一天，你反而會覺得不舒服。

人腦本質上是懶惰的。人腦和電腦不一樣，人腦有自由意志，而且有不想遵守規則、承諾的傾向；也就是說，人腦會拚命找一大堆「因為忙碌」、「不做也沒關係」等藉口，阻止自己去做對的事情。

因此，每天撥出短短五分鐘持續習慣，是非常重要的。之後，就可以藉由持續，把這兩件事培養成像刷牙、洗臉一般的日常基本動作。只要把這兩件事養成「持續的習慣」，許多好處就會隨之而來──

• 可以省下浪費的時間和工夫。
• 可以有閒情逸致接受新事物。
• 可以減少壓力，讓頭腦清楚。

總而言之，這對防止辦公桌面呈現亂七八糟的慘狀，以及避免浪費時間做白工，都有很大的助益。

因此，為了讓自己工作更有效率，請貫徹以下三個「不」：

　

①「不」做無謂的努力

製作資料時，有人因為喜歡用電腦設計美化，而將時間精力浪費在不必要的事物上。為不必要的事物耗費心力，其實只是自我滿足。為了把精神集中在最重要的事物上，請省下這些無謂的時間。

　

②「不」胡亂接受

不胡亂接受蜂擁而至的訊息，是非常重要的；所以，請先自行決定好「關鍵字」，然後養成自動捨棄和關鍵字無關訊息的習慣；也就是說，你要以「關鍵字」為濾網，過濾不必要的訊息，只接受對自己工作有助益的資訊（第三章會說明，如何以關鍵字為濾網過濾資訊）。

　

③「不」隨便列印

不要隨便複印或隨便按一個鍵，就將資料列印出來。請養成審慎判斷是否真的需要列印的習慣。

※ 本文摘自 《成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半》，原篇名為〈第一章　整理是為了效率，不是為了整齊〉，立即前往試讀►►►