【讀者舉手】時間無法被管理，你能做的是選擇與取捨──《6區塊黃金比例時間分配法》
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文／瑞丁
一般會認為想要達成目標，必須更拚命、更努力維持效率，行程表寫得越滿，越能代表生活充實。《6區塊黃金比例時間分配法》卻反其道而行，一天僅切割成六個區塊，先感受到時間的有限，有助於引導注意力聚焦在真正重要的事情上，不再被忙碌恣意填滿歲月、淹沒思緒。
本書作者曾擔任醫院的系統規劃師，覺察到自己在工作上雖很成功，生活忙碌卻無比疲憊、毫無品質可言，於是將建立醫療系統的原則套用到時間管理上，其中一點即是「不可強調每件不能遺漏的事，否則會變得零星瑣碎，反而容易遺漏」，這使作者拋開過往常見以小時管理時間的方法，最終建立起「6區塊時間管理系統」，該系統也可稱為「BLOCK6 系統」。
6區塊時間管理系統是什麼？
BLOCK6系統由三個要素組成，分別是「六個關鍵字、圖表形式、PDCA循環」，該系統的核心思想是「減少無謂的事，過自己想要的人生」。
首先認知時間有限，必須做出取捨，並排定事情的優先順序，且僅憑人類的意志並不可靠，需要依靠系統輔助，才能大幅提升達成目標的可能性，同時為求維持動力，時間管理方法須盡可能簡單，因此作者捨棄了常見以小時或分鐘為單位的複雜管理方法，僅為一天設定六個關鍵字，將目標從時間抽離出來，注意力著重在「價值」，重點是把事情完成，超時也無傷大雅，六個關鍵字亦足夠描繪出一天的輪廓，睡前容易回顧，便能心滿意足入睡。一反從前把行程塞滿在時間的每個縫隙裡，只要有一件事拖延，就如骨牌一般，一併打亂後面的行程、影響一天的心情。
選出關鍵字後，必須再搭配形式，想法才能以可見方式落實到現實，也便於之後即時檢查、修正，作者製作六區塊時間圖表，將早中晚各切分兩個區塊，接著填入六個關鍵字，在每個區塊的關鍵字旁再寫入與關鍵字相關的詳細事項，達到宏觀與微觀兼顧的效果。
最後是PDCA循環，這是BLOCK6得以稱之為系統的關鍵，經由「計畫→執行→查核→行動」的循環，讓計劃在落實的同時，透過回顧進行修正，再進行下一個循環。並舉出許多提高行動力的方法，像是針對事情制定A與B計畫，A計畫著重不斷的成長，B計畫功能則是維持動力，僅擷取A計畫的核心，在難以完整執行事情的日子裡，採用B計畫也不會有事項沒有完成的愧疚感；也提到數個檢核方式，檢核不是只看事情有無完成，同時要了解能夠順利執行或無法執行的理由，才能制訂出更適合的計畫，而查核頻率應至少每週都進行。
時間管理的重點在於選擇與取捨
書中亦建議規劃以一週為單位，相較於日計劃表更能看清行程與目標之間的關聯性，以及整體的生活比重；比起月計畫表更能因應變化、做出修正。
執行方式是先填入必須完成的事，例如工作，若工作區塊超出預期規劃，可以思考如何減少，例如指定某一區塊投入較多能量衝刺工作內容，以減少加班次數，或是與上司溝通工作的安排狀況，剩下就是自由區塊，是自己可以決定的區塊，也是「選擇想要打造什麼樣人生」的關鍵，一週僅有四十二格，必須不停與內心對話，才能制訂出心目中的計畫。
規劃好以後，查看一週的規劃是否在各個層面如家庭、工作、個人進修、興趣等都符合自己理想生活的比重，達到平衡，並留意所謂的平衡並不是平均分配，而是以自己心中嚮往或依據實際情況來調配比例。
比起計畫未來更重要的，是回顧過往
在嘗試BLOCK6之前，須留意到時間具有連貫性，這週的作息會延續到下週，想了解每件事情對自己的意義，找出遺漏的時間碎片，回憶上週的行程會是很好的開始。
大致列出後，依據每件事對自己的「意義」來分類，有些事情表面上看來會是相同分類，感受卻大為不同，作者以自身經驗為例，曾經一週出現四個看電視的區塊，卻只有一個記得節目內容、度過愉快的時光，並認為其他三個如果重來一次，挪作他用會是更好的選擇，因此將這些區塊標記成「遺憾」分類，也為之後的計畫留出三個空白區塊可做其他運用。
維持計畫的彈性
計畫始終趕不上變化，有鑑於此，BLOCK6保有相當大的彈性，透過計畫性排定休息區塊，恢復能量來度過一日剩餘的時光；當生活過於忙碌，大多數關鍵字都難以達成，這時可以決定「核心區塊」，是自己認為必須做、最想做的事情，建議一個月裡只指定一個目標作為核心區塊，如此，就算其他事情沒有做到，只要把核心區塊完成，內心也會感到滿足；又或是刻意在一週裡留下一兩個空白區塊，本書稱為「緩衝區塊」，當核心事項無法如預估時程完成時，就能透過緩衝區塊回到軌道上，如果當週都按照計畫走，緩衝區塊便成為了獎勵。
總結
過去為時間管理傷透了腦筋，甚至嘗試以五分鐘為單位的極端時間管理方法，很快便失去動力，看完這本書後，才發現時間管理可從另一個角度切入，以目標為優先，不需要完全仰賴時間，六區塊時間管理法看似簡單、卻又細膩，顧及到每個人對生活藍圖懷抱著不同看法，能夠輕鬆根據自身需求訂出合適計畫，同時維持計劃的彈性，面對突發狀況仍能保持從容。倘若你也曾在時間的洪流裡走得乏力，不妨換個方式前進吧。