The following two tabs change content below.

文/神奇裘莉

禮儀是日本職場的重要元素,若是沒辦法掌握好職場禮儀,對於眾所週知的潛規則毫無概念,想來前途將一片灰暗,升官遙遙無期。

職場規則不只適用於上班時間,也不只適用於公司外部的商業合作夥伴,在公司內部和同僚、長官應對,也有為數可觀的行儀規範和潛規則需要遵守。

通常職場新鮮人最先遇到的難題是敬語。在日本的商業場合,只要面對的是公司外部的人,不論是上游的供應商,或是下游的經銷商,都是要用商業等級的敬語與之溝通。

但是日本人並非從小學習敬語,所以進入職場之前,得廢點苦心。這一點,和語言中同樣有著敬語的韓國人很不一樣。

韓國人的禮儀分輩分,所以從小學習敬語,說起來渾然天成,毫不費力。韓國人在家庭之中,也有嚴謹的上下禮儀,兄弟之間不那麼嚴格,但是對父親說話,絕對是要使用敬語的。但另一方面,日本人的禮儀分內外,所以日本人在家只用普通體(常體),也就是沒有語尾(如です、ます體)的最簡單的會話方式。正因為家人之間不用虛禮,對敬語也就不那麼熟悉了。

日本人認真接觸敬語的年紀,大約是從高中開始。不像台灣幾乎人人上大學,日本高中生選擇不念大學的不少。根據文部科学省和総務省統計局的調查,不分男女,日本高中生畢業後進入大學就讀的比例不超過六成。這還是短期大學和四年制大學加在一起的數據。高中畢業隨即進入職場,也代表必須立刻開始使用商用語言,對於敬語的學習刻不容緩。另一方面,進入大學生活的學生,也面對著和高中生活不同的環境,不論是和教授書信往來,或是在教授主持研究室中參與活動,都需要用到敬語。

日本的職場禮儀重視的東西多如牛毛,語言能力固然是一項,但是更重要的是行儀舉止必須合乎流儀,也就是日文所稱的「ビジネスマナー(business manner)」。

如果是做常面對公司外部的業務,因為和外部接觸得多,代表公司門面,最是馬虎不得。舉例來說,拜訪客戶時,除了必須事先預約、不多不少正好提早五分鐘抵達,還有走進大廳之前就要先將大衣脫下只著西裝等規矩。

但是日式商務禮儀可不只是要穿什麼衣服、該什麼時候脫外套,這麼簡單。訪問客戶時,應有的「應對流程」,也是商業禮儀的重要環節。被拜訪的人跟拜訪者之間的關係,就像主場與客場一樣,被拜訪的人(主場)要以禮相待,拜訪者(客場)也要同樣的恭謹以對。但禮貌只是基本功,遵行流程才是重點!

在商場上,能遵行應對流程,表示知道什麼時刻該說什麼話、做什麼事,雙方不用多說,就能互知下一步,自然能讓會晤順利許多。

業務拜訪客戶,除了先打招呼感謝客戶撥冗給予面會的機會,還要來個天氣問候以及雜談,讓現場氣氛稍微熱絡起來,等與會者都列席了,接著才能進入正題。會議前,客戶問起飲料要喝什麼時,可以自由選擇,但是除了客戶在會議開始後正式說出:「別客氣,請用茶水」,或是客戶自己先動手喝了茶水之前,是不能擅動飲料的。如果不依照這樣的流程,可是會被標上不專業的記號!

為了要適應重視禮儀的日本職場,日本的學生們通常在求職前,會先想盡辦法充實自己的職場禮儀。有的人會買各式各樣的職場新鮮人禮儀書,增進自己的「社會人常識」。

這樣的書中,不但有敬語教學,還會涵蓋各種情境之下的應對流程,大至如何拜託客戶幫忙、跟客戶或上司道歉時該怎麼說(上司跟客戶的道歉方式又各有不同),小至如何遞出名片、最基本的三種敬禮「会釈(えしゃく)、敬礼(けいれい)、最敬礼(さいけいれい)」的具體姿勢,通通有教。

獲得錄取進了公司之後,在前期的員工培訓之中也會有大量的職場禮儀訓練。對於職場禮儀的要求之嚴苛,可見一斑。

事實上,即便是外國人和日本人做生意,只要「主場」在日本,也同樣要遵守這些日式職場禮儀。外國人如果真的有心要在日本企業裡混得一席之地,除了語言技能之外,更得盡力學習日本人的敬語,甚至更細緻的肢體表現等等,當然買幾本職場禮儀書來研究也是必須。只要能自己努力學習,再虛心請教公司的前輩,一定能做得越來越好。畢竟,日本人自己也不是從小學習這些,而是在生涯之中逐漸雕琢自己,最終成為完美的会社員(かいしゃいん)。

面白小知識 会釈(えしゃく):上半身前傾約 15 度鞠躬。可用於基本的招呼或迎送客人。 敬礼(けいれい):上半身前傾約 30 度鞠躬。通常用在迎送客人。 最敬礼(さいけいれい):上半身前頃超過 45 度鞠躬。最恭敬的敬禮,除了迎送客人,或用於謝罪。

※ 本文摘自《面白日本》,原篇名為〈禮儀並非與生俱來,適應職場生活特訓不能少!〉,立即前往試讀►►►

  • 用Line傳送