簡報的目的，是「促使對方採取行動」！

文／高杉尚孝；譯／李佳蓉

簡報的目的，自然是希望能夠得到對方的同意、被對方所接受。如果對方是決策者，則希望他能核可企劃案的執行；如果是第一線的工作人員，希望他能確實執行企劃案的內容。

而一個用來報告進度的簡報，則是希望對方在了解企劃案進度之後，能夠繼續提供協助、執行。

因此，簡報的目的，就是「促使對方採取行動」。

光是沒頭沒腦的拜託對方，未免太唐突了。想要促使對方採取行動，其實可透過幾個適當的步驟。

舉例來說，如果期望消費者購買新商品，第一個要做的，就是讓他們知道這個商品的存在。接著，要讓消費者對新商品產生興趣、購買欲，最後願意掏腰包買回家。

當然，某些特定的簡報，目的不是為了讓人知道某件商品的存在，並非直接訴諸「看得到的行動」，但最終目的仍然是促使行動，讓消費者購買商品。

促使行動的意思是，使對方從狀態Ａ變成狀態Ｂ（變化有可能是眼睛看不見的）。

希望消費者從不知道新商品的狀態，變成知道的狀態；從不特別感興趣，變成感興趣。

最後，產生「看得到的變化」，從未購買變成購買，也就是採取行動。

這是目標明確的打靶練習

具體了解自己希望對方變成什麼樣子，或希望對方怎麼做是最重要的。如果發表者本身對目的和內容缺乏認知，簡報這件事就會變成目標不明確的打靶練習。

簡報的目的，是希望對方能產生特定的變化，或採取特定的行動。例如：從無知變成了解、從反對變成贊成、從疑惑變成信任、從敵意變成善意、從沮喪變成希望等。

當發表者對期望對方出現的變化或行動、有明確的認知後，才算是成功簡報的第一步。

「先讓大家了解狀況」──最常見的失敗簡報案例

定森是某大型點心製造廠的業務企劃主管。他召集了製造部、品管部及採購部主管做業務簡報，但他似乎無法說清楚簡報的重點。

定森：「嗯，各位在百忙之中，撥冗前來出席此次會議，本人深感謝意。話不多說，就此進入正題。我想從本公司的熱銷商品排行榜，來為各位報告。在此，我先針對前三名熱銷商品做報告……。」

製造部主管：（聽說是重要的會議我才出席的，這簡報的目的到底是什麼？）

定森：［拿出字體偏小的熱銷商品排行榜］「這是最近一季的營業額排行榜。位居第十名的是營業額三千五百萬日圓的『綿綿布丁』，淡淡的甜味和滑順的口感，深受年輕女性的喜愛。」

品管部主管：（欸！這傢伙到底想說什麼？他是想暗示品質有問題嗎？）

定森：「根據問卷調查結果，有人說牛奶雞蛋的香味無可挑剔，在嘴裡濃得化不掉，但也有人反應入口有一點苦味。本商品就像很多商品一樣，杯底沒有焦糖漿，是很單純的布丁。」

採購部主管：（他是想提出新商品的點子嗎？真是受不了……。）

定森：「接下來的第九名，如同各位所知，是比較新的商品『ＱＱ咖啡果凍』，它的營業額是四千二百萬日圓。咖啡果凍的上面覆蓋一層泡泡鮮奶油，算是很常見的商品，而且味道也和其他廠牌的咖啡果凍差不多，自然也受到女性消費者的喜愛。」

製造部主管：（饒了我吧！你打算就這樣一直說下去嗎？你到底希望我怎麼做？你的目的到底是什麼！）［一邊起身］「定森，不好意思，我突然想起有個急件要處理。」［走出會議室］

採購部主管：「那個……我也想起還有別的事要處理，不好意思，我先離開了。」［起身］

定森：「咦？但我的報告還沒……。」

品管部主管：「看來大家都沒空，要不要另找時間呢？話說回來，今天的會議目的到底是什麼？」

定森：「嗯，那個……，我想讓大家實際了解業務狀況。」

品管部主管：「了解了又怎麼樣？反正，改天再說吧。大家都很忙。」（我絕對不再出席這傢伙的會議了。）

定森：「喔，那就下次再找機會……。」

※ 本文摘自 《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》，原篇名為〈第１章　你希望對方怎麼做？〉，立即前往試讀►►►