文/Jasmine

你知道透過Google行事曆設定,可以讓你不用再加班?你知道Google還能當你的私家偵探,幫你抓出真偽?善用Google相簿就能創造出微電影?Google協同作業更讓你事半功倍,還能空出許多時間去喝下午茶,再也不會瞎忙、窮忙。我想這應該是《這些Google幫我做好的事》這本書的目的吧!

雲端是什麼?把相片儲存到網路硬碟?共用檔案編輯?其實這些都是雲端應用沒錯,但如果你只懂這些,就太委屈「雲端」這兩個字了。《這些Google幫我做好的事》的作者異塵行者(esor huang),他也是知名人氣部落格「電腦玩物」的站長,長期以來在部落格裡撰寫有關Google雲端應用的文章,他可說是把Google服務玩到透徹的超級達人。不但,商業周刊開設了「雲端辦公術」專欄,他的文章也經常被各大媒體網站轉載。

作者認為,雲端是一種外包服務,例如不需自己買一台備份系統,就可以產生檔案自動備份、雲端同步的功能。雲端也是一種資料優化,智能處理,更是一種工作連結與改變工作的流程。作者透過善用Google各種雲端服務,不但改善工作流程、提高效率、更讓時間管理變得容易。

以Gmail來說,每個人都害怕一早進辦公室,看見如雪片般飛來的電子郵件堆在電腦螢幕前。如何讓Gmail成為工作流程溝通的管控中心?作者建議把電子郵件當成「任務」,把「收件匣」當成今日的「待辦清單」,郵件的標題與寄件者就是你的任務目標。作者觀察到,大部分的人都習慣把「所有郵件堆在收件匣」,日積月累就亂成一團。因此作者提醒,一定要「每日清空郵件收件匣」,這樣每天一打開收件匣,就可以專注在「最緊急」、「今日待辦」的任務上。而如果該信件的任務已完成,就一定要「封存」完成的郵件,並從收件匣中移出。

此外,善用Google行事曆更是在忙碌的瑣事中,可以用最高效率掌握你的工作行程,例如將「我的日曆」分成多個行事曆分類,「工作」、「家庭」、「生活」等,作者的方法是依照事情的「重要性」與「緊急程度」來區分不同「等級」的行事曆。作者還教大家透過Google行事曆設定的技巧,避免加班到凌晨的情形。設定的秘訣就是,啟用日曆右上角「研究室」功能中,勾選「隱藏凌晨和深夜時段」,然後再回到行事曆裡,設定哪些時段要被隱藏,拖曳拉動之後,這些時段就會被折疊隱藏起來,透過這種方式,就能限制自己不可以將工作安排在非工作時間。

現代人多半都有資訊焦慮症,面對資訊爆炸的情況,許多訊息難分真偽。感謝Google大神的神通廣大,善用科技方式檢驗,讓大家都可以成為聰明的資訊分享者,而不是謠言的散播器。

書中用3個Google搜尋的技巧,就能檢驗真相。例如,要判斷一張圖片的真正來源,可以把圖片丟進Google圖片搜尋,判斷來源與可信度。如果是一則新聞,則可透過Google新聞搜尋功能,查找近30天內有無相關報導,Google新聞會盡可能列出此事件不同媒體的報導,透過不同角度來了解是否有其他真相。如果是古早的消息,也可以在Google搜尋裡設定年月日範圍去搜尋,以確認這則訊息的真實性。

除了運用在工作之外,Google更是像本百科全書一樣,直接輸入問題,例如「台北101有多高」就能在搜尋卡片裡直接回答問題。不只如此,Google還可當作比價網,例如想要知道一萬五千元至二萬五千元間的4G手機有哪些選擇?只要在Google中輸入「4G手機 15000..25000元」,就可以讓搜尋更精準的落在價格上比較。

Google雲端應用變化多端,還有許多想都沒想過的絕佳應用祕技都藏在這本書裡,作為一本「工具書」其實是小看了它的作用。更重要的是,這本書是能真正協助你翻轉辦公室效能,並且幫你的人生說故事。雲端時代,我們每個人的生活、工作都踏在雲上,如何在雲之間更靈活運用,先抱好Google大神的大腿,一定有很大的助益。

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