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文/柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克;譯/徐昊

若要分享的數據只有少數一兩個,純文字可能是最適合的溝通方式。盡可能讓數字越顯眼越好,並考慮只用數字和幾個字來簡潔扼要地傳達你的訊息。將一個或少數幾個數據做成表格或圖表,除了可能會誤導聽眾,氣勢也少了好幾分。若要交流的數據只有一兩個,那麼考慮就以數字本身為重點吧。

為了闡明此概念,來用以下的實例說明吧。皮尤研究中心(Pew Research Center)2014 年 4 月針對全職母親的報告裡頭,就放了一張類似圖 2.2 的圖表。

手上有數據不代表你一定要用上圖表!圖 2.2 當中其實只有兩個數據,但是卻用了一堆文字和空間。該圖其實不太能幫助聽眾詮釋數據(而且資料標記在直條上方,你的相對高度知覺會受到影響,無法從視覺上看出 20 根本不到 41 的一半)。

此案例中,一句簡單的句子其實就已足夠:2012 年有 20% 的孩童有傳統全職母親,1970 年則為 41%。

在做簡報或報告時,你也可以使用類似圖 2.3 的視覺元素。

順帶一提,此例中有另一個考量,你也可以考慮從完全不同的單位來展示此數據。舉例來說,你可以用改變比例來呈現數據:「從 1970 到 2012 年,有傳統全職母親的孩童比例降低了 50%以上」。不過,若想將多項數據化簡為單一數據,我建議各位三思而後行──記得先考慮這麼做可能會喪失哪些脈絡資訊。在此案例中,我認為實際數字的幅度(20% 與 41%)有助聽眾詮釋、理解變化。

若需要溝通的數據只有一兩個:直接使用數字即可。

若你有更多的資料想要呈現,通常就得用表格或圖表。不過要記得,聽眾和這兩種視覺元素的互動方式相當不同。我們來個別深入討論這兩者,看些特定類別的圖表與使用實例吧。

「表格」的主角是資料

表格會對我們的語文系統起作用,意思就是我們會閱讀表格。如果有個表格在我眼前,我通常會伸出食指,由左欄讀到右欄、從上列讀到下列,或是比較不同數值。表格的確適合這種情境,用來與一群形形色色、分子混雜的聽眾溝通,讓所有成員各自注意自己有興趣的那一排。如果需要使用不同測量單位進行溝通,表格通常也會比圖表來得一目瞭然。

現場簡報少用表格

在現場簡報使用表格不是個好主意。聽眾閱讀表格時,耳朵便不會專心聽你說話,因而無法將你的論點聽進耳裡。若發現自己的簡報或報告裡出現了表格,問問你自己:你想傳遞的論點為何?八成有更好的方法能夠抽出重要資料,並將其視覺化。若你覺得這麼做會流失太多東西,你可以考慮是否要將整張表格放在附錄,再放上連結或引用。

使用表格時要記得,表格設計是配角,主角應該是資料才對。別讓加粗的框線或陰影搶了聽眾的注意力。考慮使用淺色框線,或直接用白色方格區分表格中的元素。

請看圖 2.4 的表格範例。注意第二、三個表格(淺色框線、極簡框線)中,資料本身比表格的結構元素更為搶眼。

框線設計的目的應該是要讓表格更容易閱讀。考慮使用灰色框線,或直接拿掉框線,讓框線變成配角。搶眼的應該是資料本身,而非框線。❶

❶若欲進一步了解表格設計,可參考史提芬.菲爾(Stephen Few)的著作《Show Me the Numbers》。書中有一整個章節以表格設計為主題,討論了表格組成元素以及表格設計的最佳實務範例。

接下來要討論的是一種特殊的表格:熱區圖。

● 熱區圖

熱區圖是一種使用視覺效果,在表格中加入細節的方式。熱區圖可以在表格格式當中將資料視覺化,取代數字(或兩者並存),利用儲存格顏色顯現該數字的相對規模。

圖 2.5 分別以表格和熱區圖的方式展現綜合資料。


圖 2.5 的表格中,你必須自行閱讀資料。我用眼神快速掃描了欄列,大致了解情況、判斷數字高低,並在腦海中排列表格類別的順位。

為了簡化腦袋的這段程序,我們可以使用色彩飽和度(color saturation)來提供視覺提示,幫助眼睛和大腦更快鎖定值得注意的重點。在右手邊稱為「熱區圖」的表格中,藍色飽和度越高,數字就越高。原本的表格沒有任何視覺提示能幫助引導我們的注意力,使用熱區圖的話,我們的腦袋就能夠更容易、更快速地找出光譜的兩端──也就是最低(11%)與最高(58%)的數字。

製圖軟體(如Excel)通常內建條件格式化的功能,能讓你輕鬆套用類似圖 2.5 的格式。不過,應用熱區圖時,記得一定要放個圖例協助讀者詮釋資料(此處則為熱區圖下方的低-高副標題,顏色與條件格式化對應的顏色相同)。

※ 本文摘自《Google必修的圖表簡報術》,原篇名為〈數據少,就用「純文字」〉,立即前往試讀►►►

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