文/DEAR 07月號/2020 第19期 文法觀察筆記

不論是新鮮人或是資深企業經理,都有同樣的每日任務——收發email。撰寫電子郵件是職場的必備技能,如同《鬼滅之刃》的呼吸法,看似簡單卻是職場溝通的基礎。然而,魔鬼藏在細節中,成為職場模範生不難,我們將按部就班地帶著你,寫出一封字字珠璣的英文email。

不過,在開始寫email之前,請先想一下兩個問題:

「有寄這封信的必要嗎?」

Email的優點在於能紀錄雙方溝通的過程,方便往後追蹤進度,但email並不是唯一的溝通方式。假使洋洋灑灑寫了一封信給隔壁桌的同事,就只為了請他影印一份資料,那倒不如直接開口請他幫忙。因此,選擇適合的時機使用才能有效率地進行溝通。

「寫信的對象是誰呢?」

這封信可能是寫給上司、同事、下屬、或是客戶。對象不同決定了整封信的寫作語氣。像是寫給陌生客戶的開頭問候語絕對不會像寫給同事那樣隨便,搞清楚溝通的對象是誰才能避免後續發生詞不達意的狀況。

想清楚這兩件事之後,讓我們動工開始寫email,抓住收件者的心!

Subject 主旨

主旨是一封電子郵件的靈魂,如同書的封面,必須快速抓住讀者的目光。用最精簡的文字呈現郵件重點,才能讓收信者在滿滿的未讀取信件中,看到這封信的重要性,並願意打開信件進行後續的溝通。舉幾個例子來看看:

 Invite Ray to the meeting on 7/19 in order to discuss the attack on Titans 
  (邀請Ray參加7/19的會議,討論如何對巨人展開攻勢)

  7/19 Attack on Titans meeting invitation
  (7/19 對抗巨人會議邀請)

寫主旨時應避免冗詞贅字;像是介係詞、連接詞這些不具意義的字詞也盡量不要用,或是改成更精簡的寫法,例如in order to可以換成to,as well as換成and,主旨越短越容易第一時間了解信件內容,才能增加開信率。

 Please review ASAP (as soon as possible)
  (請盡快審核)

 Marketing activation plan: Please review by 2PM
  (行銷開展計畫:請於2點前審核)

主旨必須清楚地說明主題,並呈現信件重點。此外,比起使用ASAP,給予對方一個清楚的時限,更能方便收件者快速安排時程。

※ 本文摘自《DEAR 07月號/2020 第19期》立即前往試讀►►►

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  2. 都是THEY的錯
 
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